仕事を覚えるのに、まず最初にメモを取りますが

質問

最初は走り書きで、あとで自分なりにうまくまとめなおすようにしているのですが
その時、情報の整理はできても整頓がうまくいかなくて困っています。
いざそのメモが必要になった時、パッと見て検索＆理解ができるように、すっきりした物にしたいのです。

例えばかかってきた電話に応えるための知識だと急ぐので、文字を読んでわかって応えてだと遅くなります。
一つの仕事の流れとして、図や絵や記号を使って、パッと見わかりやすくしたりと工夫はしていますが
全く別の仕事として別の所にまとめてある事が実はからんでいて、あとでつながってくる事があります。
（間口が多数ある訳です）一遍にまとめるには膨大なので、それぞれに追記していく形にすると、
当然内容が重複して、ごちゃごちゃになっていきます。
また、内容を上から上から増やしていくので見づらいのもあります。
（レアケースを見本に取っておいたりもするので、さらに多いです）
そしてそれぞれの項目を、上手にカテゴライズできません（色々からんでいて、どこで共通項としていいか迷います）

また、「こういう事か～」と知った事や、「これは大事だ」と思った事柄が出てくるのですが
流れではなく単発の知識なので、どこに収納して検索していいのかわからなくなるのです。
気がつけば机の下敷きの中や、パソコン回りや、デスクトップがメモだらけになっていきます。
どれと一緒に、どこに収納するといった分別に困った情報が多すぎるのです。
これが一番困っています。

今現在、まとめたファイルが何冊にもなっています。今は人に引き継いでいる時期なので
コンパクトにまとめて説明することができますが、必要だった時期にはバサバサファイルをくって
必要な情報を検索したりしていました。
近々新しい仕事につきます。改善したいと思っているので、アドバイスをお願いしたいのです。

※人から教わる時、「○○の時は××とは限らないけど、△△しておいて～」のような
保留事項の多い教わり方をすると、全貌がつかめず非常に苦労します。
同じような教わり方をしても、空間認知というか、「ここは知らないけど、きっとこうだろう」と
勘で動ける人がいます。そういう人を見ると、自分は右脳派ではないなと思うのですが。

理屈で理解して手順を自分なりに省く人を見ていると、つい手順どおりにこなす自分は
きっと左脳派でもないなと思ってしまいます。

どちらでもない(？)自分に向いた要領の省き方も模索したいので、併せてアドバイスお願い致します。

回答No.5

chelsea_08 · ベストアンサー

新しい仕事を覚えるのは大変ですよね。

余裕のある職場だったら、まとめる時間を少し下さいとお願いして、
その日のうちに走り書き用のメモ帳から、差し替えの出来る整理用ノートに書き写します。

ハードな職場だったら、メモ帳一冊で乗り切ります。
最終項にインデックスを作る方法を知ってからずいぶん効率が上がりました。
ＵＲＬ貼っておきますのでご参考になれば。

参考URL：

http://communication21.biz/memo/

お礼

超メモ術理解できました。すごく便利ですね！
早速、罫線が端まであるノートを買ってきました。
いい情報をありがとうございました。

回答No.6

pao2005

きっとあなたには「超メモ術」が向いているような気がします。
このメモ方法は、簡単なルールだけで使用出来ます。
それなのに、パソコンのデータベースのような使い勝手ができます。
メモる時は、何も考えずにメモすることだけに集中しましょう。
なぜなら、思考しながらメモるというのは脳の使い方が違うようなので、施整理しながらメモをとるということに無理があります。
現場で閃いたアイデアは、そのときにしかない記帳なものです。
しかし、まだまだ検証し熟成させなければ本物のアイデアにはなりません。
メモをベースに鳥瞰的な目をもって、アイデアを纏め、一つのイメージとして固めていけばいいのだと思います。
ここでは書き切れませんが、ぜひサイトを見てください。
オープンアイデアとして自由に使えるように開放しています。
１００人いれば１００通りのメモ方法があります。
基本だけマスターすれば、あなたに最適のメモ方法が見つかるとおもいます。
１００円ノートで超メモ術
http://communication21.biz/memo/
超メモ術開発者

参考URL：

http://communication21.biz/memo/

お礼

インデックスを最後に持ってきてるのは、基本左ページから始めやすいようにかも知れませんね。
印をつければ右ページを検索することもできるみたいですけどね。
今までクリアファイル？で順番を自由に入れ替えられるタイプの物を使ってました。
それでもカテゴリを分け切れなくて困っていたのですが。
ノートでこういうやり方ができるとは思いも寄らないアイデアでした。
いい情報をありがとうございました。

回答No.4

kotasaku

質問者様はとても真面目な方ですね(^-^)
私は結構適当に判断してやってしまう方で（もちろん確認はします）
自分の業務の詳細マニュアルを作れと言われたら困るかも（汗

メモはノートか何かにまとめているのでしょうか？
カード型かルーズリーフのようなものにまとめて
インデックスをつけておくというのはどうでしょう？
業務内容によって色々なカテゴリーに関わることはよくありますので
一枚のカードに、関連するカテゴリーのインデックスを複数付けます。
カード１のインデックスはカテゴリーAとカテゴリーB、
カード２のインデックスはカテゴリーBとカテゴリーCという具合に。
分別に困るもの、どこのカテゴリーに属するのか分からないものは
それ専用のカテゴリーを作っておいて、とりあえずそこに纏めておきます。
時々見直して分類できるものは関連カテゴリーに移して、
カテゴリー内でも見やすい＆探しやすいように並び換えをすると
キレイになりますよね。
カード型にしておくと書き直したり差し替えたりも簡単ですし、
電話の時やすぐ使いたいものだけをひとつにまとめておくことも出来ます。

パソコン関係が得意ならExcelか何かで作るのもいいですね。
私ならAccessで作ってしまいますが。
（単に手書きが面倒なので。笑）

お礼

やっぱりそれが一番合理的なんですよね。
下にノートでの方法を書いて下さった方がお二方いますが、方法論はそれと同じで
ルーズリーフだとすっきりまとめられていいと思います。
何より１ページでも見逃さないですしね！
どれを取るか迷ってきました。ありがとうございました。

回答No.3

hamutaro25

パソコンのメモ機能を利用するのではなく
手書きでメモの内容をその場で相手に確認できるような状態でノート形式にした方がいいと思います。

お礼

ありがとうございました。

回答No.2

sinjou

メモを取らないで予測で動ける方は、
・商業高校orビジネス専門学校時代に、「会社ごっこ」を1～2年間、くり返し経験している
・新卒時にみっちり、「専用端末」を触っている
からが大半だと思います

Excelに
・実務種類別に全シートを作成
・索引シートを作成し、リンク先を設定か、語句を全シート検索すれば良し

20代のうちに、マニュアル作成の案件で稼働なさっておくと、30～40代も派遣か社員で働く時、ご自身の負担が少なくて無難だと思います。

ビジネス学校の素養が全くない人は、「眼で映像やノート自体を記憶」して、それを忠実に再現なさってますね・・・大抵大卒なので、頭が良いからそれで世渡り出来るみたいです。ただ、応用力がないので、気が利かない・使えない人では有りますが・・・極端な方だと、見てるこっちはノイローゼになりそう・・・って引く事が有ります。
でもこういう人って、趣味で食って行く覚悟を持ってる場合が多いので、ボスが解雇しちゃうor自分からすぐ辞めちゃいますね・・・

ノートを省きたいなら、
・短期で生保の入力＆ファイリング
・短期で自販機のレンタルor再利用を行う、流動的な事務セン
で稼働して、「眼を動かす」「指を動かす」「書類を違う人間に託す」基礎をみっちり訓練させてもらう事

訓練案件に就くのが嫌ならもう、一般事務や営業事務は自分の可能性からは省いて、自分の性格に合う「分析」「集計」「企画」「経理」「受注」「入力寄りのPCオペ」「IT」「電話」業務を探してみては？

情報処理の勉強をすると、フローチャートの描き方が掲載されてるかもしれませんが・・・めんどくさい場合、＞や→の横に、作業名だけ書けばよし。詳細はリンク先を読んで下さいで済ます。

とりあえず、作業名を50音順に箇条書きする事。
手書きノートは遅いので、
・常にメモパッドにベタ打ち
・エクセルかパワポに画面ショットを保存する

本当は、マニュアルを派遣に配布するのが当たり前な、意識の高い派遣先を選ぶ事ですね・・・データエントリーセンターやIT系は、「派遣のミスを未発生にするためのマニュアル作り＆配布」の意識が高いです。

応用処理が主体の仕事ならば、
一覧表を作ってしまう事ですね。A3サイズで。
１列目に基本処理を打っておいて、隣に応用列を何個も作ると。。

お礼

エクセルも併用していきたいと思います。ありがとうございました。

回答No.1

youngmoon5

milkpririnさんの仕事内容わからないですがわて(技術職)の場合

打ち合わせ真っ最中は最初から完璧な議事録をとるきなく、重要キーワードのみメモし話が終わってからかきます。(話を理解しつつすすめようとすると書いている余裕ないです)一日に及ぶときは2時間に一回くらい。（ぶっとおしだと相手もつかれるのか、いつもなぜかこの時間が取れます）

整理されているかでなく、ポイントのかきもれがないかに重きを置いて書きます。何日かたって、自分でかいていてわからない部分がまれにありますが、キーワードが残っていると、しらべたり相手にきいたりできます。

>※人から教わる時、「○○の時は××とは限らないけど、△△しておいて～」のような.....
主文（___しておいて）をまずかき、話早くおいつけないときは条件ははしょってかく。但し条件がしてはいけないこと、方法の場合はすること以上に重要なので必ず書きます。

他人からきいたやり方が自分にあっていると限らないです。私自身もうまくできていると思っていないですが打ち合わせ中は理解することにおもきをおいています。頭わるいのか同時に書けないですね。仕方ない。

お礼

なるべくリアルタイムで理解していくことを意識して頑張りたいと思います。
ありがとうございました。

補足

一つ思い出したのがメモ取りが細かくなる理由なんですが、正確を期するあまりどういうニュアンスで伝えられたか、
それを一語一句残そうとするみたいです。（キレイに断定的に言い切って説明できる人って中々いないので）
性格的なものだと思いますが、多少聞き落としてもいいと思い切る必要がありますか？
今回全部聞こうとしないで次回に持ち越す部分が出ても、大事なキーワードを優先して残す方が効率がいいという事でしょうか？
だとしたら重要度合いを素早く判断できないといけなくなるのでしょうか？