スキャナーした文書を全文検索するシステムについて

質問

紙ベースの書類をＰＤＦ等でスキャナーをかけて電子化する事を検討しています。
スキャナーした文書を全文検索するシステムは、ありますか教えてください。
それと実際スキャナーをして文書管理するメリットとデメリットを教えてください。
上司から検討をするように言われていますが手間がかかってしまいあまりメリットが
内容に思います。

回答No.3

lv4u · ベストアンサー

>>スキャナーした文書を全文検索するシステムは、ありますか教えてください。

ＰＦＵのＳｃａｎＳｎａｐが有名ですが、キヤノンの同様なシステムがありますよ。

>>それと実際スキャナーをして文書管理するメリットとデメリットを教えてください。

※メリット
１．省スペース
　書類、雑誌、書籍などをスキャンして破棄すれば、大きなスペース節約になります。
２．検索が容易
　ＯＣＲ機能で全文検索したり、全文は無理でも、キーワードやタグ付けをしておけば、一瞬にして関連書類を見つけることが可能
３．いつでも、どこでも大量の資料を参照可能
　ＰＣはもとより、スマホやタブレットなどで、外出先であろうとも、必要な資料を参照できる

※デメリット
１．スキャンするには、それなりの費用・手間が必要となる
２．電子データなので、偽造が可能。証拠能力が減るかゼロとなる
３．大量の機密情報が一気に漏えいする可能性がある

>>上司から検討をするように言われていますが手間がかかってしまいあまりメリットが
内容に思います。

まあ、実際にどのくらいメリットがあるか？と考えると疑問がでるのも当然です。

会社の同僚は、数千冊の所有するマンガや雑誌をスキャンして処分したそうです。
雑誌や書籍をスキャンするために４，５万円？で裁断機を購入もしたそうです。
その結果、押入れや部屋の中がすっきりしたと言っていました。

自宅の空いたスペースを家賃、あるいは、ローン換算でどのくらいの割合になるか計算してみたら、その方にとっては、十分なメリットがあったものと推測されます。

会社であっても、スペースの節約とか、社員や上司が書類を捜す時間が大いに節約できるとして、その金銭効果を計算したら、それを行う価値は十分にあるという結論になるかもしれません。

回答No.2

mpascal

キャノンだったらこんなものがベースになるのでしょうかね。

http://cweb.canon.jp/software/document/lineup/scanmanager/index.html
http://cweb.canon.jp/software/document/lineup/documentserver/index.html

回答No.1

eden3616

読取革命などのOCRソフトでデータを読込み、
画像データを文字列データとしてPDFファイルなどに蓄積する必要があります。

http://panasonic.co.jp/pstc/products/yomikaku/index.html

今まで紙でファイルに綴じて資料をまとめていましたが、
閲覧の度に劣化（黒ずみ、破れ）してしまいますので
共有の資料などは電子化して使用しています。
OCRソフトを使う事で検索出来るようになりますので
資料保管という事であれば便利に活用できるかと思います。

電子化していますので、持ち出しが用意であるため、
機密文書の取り扱いなどについては注意が必要となります。

スキャンした資料については、データの控えや原紙の保管が必要になります。