差し込み印刷で特定のデータだけを印刷したい

質問

エクセルで作成した住所データを使って、
ワードで宛名印刷をしたいのです。
数十件のデータがあるのですが、例えば、会員の方だけ
印刷したい・・・という場合に
エクセルに項目を作ってマークか何かを入れておけば
そのマークが入っているものだけ印刷することは
可能でしょうか？
（筆まめは使ったことがあって、そういう機能があったのは
覚えているのですが、今回はワードとエクセルでしないと
いけないので・・・）
私だけでなく、パソコンに慣れてない他の人にもこれを
やってもらわないといけないので、なるべく簡単な方法が
あれば・・・と思っています。
よろしくお願いします。

回答No.5

imogasi · ベストアンサー

下記操作で会員（エクセル側に１をセット）だけラベルが作成されました。（ＷＤ２０００，ＥＸ２０００）
エクセルのテストデータとして
（Ａ）　（Ｂ）　（Ｃ）
氏名 住所 会員
山田 東京都 1
上田 埼玉県
下田 栃木県 1
中田 神奈川県
青田 千葉県 1
「会員Ｍ.xls」で保存する。（例）
ワードに変わり
（１）ワードを開く
（２）ツール
（３）差し込み印刷ヘルパー
（４）（メイン文書）宛名ラベル
（５）作業中のフィールド
（６）（データファイル）データファイルを開く
（７）「会員Ｍ.xls」
（８）ワークシート全体－ＯＫ
（９）（ラベルオプション）ＫＯＫＵＹＯ２１６０ラベル（例）－ＯＫ
（１０）差し込みフィールドの挿入
（１１）ドロップダウンから住所、氏名、会員をクリック　　　　しスペースや改行で各項目のラベル内の位置を決　　　める。
　　　　　＜＜住所＞＞
　　　　　　　　　　＜＜氏名＞＞
　　　　　　　　　　　　　　　　　＜＜会員＞＞
（１２）クエリ・オプション
（１３）ドロップダウンから会員をクリック
（１４）演算子は＝
（１５）値を１と入れる。（１＝会員）
（１６）ＯＫ
（１７）＜＜abc＞＞をクリック。確認。
東京都　　　　　　　　｜　栃木県　　　　　
　　　山田　　　　　　｜　　　　　　下田　　　　　　　　　　　　　1　　　｜　　　　　　　　１
---------------------------------------
千葉県　　 |
　　　青田　｜　　
　　　　　　1　　　　｜
となります。

お礼

お返事ありがとうございます。
大変難しいことをわかりやすく解説いただき、やってみたら
うまくいきました！！

回答No.4

noname#9485

再度おじゃまします。

Word2000では、エクセルのシートで並べ替えをしておいて、必要なデータに範囲指定をかけ、名前ボックスのところで、その範囲に名前をつけます。
たとえば、「会員」という風に、そして、Wordで差込みデータを指定する際に
ワークシート全体を選ばずに、指定したい名前を選択することによって、そのデータだけを差し込むことが出来ます。

お礼

お返事ありがとうございます。
なるほどぉ～～！
そういうやりかたもあるのですね。
大変勉強になりました。

回答No.3

noname#9485

Wordのバージョンはなんですか？
Word2002では、差込みのウィザードをそのまま進むと差込印刷の宛先という画面で設定できます。

特定の条件を指定したいフィールドの▼ボタンをクリックし、指定の条件を設定します。

お礼

お返事ありがとうございます。
バージョンは、ワード2002と2000です。
両方でやらなくてはいけない場合があるのです。
ワード2002では比較的うまくいくのですが、
とくに2000が難しいとおもいますね。

回答No.2

tamahiyo

特定のデータだけを印刷することは可能です。
会員だけを印刷する場合は、Excelの一覧に、会員と判断できる
材料を用意しておきます。（ここでは「会員」という項目を作り、会員の行に
★を入れると仮定します。これがおっしゃる筆まめの機能に値すると思います）。
そしてWordの差し込み印刷でExcelファイルを開きます。
そして「会員」の左横にある下向き三角をクリックし、
「詳細」を選びます。すると「フィルタと並べ替え」ダイアログボックスが開きますので、
「レコードのフィルタ」タブで「フィールド：会員」「比較：が比較対象と等しい」「比較対象：★」
と設定します。
こうすると★の人のデータだけが抽出され、差し込み印刷できるようになると思います。

なお、これはWord2002での設定になります。
他のバージョンはわからないです、すみません。

お礼

お返事ありがとうございます。
★などの印をいれて抽出してみたらうまくいきました。

回答No.1

ka3

エクセルで作成した住所データから対象となるデータの行のみ
を抽出し、別のファイルとして保存しておく必要があるようです。
　エクセルで抽出を行ないその状態で保存したもので試した処、
空白（Null）を差し込まれました。

お礼

お返事ありがとうございます。
別のデータで保存するという手もあるのですね。
試してみます。