紙媒体の文書管理について（ＰＤＦ化で文書管理等）

質問

現在、ファイル関係の文書はＮＡＳサーバーで管理しいます。
今回、紙ベースの文書を管理するシステムを考えていますが
スキャナーで読み込みＰＤＦにして管理するしか方法が無いのかなと
思ってます。

文書管理システムは、多くのメーカーで発売されていますが
似たようなものです。

紙ベースの文書をＰＤＦ化して管理してもメリットがないような気が
しますが、上司から検討するように言われてます。

実際に紙媒体の文書等をＰＤＦ化して運用されている会社の方
メリット　デメリットを教えてください。

あと　良いソールションも併せて教えてください。

回答No.2

shintaro-2

>実際に紙媒体の文書等をＰＤＦ化して運用されている会社の方
>メリット　デメリットを教えてください。

PDF化しておけば、保管スペースが削減できるというメリットはあります。
テキスト化しておけば、後から検索可能とは言いますが、
大体、段ボールに入れて収納しておいたような文書は２度と見ないのが普通です。

何十箱も電子化した私の職場では、契約更改の都合で５年前の資料とか１０年前の資料を端から見直すといったことが茶飯事だったので、保管場所の削減と閲覧容易性の確保に役立ちました。

保存名を通番にして、リストに文書内容を記載しておくのが簡単でしょう。

デメリットはもちろん、HDDに保存しておいたデータが飛んでしまう可能性や
文書リストが無いときにあたりをつけて手捲り調査ができないこと。

回答No.1

yasuto07

メリットは大きな文書保管庫がいらない、、、その都度スキャンを確認したらシュレッダーにかければいい。

ただ、書式がＡ４など、統一していればね。

最近は両面スキャナーはやりですから、文書量により、台数も必要なんです。

また、本形式なら、耳を切る裁断機、BOOK40みたいなものが必要です。

スキャンのdpiを300にするか400にするかで、あとあとPDFで、若干違いが出ます。

スキャン時、検索できるPDFにするかで、ソフトで聞かれます、それだと400になるのかな。

名前の付け方を決めておくこと。2014-0001で行くのか、、、文書名で行くのか、それが決まれば、スキャンしまくる、

あとはHDDの準備、、二台体制、バックアップはどうするのか、そこまで考えないとね。