仕事管理の仕方について

質問

私は秘書ではありませんが、上司との仕事をパーフェクトにされる秘書の方にきけば何かよい手立てがあるのではないかとおもいおききします。
上司が指示された仕事について、質問です。
たとえば、ある仕事言い渡されたとします。その仕事を都合で上司が自分でするといったので上司がその仕事を片付けられるのかとおもうとある日突然まだできていないのか。という風にいわれたりすることがあります。
このような時、なにかに書き残しておくなどしておいたほうがいいのでしょうか？
また上司がした仕事がいつのまにか私がやったことになり、その仕事にミスがある場合責めらるなど。
私の場合口頭で指示されたことについて行き違いがよく生じます。
どのように対処すればよいかおしえていただけないでしょうか？

回答No.2

satomirin

短大の秘書科での講師経験者です。
なかなか大変ですね。その上司さんはあなたの直属の上司の方ですか？
＃1さんのおっしゃるとおり、あなたがたとえ指示されていないことでも、「聞いていません」といったような言い方は避けるべきだと思います。
「言った」「言わない」では問題の解決になりませんから。
上司とあなたの信頼関係が一番大事だと思いますので、あなたのほうから信頼を得るような動きをされるほうが良いと思います。
問題はコミュニケーション不足のようにも思いますので、たとえば毎日（できれば定期的に）今あなたが頼まれている業務の確認をするようなことはできませんか？今頼まれているのはこれこれこれですが、その他もれていることはありませんでしょうか？というような聞き方でもいいと思います。また、その業務が完了するまでに、ちょくちょく進捗状況を報告されると良いと思います。
報告は聞かれる前にするのが鉄則ですね。直接話す機会がとれなければ、メモでも良いと思います。まずは、あなたのほうが歩み寄って、決して感情的にならずに「報（告）・連（絡）・相（談）」を徹底的に実践してみてはいかがでしょうか。私も「メモ魔」ですが、上司にそのことで褒められたり感謝されたことはあっても迷惑といわれたことはありませんよ。頑張ってくださいねｐ(^^)ｑ

回答No.1

noname#5597

難しい問題ですね。
h-meriさんの言うように、何かに書き残しておくというのはいいことだと思いますが、それを盾に「私は指示されていません」というようなやりとりはしないほうが賢明だと思います。
事実がそうだとしても、上司の方にとっては決して気分のいいものではありませんし、後々のことを考えると、上司の気分を害さずに対処するやり方を考えたほうがよさそうですね。

ちょっと考えてみたのですが、たとえば上司の方が自分がやると言った案件について、少し時間が経ってから「あの案件ですが、お忙しいようでしたら私のほうで担当いたしますが、状況はいかがですか？」と確認するのはどうでしょう？
そう言われれば、上司の方も自分がやると言ったことを思い出すでしょうし、それを忘れていたとしても「忙しいからきみに頼む」と言うことができますよね。

要は、上司が気分よく、かつ仕事も適切に進めることが大事だと思います。
こういう上司の方は、まわりの方が何かと大変だと思いますが、必ずうまくやる方法はあると思います。
勉強だと思って、がんばっていい対応策を編み出してくださいね。
がんばってください！