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会社の電話
会社の電話について質問です。 事務を同一階におき、その他を同一階におく2つの部署があります。 事務階から電話が鳴っても、他階の人は自分の電話でなければ出ま せん。ほっておけば鳴り続けます。 自分が寝ている時もメモを置いているくらいストイックになって、 仕事をしているので、鳴り続ける電話の取次ぎ、確認が手間になり、 また、ストイックになって考えれなかったりせっかく考えても、そ の間に頭からイメージが消えてしまったり。。。 当初、事務階に、せめて、誰を呼んでいるか声を出していってほし いとお願いしましたが、恥ずかしいから嫌といわれました。仕事時 間に仕事にならず、以前3時間で済んでいた範囲が3日程度もかかる 始末です。名前を呼ばないなら、数回鳴らして不在と認識してくれ たらいいのですが、何十回でも鳴らし続けます。 今日、我慢の限界でもあり、集中していたこともあり、初めて放置 しておきました。すると、出てくれないと困るとのこと。仕事の状 況を話してもその一点主張のみです。気持ちはわかりますし、電話 番の方は、雑用を嫌ったりとちょっとプライドの高いとでもいいま しょうか、そういう方ですし、私の仕事内容を理解できない立場な ので仕方ないのかもしれませんが、なんせ仕事になりません。 どうするのがよいと思われますでしょうか？
- mgmgmgmgmg
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質問者が選んだベストアンサー
ひどいですねぇ!! これは内線のお話ですよね。 私の会社も電話はかなり多いほうだと思いますが、内線外線ともに各自2コール以内に出るよう教育されています。 当初は2人の事務員が大半を受けていたのですが、間に合わないということでこのような体制になりました。 こちらも事務所が2室に分かれているので内線を多用しますが、鳴っている席の人間が不在の際は近くの人間が離席中だの電話中だの応答します。 営業あてに掛かってきたら日中はほぼ全員不在ですが、ホワイトボードに各自行き先と戻り時間を書いて出かけますから先方への案内がしやすいです。 場合によっては先方に担当者の携帯ナンバーを案内したり、こちらから先方へ折り返すようメールで知らせることを教育されています。 質問者さんがどのようなお仕事でどのような部署にいらっしゃる方かはわかりませんが、 >>数回鳴らして不在と認識してくれたらいいのですが～について、 外出される方が多い部署であれば、電話を回してくる事務階にホワイトボードなどを置き、外出する人が毎回そこに戻り時間などを書き込んでいくようなものを設置してはいかがでしょうか。 各自会社から支給されている携帯などがあれば先方へ直接携帯ナンバーの案内やメール連絡を定着させてはいかがでしょうか。 あとは、やはり会社、若しくは部署全体でマニュアル化したり、上からの指示をお願いするのが一番早いかと思います。 肝心な仕事に支障がでているのですから、十分な理由になると思います。 出てくれないと困ると言われてもこちらも困りますよね!!! かといってこちらまでそんなこと言っていたら何の解決にもなりませんし。。。本当に気の毒です(T T)
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- ひろ（@herosh）
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電話を改善すべきだと思います。 今は内線機能を載せたＰＨＳもありますし、携帯に転送するサービスもありますので、代表番号にかかってきた電話を携帯かＰＨＳに転送することを考える方がよいと思います。 携帯は契約の仕方によって無料で通話できますので、私はトランシーバー代わりに利用しています。
補足
ご回答ありがとうございました。 600人からいる会社ですので、会社の 電話システムを変えるというのは、 実質的に不可能かと思います。
お礼
ちなみに、同一階にいるもう一つの部署の方もいっさい電話をとらないですし、この階から同一部の事務に内線をならして不在であっても、もう一つの部署は不在かどうかを知らせてくれはしませんし、鳴っていたという報告すらしないみたいです。 この会社のシステムがそうなのか不思議でなりませんが、なんとか手を考えてみます。 ありがとうございました。
補足
ご回答ありがとうございます。 ホワイトボード案ですが、前職がそのようにし てましたし、出られないことも考慮して、数回 のコールで受け答えしてくれてました。 当初ホワイトボード案を提案したとき、『お金 がかかるからダメ』といわれました。厚意でも う一つの部署が作ってくれたのですが、事務部 門はどうせみんないないし、寄ってやっていけ ってお願いしてもしないだろうし、私に聞けば わかるし別に必要ないといい、その階には設置 しませんでした。 そもそも、社外からの電話は携帯にかける方が 多いので、外線数は少ないですし、内線も、事 務は状況がわからないからと言って対応しませ ん。 部の上の方に言っても、部の中でも特殊な専門 職をしているので、上の方にもいまいち状況は わからないみたいで、とればいいっという反応 です。 はたしてどういう手をとればいいのか見当もつ かなくなっている次第です。