仕事のファイルを共有フォルダに保存しない人

質問

私の会社では、もう何年も前から、仕事で作った文書や計算表などは、それぞれの課ごとの共有フォルダに保存することになっています。
ところが、うちの係の係長が、自分の作ったファイルをほとんど共有フォルダに保存していません。
デスクトップに保存しているらしいです。

過去に同じ係だった人たちは黙認してきたようなのですが、
いつかは係長も他の部署に移るかもしれないし、
そのときに果たしてデスクトップから共有フォルダに残して行ってくれるつもりなのか、不明です。

係内では、他の同僚の中では私が年長者です。ですから、私が係長にそれとなく言うべきかなと思っています。
いきなり課長に話を持って行く前に、直接本人に言ってみようと思います。

似たような経験のある方がいましたら、経緯など教えてください。
解決しなかった事例でもいいです。
また、自分も共有フォルダに入れないという方がおられましたら、なぜ入れないのか、理由を教えてください。
参考にしたいです。
よろしくお願いします。

回答No.1

newbranch · ベストアンサー

共有ホルダーに入れない理由として
１．誤って、ファイルを削除される可能性がある。
２．同様に改変される可能性がある。
３．自分個人の考えによるデータを人に見せたくない。
４．データは個人の管理化にあるべきである。
５．共有する意味がない。
等の考えがあるのではないでしょうか？

お礼

色々な理由が考えられますね。ありがとうございました！

回答No.5

m1917

私は共通フォルダにデータを入れていたら、上司ともう一人の年配のグループ員がそのデータを勝手に自分たちだけの名前で発表に使用してしまいました。
文句を言ったら逆ギレされました。
それ以来、共通フォルダにはデータは入れません。
上司にはプリントした紙だけ提出しています。
（ちゃんとファイルに入れろとは言われ続けてますが）

お礼

それは悔しい出来事でしたね。
そんなことがあったら、私でも共有ファイルに入れるのやめたくなります。
共有ファイルの意外な問題点、ありがとうございました。

回答No.4

myeyesonly

こんにちは。
私も共有フォルダの使用は必要最低限です。
部所内で共通に使うファイル以外は入れません。

理由は、他の人が共有フォルダにアクセスした時、無数のファイルがあっては探しにくいのと、自分が作ったファイルの整合性が無くなる可能性があるからです。

自分が作ったファイルを誰かが必要になった時、共有フォルダから直接開いて改変すると、そのファイルについての責任は本来の作成者である私にはもてない事になりますが、私のフォルダにある、という矛盾状態が生じ、誰が改変したのかも記録に残りません。

これを防ぐには共有フォルダから直接開くのは止めて、必ず自分のパソにコピーしてそれを改変するわけですが、それをその人の共有フォルダに保存すると、大抵はファイル名はそのままですから、同じ名前のファイルがあちこちの共有フォルダに存在してしまい、どれが始めの物だかわからなくなります。

共通で使用するファイルはパソの共有フォルダではなくファイルサーバーを一つ決めるか作るかして、そこで元の文書は絶対いじらない事、もしくは共有フォルダ自体を書き込み禁止にしておくなどの対策がないと結構不便な事になります。

デスクトップにファイルを沢山保存する人は、パソコンのもっとも初歩的な部分が全く出来てない人ですので、そういう事を言ってもまったく無駄でしょう。
何を言ってるのかさえ判らないと思います。

パソコンによる文書管理（ファイル管理）はそれなりの腕が必要であり、一番レベルが下の人の能力がその職場全体のレベルを下げます。
ルールを決める時は、その最低の人のレベルでのルールを作らないと守る事は出来ないです。

お礼

詳しくありがとうございます。
係長が入れてくれないのは、係長が専任でやっている仕事のファイルです。
でも、同じ係の社員として、係長の業務の方法が全く分からないと、困るときがあると思っています。
「係長でないと分からない仕事」になってしまっています。

ファイルを改変される不安というのは確かにありますね。
ほかの点も参考になりました。

回答No.3

dakedakepuru

うちの職場にもいました。
「これ壁紙？」ってくらいにデスクトップ上にファイルを並べたててる人が・・・。読み込み遅くなるって分からないんでしょうね。
ちなみにうちの同僚は「自分の作ったデータは自分のもの。他人に見せたくない」考えでした。そんなこと家でやれよ！仕事だろ！って
当時は思ってましたけどね（笑）

係長に直接話しても言うこと聞かないと思うので
「部署ルール」として周知してはどうでしょうか？
その際に「共有フォルダの整理」も一緒にしてしまって、
みんながデータを拾いやすくするよう部署全体を巻き込んだ方が
上手く行きます。

お礼

回答ありがとうございます。
部署ルールはすでに出来ているのですが、どういう訳か共有フォルダに入れてくれません。

皆さんの回答を参考に、機会を見て理由を聞いてみようと思います。

回答No.2

tappara

書類の種類にもよるのかと思いますが、
ひとつは個人的な文章は入れません。
あとはあまり人にいじられたくないものとか、自己管理しているものなんかはあまり入れておきたくないです。
過去に消されたり、変更されたりした経緯もありましたので。
それと、整理方法にもよりますが、共通文書って量が多くてどこに保存したかわかりにくくなってしまうのもやでした。

共有じゃないとみんなが困る文章については共有じゃなきゃまずいでしょうが、そうでない文章等は僕も手元においておきたい派です。
引継ぎは当然ちゃんとやれるように自己PCでの整理はちゃんとやってるが前提です。

どういう社内ルールなのかわかりませんが、共有も何でもかんでも入れすぎるとわけがわからなくなってしまいますね。
参考までに。

お礼

回答をありがとうございます。
＞共通文書って量が多くてどこに保存したかわかりにくくなってしまうのもやでした。
これって確かにありますね。

個人的な文書はマイドキュメントに保存するルールになっています。
完全に仕事の部分のファイルを共有フォルダに入れてくれません。
今のところ、係長が専任でやっている仕事なので、即実害があるわけではありませんが、
ファイルを見ることが出来ないために、どんな方法でその業務をこなしているかイマイチ分かりません。
「その人しか分からない仕事」って、組織として良くない状態だと思うんです。

しかし、皆さんの回答を読ませていただいて、共有フォルダに入れるリスクもよく分かりました。
感謝です。