ファイル共有のルール化について

質問

ファイルサーバに、部署内の者しかアクセスできないフォルダ、部署内の者は書込み権があり他の部署からは読取権だけのフォルダ、自由に読み書きできるフォルダを作って利用しています。
ある用途様に、エクセルで別のファイルへのハイパーリンク一覧を作ってあるのがありますが、こちらは、分かり易いですし、それ以外のファイルがあれば、そこに対して書込み権のある方が削除しています。

利用のルールを決めていないので、ネットワークから順に辿って行くのが、大変だからと見つけたファイルを書込み権のあるフォルダにコピーして使用したりするものですから、どれが、最新でどれが必要なファイルかが判断出来ない状態です。

ファイル共有のルール化についてどういった方法がありますか？

出来れば、段階的なレベルも教えて頂ければありがたいです。

パスワード云々やウィルス対策って話は抜きにして、共有のルール化について回答をお願いします。
そこまで、入れると、共有のルールとウィルス対策やパスワード等線引きが大変ですので、パスワードやウィルス対策は出来ているものとして前提でお願いします。

現在は自由な反面、バックアップ等が、膨大している(重複した情報が氾濫)。
まず、ルールを決めて、幾らしても無理だったら、それを強制する方法を検討しようと思っています。

回答No.2

celtis · ベストアンサー

紹介されているサイトにある年度別・組織構造通りのフォルダ構成というのは、わかりやすくていいですね。

新サーバに移行するための猶予期間ですが、業務単位で判断する必要があると思います。
月締め、四半期、年単位で回す業務があるでしょうから、良いタイミングを見つけて事前に告知しましょう。
今からなら急いで年末、余裕を持って年度末くらいでしょうか。

ユーザーにとっては旧サーバの中身をそのまま新サーバに移行してもらうのがベストでしょうが、それではルールを決める意味がありません。ちょっといやらしい方法ですが、旧サーバへのアクセスに速度制限を設けて、新サーバは快適な速度で使えるようにしておけば、みんなが移行したくなるかもしれません。

お礼

回答ありがとうございます。

補足

速度制限は、知りませんでした。
ユーザー＆グループのところで設定するのでしょうか？

回答No.3

celtis

お使いのファイルサーバがWindows Server 2008以上なら、グループポリシーで帯域制限ができると思います。
http://assimane.blog.so-net.ne.jp/2012-11-18
http://dev.classmethod.jp/server-side/shaping_outbound_traffic_from_windows/

フリーウェアで実現する方法も紹介されていますね。
http://assimane.blog.so-net.ne.jp/2012-11-17

わたしが以前に試した方法では、ポート毎にディップスイッチで速度設定のできる古いハブを使っていました。
http://www.planex.co.jp/product/hub/fx08h-2.shtml

お礼

回答ありがとうございました。

回答No.1

celtis

取り扱うデータの種類にもよりますが、バージョン管理システムを導入すると管理が楽になるでしょう。
http://www.backlog.jp/git-guide/intro/intro1_1.html

共有フォルダへの書き込み権限を必要最小限に絞るというのもお薦めです。
自由に書き込みできるフォルダがあると、誰がコピーしたのかわからないファイルでいっぱいになったりします。

定期的に、たとえば年度末に大掃除するという手も効果的ですね。
・共有フォルダを全部バックアップ
・共有フォルダを全部消去
・業務に必要なデータだけ書き戻し
各自が勝手に使っているファイルはこの時点で消えるので、とても快適になります。

お礼

回答ありがとうございます。

補足

下記に、参考になるのがあたのですが、ルールも参考になりそうです。

http://www.se-support.com/server/fileserver-folder.html

現ルール(使い方に慣れてもらう上で、自由にして貰っていました)、これから
ルールを導入する際、移行期間を設けて、現サーバと並立させるのを考えて
いますが、移行期間は、どの程度が目安でしょうか？
期間を短く設定すると混乱が出るでしょうし、長ければ中々移行しようとしない。
旧サーバは、移行忘れ対策として、ネットから切り離して保管、必要に応じて
ファイルを渡す。

こういう方法でしょうか？