業務日報の書き方の要点をおしえてください

質問

業務用大型プリンターで印刷物を作っていますが、
業務日報を原価計算の為という理由で書くことになった。
どういう基準で計算するのか、そんな簡単に計算できるものなのか、、、、
普通は原価計算の為に、どんな数字が必要なのか、
自分はどの程度まで率直な情報を公開すればいいのか、
上司からのリクエストがあいまいなので、
毎日、作成時間ばかりかかってしまって、自分に合理的でない。

I need your help　日報作成方法（基本ポイント）

回答No.3

HAL007

求められているレベルは業務日報の範囲に止まっているように感じます。

>>業務日報を原価計算の為
コスト意識を持たせたいと推測しました。

誰でもが書けるレベルで原価の想像が付く程度と言うことの様に思います。
システムが吐出すリスト出力なら多少は知ってますが印刷業務は良くわかりません。
そんなものが書くので参考になれば良いのですが・・・・

項目は、
　時間　入稿時間と印刷の完了時間（チェックが済んだ時点で良いと思います）
　紙の使用量　総枚数と印刷物の枚数（差がミスプリになる）
　担当した者
　特記事項　色調整に〇時間要したなど・・・
このレベルなら誰でも書けると思います。

原価計算と言う言葉を持出したのは採算が悪化しているからでは？
何処に問題があるのかが分るレポートで良いと思います。

>>機械の電気から考えるんですね、こまめに消すようにしました。
大型の印刷機を使っていると思いますが、大型の精密機械での電源ON/OFFは
頻繁に行うと故障の原因になったり、電気を余分に消費したりと余り良い様に
思いませんけど・・・・

コンピュータの大型汎用機では電源のON/OFFは電気設備の保守点検などが
無い限り行いません。理由は起動する時に必ず正常に動かない機器が出る為です。
ONの時はメーカーの技術者を立会わせて直ぐに対処出来る様にしている程です。

より精緻な原価計算を目指すのが究極ですが、余りこだわり過ぎると
計算する為に、新たな出費が有っては意味がなくなります。
どこかで折合いを付けることも研究して下さい。

最後に最初の回答を改めて読直すと直接と間接の分類が違っている様にも思えて来ました。
人件費も携る人が特定出来るなら直接のグループです。

回答No.2

HAL007

どのレベルの原価計算が要求されているのでしょうか？
上司の方が具体的なのもを出さないのは上司の方も分っていないのでしょうか？
それとも貴方に課題として出したのでしょうか？

レベルが良く解らないので考え方を書きますので参考になればよいのですが！

原価計算をする場合、直接掛った費用と間接的に掛った費用の２つのグループに
分けられます。
対象が印刷物であることから察すると、直接掛る費用は用紙代、インク代、電気代になると思います。
紙は印刷物単位にどの種類の紙を何枚使ったか（ミスも含めて）は簡単に
把握出来ると思います。
インクは印刷物単位に使用量を計測出来るとは思えないのでこれはどの様に
按分するか検討する必要が有ると思います。
電気は印刷機を動かした時間で計測する方法が検便です。
精緻に計算するには電力の使用量を量れるメーターがないと無理です。

間接的なもので一番高いものは多分人件費だと思います。
これは、一つの印刷物を仕上げるのに何人でどれだけの時間がかかったのかが必要になります。
複数人で異なる給料の場合は、各個人の時間が必要になります。
次に印刷機などの原価償却費ですが、これは１年間で固定されているものです。
これは時間があれば後はどの様に按分するかの問題になります。

以上の事をまとめると印刷物単位に
　１使用した用紙の枚数
　２印刷機を動かした時間
　３仕上げるのに要した人員と時間
この３点は必須だと思います。
他にも必要なものが有るのでしたら同じ要領で使用量や時間を報告すれば良いと思います。

お礼

HAL007さんの回答ありがとうございます。
もう1ヶ月程、業務日報書いてますが、用紙の品番や、インクのドット数など、省略してましたが、未だに何も言われません。
エグゼクティブのみなさん、どこまで本気なのでしょう、、、
社長と話しても、なんだかどうでもいいような感じなのです。
（meitokuさんの欄に他エピソードあります）

HAL007さんとmeitokuさんのお話を考慮して、土曜日やってみました。
機械の電気から考えるんですね、こまめに消すようにしました。
まずメンテから始めて（ヘッドのインク塊やホコリを取る為です）メンテで終わります、用紙をセットしたり、それは準備時間ということですよね、機械によってインクが異なるので機械の種類と、用紙の品番を入れ、印刷に何分動いたかというのを、マシンの作業。
自分自身の作業には、データを作り直す作業（印刷用画像を直したり、用紙幅内で複数の絵のレイアウトをするなど）と、印刷終了後のラミネート加工や、仕分け作業、ボード貼り作業、梱包作業などもあります、
わからないのは
1.印刷物の色調整の時間（すぐ決まる時、何時間もかかる時、繰り返しサンプル印刷するのでデータの重さなどによっても異なる）
2.溶剤系の印刷物の乾燥時間（5時間程度）
3.手伝ってくれた人の腕や心意気によって、確実に作業時間が異なるという点です。
これらは詳しく計算に必要でしょうか？
始めにも書きましたが今までインクのドット数や濃さなど省略しています、時間のみの報告です。
やっぱりドット数なんかあった方がいいのでしょうか、
でも、あまり詳しく書くと再度、上司に注意されてしまいますね（笑）
ありがとうございます。

回答No.1

meitoku

まず貴方の仕事を分単位に何の仕事をどの位したか時間毎の表を作ります。
機械の電源ON・OFFの時間
何の印刷に準備段階から完成まで何分かかったか
用紙はどの種類を何枚使ったか
何枚ボツにしたか
インク？消耗品は何をどの位使ったか
なるべくその時に記入するようにします
最初に表を作って置き毎日同じ書式で作成すれば良いと思いますが

お礼

先日、自分とマシン３台分の1日の動きをそれぞれ個別に書いて提出したら、すごいけんまくで上司にいわれました。
君一人ができても、自分（上司）や他の人までやることになると非常に困るからめんどくさいから止めてくれと、
私もそのまま引っ込まずに（いい会社にしようと思ってるので）真剣にぶつかってみたけど、結局次の日からはまた別の書き方を思案した次第です。
なんだ、この人は会社に本気じゃないな、足の引っ張り合いなんだな、と、まあ趣味に毛が生えた様な発展途上の血縁会社なので、ゆる～いエグゼクティブが多いのですが、皆の足を引っ張らないでしっかりやってほしいというのが本音です（笑）

さっそく土曜にmeitokuさんのアドバイス参考にしてやってみました
ボツの分はどの項目に入れればベターでしょうか、、、
普通、印刷物が大きいので予備は作らないのですが、インクが垂れたりしてダメな物も発生しますし、その場合後から出力し直しています。ロスのあったことをはじめの印刷欄に追記しておけばいいのでしょうか、後から出し直した方に再出力と書くのでしょうか、できればロスに見えない様な表現のコツはあるのでしょうか、どうしてますか？自分なりに考えましたが、さらに他人の意見も参考にして考えたいです。

ありがとうございます。