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エクセルの基本的な質問です。
とても恥ずかしい質問をします。転職したばかりで現在パートで経理の補助をやっています。小さな会社で経理は二人です。経理担当の者が会社用のソフト以外まったくパソコンを扱えないらしくエクセルも使えません。今まで昔ながらの方法で手書き処理をしてきたらしいのです。私も表作成ぐらいしかできません。経理処理がいつも間に合わないというので、今まで手書きでやってたものをエクセルで管理しようと思いました。経理担当の者に「分からないから任せる」と言われました。フォームがたくさんになると思うのですが、似たような項目ばかりで一つずつファイルで作成したほうが良いのかシートでいくつかに分けてファイル管理したほうが困っています。すべて内容は関連していてどうやったら分かりやすくなるかと悩んでいます。
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お悩みの内容良くわかります。私も確信が持てません。 状態は４つあります。わたしも最近事務引継ぎがあり、 他人のものを見て考えました。 （１）ＢＯＯＫを別にしてある。ブック名がウィンドウで見られるので 一見判りやすい。しかし具体的には、エクセルの表を開かないと 内容が理解できない。 （２）１つのＢＯＯＫの中のＳＨＥＥＴが別々の表に対応している。 エクセルを開かないとシート名や内容はわからない。 表は形式的な共通性は少ない。 （３）１つのシートの上と下や、左と右に別のシートが記録されている。 関連があってやむを得ずそうしたのはわかるが、使いづらい。 発表説明用などに作成する時はやむを得ないであろう。 （４）同一のフォームでデータの年月が違うものが１つのＢＯＯＫの 別シートに束ねてある。１２か月分とか。これは自然な使い方で、串刺し演算なども期待できる。 １ＢＯＯＫに少ないＳＨＥＥＴを含めている人と、その時の仕事に 関連した形式的には雑多な表を１ＢＯＯＫに全て含めている人とある。１ＢＯＯＫは１ＳＨＥＥＴにしている人もある。 エクセルのＳＨＥＥＴ名とその簡単な内容説明を書いたノートが ほしいと思うこの頃です。（２）、（４）がお勧めで、ＢＯＯＫに含める ＳＨＥＥＴのかずは、ほどほどにというのはどうでしょう。 参考になりませんでしょうか。頑張ってください。
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- DACHO-
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こんばんは。 私も会社で経理しております。 そうですね。 エクセルで 管理する内容にもよります。 年度ごとに にフォルダをもうけてくださいね。 勘定科目で フォームをつくりたいのですか？？ その辺にもよると思うのですが、 にたような 科目であれば ファイル名は同じでシートごとに管理するのがわかり よいと思います。 あまりにファイルがありすぎると どこに何が？？ ってことになりますので。
お礼
回答ありがとうございます。参考にします。
そうですよね、エクセルは守備範囲が広いので戸惑いますよね。勤務先でもエクセルを自由に使える人がいない状況です。でも、見ていると「使えるところだけエクセルでやっている」「使えれば次の使い方を考えよう」方式で徐々に範囲を広げている様です。小規模な経理処理なら、一番大変なところを知っている方法だけを使って作り込む方が早いかも知れません、ただ、気をつけることは、いわゆるスパゲッティ状態になって「後から見て、なおしたい部分もなおせない状態」になることがこわい面があります。 プロセスをドキュメントに残していくと、後からの修正も楽になるかもしれません。それから、テンプレートなんかを加工するのもいいかも。 事務を分解して、一つ一つを作って動かして修正して動かしてみてokならシステムとして融合させた方が良いのかなって思います。
お礼
回答ありがとうございます。参考にします。
- kimrin
- ベストアンサー率22% (4/18)
こんにちは！novnovさん。 そうですね、こういったケースの質問の回答はこれしかない！というのは ないと思います。会社の規模によってデータ量も違いますし、 管理資料も色々だと思います。 今、会社用のソフトでどこからどこまでの処理をしてて、 手書きがどの程度あるか、によっても違います。 もちろん、元データをいろんな処理で必要になるのは当然ですし、 そうしないと、同じ入力を何回もするのは無駄ですしね。 最初から、すべての処理を考えてシステム化を考えると、 大変だと思います。自分なら、元データをデータベース化して、 そのファイルから、マクロを使ったり、リンクをしたりして、 別ファイルを作成した方が、良いような気もします。 出納帳やＢＳ．ＰＬ等は会社用のソフトで作成出来るんですよね。 何か、具体的にこういう手書き処理をしてる、と言った内容が わかれば良いアドバイスがあるかもしれませんね。 ご参考までに・・・。
お礼
回答ありがとうございます。参考にします。
お礼
回答ありがとうございます。早めに一気に作ってしまおうと思っていたのですが、どうやって整理すればよいか気持ちがすっきりしませんでした。参考意見をいってくれる人もいなかったので質問してよかったです。