見積書等の発送方法

質問

初歩的な質問ですみません。見積書・請求書等を郵送する際、A4の書類であれば
A4サイズの封筒で送らないと失礼になりますか？コスト削減として、定型サイズでお送りする（つまり、書類を3つ折にする）のは非常識ですか？教えてください！

回答No.6

noname#95628 · ベストアンサー

こんにちは。
「コスト削減として、定型サイズでお送りする（つまり、書類を3つ折にする）のは非常識ですか？」
とのご質問ですが、別に非常識ではないと思いますよ。
むしろ、そういうちょっとしたことからできる経費節約って、大切だと思います。
うちの会社を例にあげると、請求書や見積書に限らず、全ての郵送物において、送り先によって使い分けてます。
◎取引先（同業者や同業者の協会など）宛のもの
→３つ折，定型で送る。
◎発注元（各官公庁や大手企業など）宛のもの
→折らずに定形外（角２）で送る。
もし覚えていられるようであれば、送付先からbabanjiさんのお勤め先へ送られてくる郵便物の送付方法で使い分けるのがもっとも確実ではないでしょうか？

例えば、
「Ａ社」→「お勤め先」（定形外で送ってきた）
ならば、お勤め先からＡ社への郵送物は、折らずに定形外で送る。
逆に、
「Ａ社」→「お勤め先」（定形で送ってきた）
ならば、お勤め先からＡ社への郵送物は、折って定型で送る。

これなら失礼になったり、先方から苦情がくることはないのでは？
ご参考になれば幸いです。

お礼

ありがとうございます。自分の会社宛の送付方法を参考にするんですね。今まで考えたこともありませんでした！これから注意して見ます！

回答No.5

Iwill

うちの会社では三つ折りで郵送してます。その際、請求書だけをペラっと送らず、必ず「よろしくお願いします」というレターを添付しています。また各取引先（上場企業、外資、マスコミ関係等々）から郵送で届くものも殆ど定型サイズで、表書きに「請求書在中」と（ハンコ又は既にプリントしてある封筒）明記されてます。
（Ａ４＝角２？封筒で、請求書だけが届く事はない、と思います）
ただし、会社や業界独自の風習があるところはそれに従った方が無難だと思いますよ。ウルサイとこもありますからね。「ウチの請求書はウチの伝票を使ってくれ」と、その伝票を買わせる（!）会社もありますし。しかも何枚も綴ってある複写式（手書き）なんで、間違えたり、下敷きを忘れたりすると大変…余談でした。（でもそこの会社も郵送は３つ折りでも何でも締日に間に合えばＯＫです）

お礼

ありがとうございます。そうですね、請求書は必ず定型サイズで届きますよね。三つ折でもよいことがわかり、ホッとしました。

回答No.4

yei

請求書の発送で、封筒に「請求書在中」と朱印が押してあれば、３つ折りで構いません。
請求先が、よく行くような場所であれば、郵送しないで営業担当に持っていってもらいましょう(こちらの方が経費削減になります)。この場合も封筒に入れて３つ折りで構いません。

普通の取引先であれば、郵送で構いません。

もし、babanjiさんが個人事業主ならば、営業ついでに(次の仕事をもらう為に)会社を訪問し、ついでに請求書を渡してきましょう。この場合も３つ折りで構いません。訪問が面倒であれば、郵送でも失礼にはあたりません。

請求の内容さえしっかりしていれば、カバーレターは不要です。特に相手が大きな会社の場合、カバーレターは読まずにゴミ箱直行です(笑)。
A4サイズの封筒で請求書が送られてきた方が、驚くと思います(笑)。

お礼

ありがとうございます。3つ折りでもOKなんですね！請求書は三つ折でしたが、見積書に関しては、「折らずに送らないと失礼だ」という意見を耳にしたので不安になったのでした。やっぱり、カバーレターなんて読まれないものなんですね（笑）。という私もそういう傾向なんですが・・・

回答No.3

noname#24736

厚紙の表紙をつけた場合は折ると、表紙が傷みますから書類の大きさの封筒がよいでしょう。
それ以外は、畳んで定型サイズの封筒で送っても、何ら問題はありません。

相手が了解していれば、持参しなくて郵送でも問題はありません。
ただし、説明が必要な場合は、届いた頃にこちらから電話をして説明するか、説明のための手紙を同封した方がよろしいでしょう。

お礼

弊社の場合、見積書に表紙はありません。定型で送っても問題ないんですね。スッキリしました。ありがとうございました。

回答No.2

Micchuu

うちは納品書も請求書も長3サイズの封筒(Ａ４サイズの３つ折り)で、送ってますよ。
その紙自体はＡ４ではないですけど。(うちは長3サイズの封筒に2つ折りして入れてます。)
全然問題ないと思いますよ!
見積書は長3サイズの封筒に3つ折りにして入れ、直接持っていったりしてますけど。
時間が無く少し遠方なら送信書を付けて、ＦＡＸで送ります。これは失礼かもしれませんが、どうしてもって時には仕方ないです。

お礼

そうですかっ！良かったです。三つ折せずに送るのが（見積書）常識という声を耳にしたので、安心しました。どうも有り難うございます。

回答No.1

noname#166310

別に折っても構わないと思います。
でも普通は表紙をつけますよね？そうすると折れないと思いますがどうされていますか？

遠方なんですか？失礼を言えば、送らずに持っていくものだと思いますが。

お礼

ありがとうございます。うちの会社では、表紙はつけてないんです・・・