Excelデータの差込印刷について

質問

Excelで作成された会社名、住所などのデータを、Wordで作成した文書に差込印刷することになりました。
差込印刷の手順を踏まえて印刷したら、167件あるデータのうち、80件しか出力されませんでした。
Excelのデータを確認したところ、81件目に空欄があるデータがありました。空欄部分は差込印刷の対象となる箇所です。
そのため、レコード番号を81件～167件と指定してみましたが、1件も出力されません。
空欄のまま印刷する、を選択しても81件以降のデータが出力されないのです。
Excelデータは元々、180件ほどデータがありましたが、不要なものは削除しました。
また、住所などに訂正が必要なものがあったので、その部分だけ入力し直しました。パスワードがかかっていたので別名で保存しました。別名で保存したファイルを使用して差込印刷の設定を行い、表示画面には設定どおりに表示はされるのですが、何度やっても出力されません。

納期がせまっており、自分でもいろいろと調べてみたのですが
解決方法がわからず、こちらで質問させて頂いた次第です。

解決方法をご存知の方、教えていただけますでしょうか？
どうぞよろしくお願い致します。

回答No.1

tokpy · ベストアンサー

> 差込印刷の手順を踏まえて印刷したら、

いきなりプリンタに差し込む（直接印刷すること）ではなく、いったん「新規文書」に差し込んで確認してから印刷されることをオススメします。できた「新規文書」は普通のWORDファイルですから、レイアウトが崩れていれば均等割付などを利用して修正し、必要に応じて保存・印刷してください。

個人的な経験では、Excelファイルには空のレコードが入っているとうまく差し込まれない場合があるようです。
また、テキストボックスなどを利用していると、なぜかダブって印刷されてしまうこともありました。

それからExcelファイルは訂正後に上書き保存していますか？Wordファイルを開くタイミングによってはうまく差し込まれない場合があるようです。保存後にいったんExcelを閉じてからWordファイルを開くといいかもしれません。

または、差し込む方法をDDEに変更するといいかもしれません（Word2002以降の場合）。
http://office.microsoft.com/ja-jp/word/HA011164951041.aspx

あと、初心者に多いと思われるトラブルですが、＜Next Record＞のフィールドコードを使っている場合、そのフィールドコードを多く入れすぎてデータが飛んで差し込まれている場合があります。

補足

ご回答いただきありがとうございます。
お礼が遅くなって申し訳ありません。

Excelファイルの訂正後、上書き保存をしていたつもりだったのですが
うまくできていなかったのかもしれません。
元のExcelファイルにパスがかかっていたので、それをはずして、
別名で保存し、そのデータで空欄箇所にダミーで文字入力をし、
訂正後に上書き保存をかけました。
アドバイスいただいたように、保存後にいちど、Excelを閉じて
それからWordファイルを開いてみました。
その後、空欄箇所にダミーで文字入力をして出力をかけたところ、
うまく出力できました。

良いアドバイスを頂きありがとうございました。

回答No.2

pkh4989

急ぎなら、とりあえず、81番目の空欄のデータを半角SPACEでも埋め込んで印刷してみては如何でしょうか。
SPACEでも駄目でしたら、何か文字を入れる。
最後に81番のデータのみEXCELでも印刷すれば、いいと思いますが・・・

お礼

ご回答いただきありがとうございました。
お礼が遅くなって申し訳ありません。
Excelの元データにパスがかかっていたので、それをはずして
別名で保存し、空欄データにダミーで文字を入力して
出力をかけたらうまく出来ました。
良いアドバイスをありがとうございました。