伝票や資料の電子化（PDF化）と紙ベースでの管理はどちらが効率がいいと思いますか？

質問

私は紙ベースではなくＰＤＦ化して管理したいのですが
上司に反対されます。

紙ベースのメリットが思いつきません。
契約書や大事な資料などは紙ベースのままがいいと思いますが
日々の伝票（控え）や大量の参考資料はインデックスやヒットしやすい名前をつけてPDF化し、
共有フォルダに入れておけば、紛失する恐れは少ないし
何より検索が楽だと思っています。

PDF化にはPrimoPDF(無償)などで対応しようと思っています。

実際業務の効率がいい・管理が楽なのはどちらだと思いますか？
資料は月、３００枚くらい作成しています。
それをいちいち印刷して、パンチで穴を開け、ファイルに閉じ、
探す時も一枚一枚めくっていくのは非効率だと思っています。

ご意見よろしくお願いします。

回答No.3

fumidai · ベストアンサー

紙だけというのは、私はおかしいと思います。
上司の方の反対理由がないので、わかりませんが、コンピュータシステムとして、絶対にデータを無くさないというのは可能ですので（紙の方がなくすだろといいたいです）、そのあたりは専門部署があれば解決可能です。

データーが定型化されているものなら、DB化すべきでしょうね。一覧表などは、たとえ紙で管理していても、最低限Excelなどで作るのが自然に行われていると思いますよ。
反対される理由がわからなければ、利点を説明したところで説得しきれない可能性がありますよ。さらには、部下に言い負かされたなどとなると、目も当てられません。
私の場合、相手は「いままで問題がなかった」というのが一番多いですね。次は、「変更する必要がない」でしょう。聞く耳を持たない場合は、議論になりません。

お礼

上司（６０歳）の反対理由はPDFがなんだかいまいちわからないからです。
そうなんです。聞く耳を持ってくれません。
やはりデータ化も必要そうですね。
ありがとうございます。

回答No.2

PU2

その前にパソコンのハードディスク壊れる事考えないと怖いよ
この点で最終的には紙ベースの保存は必須だと思います。
(伝票の保存は７年くらいは必須です。)

尚、検索とか探しやすさではメリットはありますから
ケースバイケースで両方合った方がベストだと思います。

お礼

ありがとうございます。
データでの保存はそんなに危険なのでしょうか？

回答No.1

okg00

ケースバイケースだと思いますよ。

高度に熟練した人にとっては紙ベースの方がやりやすいでしょうね。

>紛失する恐れは少ないし
誤消去、ディスククラッシュ等の問題があります。
また、ちょっと見たいだけでPCを立ち上げないといけなかったり、サーバ(またはディスクスペース)管理の問題もあります。年配の人にとって、PCを利用するというのは心理的な障壁も高いです。

できるところ(承認を得やすい所)から徐々に始めていくのがよろしいと思います。

お礼

どっちもどっちですかね。
勤務中は上司も私もパソコンは常に立ち上げています。
ありがとうございます。