企業のネットワーク管理者（社内SEです。）共有フォルダについてなんです

質問

企業のネットワーク管理者（社内SEです。）共有フォルダについてなんですが、現在約250人が共有フォルダを使用しているのですが、いざ、共有フォルダのルートディレクトリを開いてみたら、フォルダ名が個人の名前や単に数字の1や明らかに意味のわからないフォルダ名を作成し、その中にサブフォルダやファイルを保存しているような状態です。こういった状態を改善したいと思っているのですが、共有フォルダにルールを作成したいと思います。ですが、具体的にどのようなルールを作成すればいいのか途方にくれております。例えば
1.各共有フォルダに責任者を任命する
2.共有フォルダの名前の付け方を設定する。
と2つ考え付きました。その他あればご教授願えないでしょうか？
また、上記2の共有フォルダの名前の付け方を設定する。ですが、他社様ではどのようなルールに基づいてフォルダ名を作成しておりますか？
よろしくお願いいたします。

回答No.6

pokapoka1980

フォルダにユーザ権限付けて、アクセスを制限するだけで、ずいぶん変わると思う。
このフォルダにアクセスできるユーザは「この人」と「この人」って感じで。

たとえば、2階層目のフォルダまでは自分以外作れないようにして、
それ以降を各ユーザやグループに権限を与える。
個人しかアクセスできないフォルダ（本人読み書きＯＫ。他人読み込みＯＫ。）を作って
そこは自由にさせるとかね。

荒れるフォルダは、アクセスしてるユーザが限定できるから、
シス管自身でユーザに聞いて整理する。

あと「規則で禁止」は無理だと思う。数年で同じ状態になる。
仕組みを作らないと。

回答No.5

ani00

こんちわ
別に悩む必要はないと思いますが？
その中で、さらに部署および課でのみ書き込めるフォルダーに再構築
で、期日を決めて、それまでに分別しないものは全消去。
（念の為、ユーザーには教えずにバックアップだけは取っておく）
その上で、フォルダーの容量に上限を決めて、それ以上は書き込めなくして、
管理はその部署の最高責任者。
之だけの事が、悩むほどでしょうか？
ま、ご新規さんのようなので、お礼もかかないならこの程度でしょうが、
後は、放置でしょう。命名なんて個人でやって管理者が管理すればいい事なので、
ルール違反は即消去で問題がありません。
共有は際限なく許可すれば無駄に広がるだけです。
２５０人程度でやれないと１０００人単位の管理は出来ないし、今後は望めませんが？
ただ、これは管理の基礎だと思うのですが、教えられなかったのでしょうか？

回答No.4

riveron77

#3です。補足拝見しました。

単刀直入に(あくまで)私見をｗ

> ファイルが何処に作成したのかわかりません
社員の方が作ったのなら、わからなくなった社員の方が悪いですョ。自分の作ったファイルの場所くらい覚えておきなさい、という話です。これはIT系に詳しいとか以前の問題。
質問者様が作ったファイルなら、もっと周知させる必要がありますね。メールのみの周知に終わっていないか、という話です。

> 現在全く使用していない
放っておくに限ります。

> 3Gほど食って
3GB程度のファイル群なら、それほどの容量とはいえないのでは？DBのデータファイルとか、もっと大きくなると思いますし。もっとも10GB以下のディスクなら、あせる気持ちもわかりますが。

要するに、そのルール付けと実施が行われると、どんな効果を期待しているのか…
先の回答の繰返しですが、業務効率がアップするとか、保守料が削減出来るなど、具体的な効果が予想できなければ、ルール付けに反対勢力が出てくるのは予想できますよね(汗)整理ができてわかりやすい、と思うのは(私も含め)管理者の勝手なところだと思います。社員の方は現状が使いやすいから、そうしているわけですから。

ディスク容量の件なら「じゃあ増設だ」って回避方法？もありますし、3GB程度では増設までも行くかどうか…空き容量にもよりますがネ。

要するに
整理整頓とかこのくらいの空き容量の確保が理由なら、ルール付けはあまりお勧めできません。フォルダの整理整頓なんて、社員の方には関係のない(言いすぎ)ことです。

こういった理由よりも、先にあげたような具体的な効果を予想し提案することが先決かと。

回答No.3

riveron77

社内SEをやっております。

> こういった状態を改善したいと思っているのですが

なぜ改善したいのでしょうか？そこのところははっきりさせないと、実際に整理するときに、社員の皆さんを説得しずらいのでは？

私の勤務先では
・共有フォルダを作るのは私。
・共有フォルダ以下は、(基本的に)何を置こうが社員の自由。

> フォルダ名が個人の名前や
> 単に数字の1や
> 明らかに意味のわからないフォルダ名

フォルダの命名ルール付けと施行は、誰が見てもわかりやすくなる、という観点では有効です。でもそれが業務の効率化につながるのかどうかは、本人たち次第。だから共有以下は本人たちに任せています。万が一、私にフォルダ整理依頼が来ても、使いやすいようにしてください、と断るのみ。

基本的に任せられるところは社員の方に任せたほうが、質問者様も楽になるのでは？

補足

今回こういった事を実施したのは、最近共有に作成したファイルが何処に作成したのかわかりませんと言った連絡、又、フォルダ名1の中身を見てみると全て3年前に作成したファイルが入っていて、現在全く使用していない。これが一つや2つではいいのですが、多々あり、サーバのディスク容量が3Gほど食っております。こういったことを防止する為に、ルールつくりを実施したいと思いました。

回答No.2

otaku37564

そんなに難しいルール決めたって、他の社員たちはそんなにPCに詳しくないので
出来るだけシンプルに別けるのがいいんではないですか。

大まかに　部署名のフォルダー　中に社員名のフォルダー　部署ごとの受け渡しのフォルダーです
部署ごとの受け渡しのフォルダーは深夜などにオールクリアーされるように設定します。
一時的なその日限りの受け渡し専用ですね。

部署名フォルダーの中は、個人名フォルダーと部署共有フォルダーを制作します。その以外書き込めないようにしてしまいます。個人名フォルダーは、その部署内でしか見ることが出来ないようにすれば、書類が勝手にどこかに行くことはないでしょう。個人名フォルダーは原則自由です。
部署内で共有するフォルダーには個人間の受け渡し等に使います。

これで、個人フォルダー以外はめちゃくちゃにはなりません。

回答No.1

edomin7777

1つ補足してください。

> 共有フォルダのルートディレクトリを開いてみたら、フォルダ名が個人の名前や単に数字の1や明らかに意味のわからないフォルダ名を作成し、その中にサブフォルダやファイルを保存している

この状態の何処がいけないのか？
それを明確に示さないと、命名規則等を設定しても結局誰も従ってくれないという状態になると思いますが。