自分の立場を説明する

質問

現在会社で海外の当社代理店やお客さんを担当しており英語でメールや電話のやりとりをしています。電話でたまに表現に困る時があるのですが以下のような場合でおすすめの表現があったら教えてください。

例えば私の同僚の留守中に同僚のお客さんや販売店から電話があった場合、緊急の場合私が代わりに対応します。同僚が抱えている商談中の案件やリピートで販売している商品を全て把握しているわけではないので順を追って説明してもらわないと分からないことが多いです。

私がわからないことを一づつ確認しながら詳細を教えてもらいますが、相手も慌てていることが多く、上手くコミニュケーションが取れません。まず私は同僚に代わって対応しているだけであり、背景やこれまでの流れを教えてもらえなければ理解できない立場であることを説明するのに良い表現があったら教えてください。
できれば１）お客さんに対してなので丁寧な言い方と２）販売店に対して厳しい言い方を教えてください。

よろしくお願いいたします。

回答No.1

ucok · ベストアンサー

まず、留守中の案件などは、説明してもらわなくても済むように、きちんと引継ぎをしておくのが世の中の常識なわけです。口頭で引き継がないまでも、経過がわかるよう同僚が記録を残しておいたり、そうでないならいつでも留守先に連絡がつくようにするものですよね。それを「私は同僚に代わって対応しているだけであり、背景やこれまでの流れを教えてもらえなければ理解できない」と言うこと自体、組織として問題があると、電話の相手は感じるものだと思うのです。

なので、お仕事の流れにもよりますが、普通なら、まずは「その件については詳細を“こちらで”確認して折り返します」と言うものだと思うんですね。それをしたうえでのお話でしょうから、

I'm sorry for the inconvenience. We tried to check on that, but I must ask you to explain the situation all over again.とか。

できることなら、この「all over」感を出さずに済むよう「I need to ask you some questions that you may have already answered.」などといって、Ｑ＆Ａ方式で会話を進めるといいんじゃないかと思います。こういうことは、日本語でもだいたい同じですよね。

また、「販売店に対して厳しい言い方」とは、どういう意味でしょう。具体的な例文があるとありがたいのですが。いずれにしても、販売店相手であれ、同僚が把握していることを、組織内で記録していないのは、相手にとって失礼ですから、「厳し」くする理由が今ひとつわからないのですが。

お礼

早速のご回答ありがとうございました。なるべく情報の共有はするようにしているのですが、どうしても細かなことまでは私にもわからないことがあります。また連絡先も教えてはいるのですが何か理由があって外出先で連絡が取れないことも多々あります。

大体いつもはＱ＆Ａ方式で一つずつ確認しているのですが相手はいつも興奮していたり慌てているのでうまくコミニュケーションが取れません。。。。