連絡をする時の問題

質問

相手と連絡をとる事について問題があります。

例えば、
(1)相手が予想外の問題（緊急の注文や、家族が病気になる等）が起き、こちらが責任を負う事になっていた予定がこなせない。
(2)相手の上司の指示事項があって、こちらの上司の指示事項とかみ合わない為に、どうにも結論が出せない。
(3)相手が理由無しに結論を押し付けてくる（どうしても出来ない、そんな話は聞いていない、等）ため、話が滞ってしまう。「どうしてもお願いしたい。」と言われても、理由が分らないと、どうしようもない。

上記３点の様な場合、どうしたら良いでしょう？また、結論を出しようが無い時に、皆さんはどうしていますか？自分の事情、相手の事情、世間一般の常識、距離等を上手く調整する方法はありませんか？

よろしくお願いします。

回答No.1

MIYD

両者の立場しだいでどうなるかが変わってくると思いますが、
3点は、どれも紙ベースの合意を取っていないことが原因のように見えます。

質問文を読む限りは、企業間の受発注の話ですよね？
いつの時点で、どのような内容の受発注契約を確定させるかをあやふやにしていたから、上記のようなトラブルに巻き込まれたのだと思います。

>1
契約書上、相手側に責がある場合には、こちらの責任にならないようにしておかないと困ったことになります。
注文が来なければ作り始められませんし、作り始めてからの変更は断るべきです。
(または、変更がきく製品であれば、別途追加注文として有料にすべきです)
できないものはできないと答えるしかありません。

>2
担当者レベルで話していても埒が明かないと思います。
早めに上司同士の打ち合わせを準備することをお勧めします。

>3
問題がおきそうであれば、相手とのやり取りはすべて議事録のようなものを作成し、お互いのサインを取っておくことをお勧めします。