秘書としての仕事

質問

私は小企業の社長の秘書をしているのですが、秘書としての仕事の仕方に困っています。
スケジュール管理や簡単な電話応対はできるのですが、少し込み入ったことになると、その対処の仕方に社長からお叱りを受ける毎日です。
これまでは、グループセクレタリーの経験しかなく、個人専属の、ましてや会社の経営に関することに至る業務に関わったことがありません。
そのため、社長から言われたことを実践しているつもりなのですが、どうも社長の意図とは違うことをしてしまって、結果、ご叱咤につながっています。
3ヶ月目になり、慣れて当たり前の時期だと思うのですが、指示を受けないと行動できない、また、逆に、指示を受けずに行動すると怒られる、という狭間で悩んでいます。
秘書の仕事は、各社、各部署等で異なるとは思いますが、少しでも改善方法や励ましのお言葉をいただければ・・・と思い、投稿しました。

回答No.3

0623sayo

canda790825さん、こんにちは。
質問から補足まで、読ませていただいて、気持ちのしっかりした方なので感銘を受けています。
相談できる同僚の方がおありになるというのは、良かったですね。社長の縁者の入社があるということですが、その人が秘書として有能な人かどうかはわかりませんよね。むしろ、本当に有能な秘書としての気働きができる人はほんの一握りと思います。それができない秘書を抱え込むと、社長さんにとってもストレスが溜まるだけのはず。
candaさんに「頑張る！」というファイトがおありなのでしたら、今は本当に自分の納得のいくお仕事をして、社内に味方を1人でも多く作って、「社長、あんな子、そうそういないですよ」と言っていただけるようになるのが一番ですね。
きっと、その経験はかりによそへ転職されたとしても、自慢できると思いますよ。

お礼

ご入力、ありがとうございます。
「感銘を受けた」なんてお言葉をいただくほど、まだ出来た人間ではありません・・・。
私も、これまでは、すぐに落ち込むタイプで、今回もその症状が出てきたか？？？と感じていました。
ですが、今の会社へ入社した経緯、面接をして「この社長ならサポートしたい」という気持ちを強く抱いて、反対する両親の意見を押し切り、転職入社、ということを考えると、自分の気の持ち方次第で、何事も乗り越えなければならない、と思っている次第です。
有能な秘書の一握りには入れないかもしれませんが、それに近づくように、気持ちをこめて、秘書業務をやっていきたいと考えています。
もし縁故で入社してきたとしても、勝ち負けで判断するのではなく、自分の強み、他人の強みをそれぞれ活かした仕事がしていければ、なお社長にとって、そして会社にとって、いい状態になるのではないでしょうか。
そう信じて、頑張っていこうと思います。

回答No.2

MeridianP107

補足してくださって、どうもありがとうございます。

例えば、その契約の件で社員さんからお問い合わせがあった場合というケースですが、社長さんが、常務に聞いてとおっしゃったのですよね。それは、問い合わせをしてきた社員さんになんと答えるかというところまで常務の判断に任せてらっしゃるのですかね。もしそうだったら、常務の方からなんとかお答えをいただきたいですね。社長の判断待ちだというその状況を伝えてよいのかどうか、というような。
（実際の状況に身をおいているわけではないので、見当違いのことを書いているかもしれません。ごめんなさい。）

社長がおっしゃったことを「～～～と社長がおっしゃってます。」とそのまま言ってしまって、そのまま言わずにうまく言葉を言い換えてよ、ということなのかしら。

Any manager is as good as his/her assistant.という言葉を最近聞きました。
上司の方は、質問者さんのサポートがあってこそ、うまく機能されるのですし、立派な上司の方は、アシスタントをうまく活用なさいます。上司の方も、質問者さんも、うまく、お互いにいいコンビネーションがとれるようになるといいですね。時間はかかると思いますが、相手のことを理解しようと努力続けていたら、きっと良いサポート関係が築けると思いますよ。

全然お役に立てるようなアドバイスができませんでしたが、同じ秘書として、心から応援しています。

ちなみに、明日４月２７日は、Administrative Assistant Day (以前はSecretary's Dayといってました）です。私もそうですが、質問者さんの日です！
元気に頑張りましょ～。１０月にBoss's Dayがあります。

お礼

アドバイス、そして励ましのお言葉をありがとうございます。
昨日、「このところ、社長に怒られることが多くて、反省の毎日です。明日からまた気持ちを入れ直して頑張らないと・・・」と同僚に話したところ、「あなたに言っていいことかどうかわからないのだけど、実は、社長の恩人の知り合い（補足に出てきた子）の入社を依頼されたそうだよ。その影響もあるかもしれないなぁ・・・。ただ、勝手にクビにはできないから、あなたがどこまで頑張るか、あなた次第だから、頑張ってみなさいよ。」と言われました。
やはり、裏があったようです。
でも、この同僚が言うように、私にかかっている圧力によって自ら退職をさせようとしているのであれば、私が耐えて、自分が反省し、そして上司のサポートをより向上させればいいわけで、負けない！という気持ちになりました。
些細なことへものお叱りに耐えるのは、かなり忍耐・気力が必要なことですが、いくつもの会社を回って、ようやくたどり着き、せっかく入社したのだから、自分をしっかり持って、頑張っていこうと思います。
明日は、Administrative Assistant Day とのこと。そういう日があることを初めて知りました。
Boss's Dayは10月のいつなんでしょうか？調べてみます。
本当にありがとうございました。

回答No.1

MeridianP107

私も秘書をしています。経営に関する業務にも携わっています。私の上司は外国人ですが。
ご苦労なさっている様子が伝わってくるので、アドバイスさせていただきたいのはやまやまなのですが、ご質問が少し漠然としていて、どうアドバイスしたらよいか、と思っている次第です。

質問者さんも書かれているとおり、秘書の仕事の仕方は、各社、各部署、また各上司によっても異なります。
きっと既になさっているとも思うのですが、頑張って質問者さんが上司の方の性格や好みをつかむように努力されるのが大事ですね。

３ヶ月目というのが、慣れて当たり前の時期かどうかは場合によりけり、かもしれませんね。そういうのも、個人差があります。上司の方が扱いやすい方かどうかにもよりますし、、、。

上司の方は、どんなふうに質問者さんに注意なさるのですか？

お礼

お礼ではなく、追加補足です。
会社の経営に関しては、上層部が極秘裏にしている部分があり、私がすべてを把握しているわけではありません。そのため、社員から、ある契約に関する質問を受けた場合、私が社長に「どう答えたらいいでしょう？」と問うと、「常務に聞いて。」と言われ、常務に聞くと、「それは社長の判断を待っているところだ」とたらい回しになることがあります。
社長と他上層部の関係自体、表面上はいいのですが、裏ではあまりお互い同士をよく思ってない、と同僚から聞いたことがあります。
そこで、私も、つい社長と他上層部とのやり取りに、気を配りすぎてしまい、うまく状況を社長に対して説明できないことがあります。

補足

ご回答をありがとうございます。
補足させていただきます。
注意は、ごくやわらかな口調で、上司の言葉をそのまま相手に伝えてしまうのはよくないから考えた上で話しなさい、また、5W1Hができていない、と言われます。
当たり前のことができていないわけです。
私の勝手な想像なのですが、最近、私よりも優秀な人材と知り合いになったようで、その人を自分の秘書にしたいのではないかなぁ・・・と思っています。その方との交流が深くなってきたとたんに注意の回数、内容が増え、また、「あの子はこうしているわ」と比較した注意の仕方をします。