共有フォルダの整理方法

質問

会社でLAN上の共有フォルダが使われています。部署ごとのアクセス管理はあるのですが、特に運用ルールがないため勝手にフォルダやファイルが置かれ、無管理状態になってしまっています。そのため、
・必要なファイルを探すことができない
・ファイルの要/不要の区別がわからなくなり、消去することができない。
ということが問題です。

同じような問題意識をもっておられる方もおられるようです。
http://www.geocities.jp/sys_memo/sharedfolder.html

このような問題について、妥当な運用方法のガイドラインはないでしょうか。ウェブサイト、書籍雑誌、検索キー、体験談、何でも結構です。気長にお待ちしますので、アドバイスお願いいたします。

回答No.3

saiph · ベストアンサー

> そのファイルが要るか要らないか、ユーザにも容易には判断できない

ハイブリッドネットワークファイルサーバであれば一定期間アクセスが
ないファイル（要らないファイル）は自動的にテープに移動されます。
そのテープは保管期間を決めておけば良いと思います。

私はStorage Execを使い、人を対象にディスククォータを設定しています。
Storage Execは一定期間アクセスが無いファイルをリスト化・グラフ化
出来ます。そのリストとグラフはその人を対象に自動送付できます。
ですから容易に判断が付くはずですし、それでもファイルの整理を
しないならば、その人だけがファイルサーバを使用出来ないだけなので
管理者も他の利用者も全く困りません。

お礼

Storage Exec調べてみました。確かに問題対処のアプローチのひとつだと思います。有難うございました。

回答No.4

celtis

わたしの職場では四半期に一度、共有フォルダの大掃除を行います。
ファイルアクセス日が指定期間内にないものを、バッチ処理で不要物フォルダに退避させてから、２４時間後に問答無用で削除することになっています。

その旨を所属長サイン入りの書面で事前に通達しているので、仮に重要書類が消えてしまったとしても、それは本人の責任になりますね。古いサーバを延命しながら使い続けているので、仕方なくこのような手法をとりましたが今までのところ特に問題は出ていませんよ。

共有フォルダはあくまで一時的な置き場所という認識で利用しています。ローカルディスクに書類が溢れていることもあるようですが、それは各自の管理次第です。

お礼

ひとつの運用方法として参考になります。有難うございます。

こちらでは共有フォルダは一時的な置き場という場合もありますが、後日の参照のための保存所というような使われ方もされており（そこから結局使われないファイルが生じるわけですが）、その折り合いが難しいですね。

回答No.2

saiph

> ・必要なファイルを探すことができない

企業内ファイル検索ソフトの出番ですね。

>・ファイルの要/不要の区別がわからなくなり、消去することができない。

世の中にはハイブリッドネットワークファイルサーバと呼ばれる製品が
あります。価格が500万くらいと高いのがネック。

安く済ませるならQuota ServerやStorage Execを使って部署や人毎に
ディスククォータを設定し、容量を超過しそうになったら
その部署のネットワーク管理者か本人に直接自動通知するよう設定したら
良いですよ。
こういったソフトには利用状況をグラフ化できる機能もあります。

参考URL：

http://www.sony.jp/products/Professional/DataArchive/solution/hybrid/index.html

お礼

ご回答有難うございます。
「容量の上限を定めて、ユーザに対処させる」という以上の指針はないものでしょうか。そのファイルが要るか要らないか、ユーザにも容易には判断できないとしたらどうしましょう。

回答No.1

legacy_bp5_20r

なぜ管理する必要があるのでしょうか。

ファイルが探せないという事で問題視されているならｇｏｏｇｌｅデスクトップサーチなどを導入すれば良いのです。もともと自分が保管したモノではないファイルを探すの自体に無理があるのです。

容量の面で問題視されているならディスククオータで各共有フォルダに容量制限かけておけば、容量が足りなくなった部署が自分たちで解決していくはずです。

システム管理者がどーこー言う必要はないと思います。

アマチャンなファイルサーバー管理者より。

お礼

ご回答有難うございます。
ファイル探しについては、デスクトップサーチの利用が確かに有効なソリューションだと思います。
要/不要のわからないファイルの整理（あるいは、そうならないためのルール）についてはどうでしょうか。
>容量が足りなくなった部署が自分たちで解決していくはずです。
という部分の解決方法のヒントを知りたいと思います。なおこれはシステム管理者の立場からではなく、ユーザとしての問題意識です。