自治会の引き継いだ資料は何年保存？

質問

いつもお世話になります。
タイトルのとおり、会長、副会長が引き継ぐいろいろな資料、例えば領収証を綴じたノートや、電灯料金の引き落とし済みの電力会社からの郵便物、毎年同じような内容が書かれている申し送りノートなど、持ち回りで自宅で保管するのですが、これは大体何年くらい保存しておかなければいけないのでしょうか？あまりにかさばるので整理したいのですが。正式な決まりなどないかもしれませんが、大体慣例で、とかみなさんはどうなさっているでしょう？教えていただけたら幸いです。

回答No.4

gomuahiru · ベストアンサー

私も輪番での会長職経験者です。
（その後、会計も経験しました）

こういうのは誰かが捨てないと膨大な量になってしまうんですよね・・・
でも誰も腰が引けて処理したがらないものです。（苦笑）
私のところに回ってきた時、五年分のものがありましたがきれいさっぱり自分のところで前二年分だけ残して捨てました！（爆）

一応捨てた年度分に重要な領収書（あとにも先にもこれ一回しか支出しない、高額の支出であるなど）がないか調べた上でです。それだけはあとでもめるといけないので抜き（切り取り）ました。それ以外の決まりきった物は独断で捨てちゃいました。（爆）
（本当は相談したほうがよかったのかも・・・でも誰が捨てたなんて犯人探ししても、そんなのはさぁ？で済みますよね。苦笑）
ただ年度最後の会計報告だけはもうちょっと残しておくのが望ましいかと。それは別綴りになっていましたのでそのまま引き継ぎました。

お礼

お礼が遅くなり申し訳ありません！
そうですね、そのとおりですよね。私もそうしようと思います。ありがとうございました。

回答No.3

mak0chan

このようなご質問をされるからには、規約などに特段の定めがなく、前任者もさほど神経を遣っていなかったものと想像します。
参考までに、個人の税務申告ですと、7年間 (一部の書類は 5年間) の保存が義務づけられています。この規程は自治会などにまでおよぶものでは決してありませんが、これを一つの拠り所として、7年間も保存しておけば十分でしょう。

お礼

なるほど。最高７年もっておけば十分ということですね。ありがとうございました。参考になりました。

回答No.2

noname#137424

輪番制で会長職を経験しました。

うちの自治会も前任の会長から受け継いだ資料は自分で保管し、自分が担当した年の資料だけを後任に渡す方式でした。

で、前任からの資料は万一のことを考え2年間は保管していましたが廃棄しました。ほとんどが、その年に行われた行事の案内がほとんどで、まず、必要のないものばかりだったからです。

決まりがないのなら自治会で取り決めてもらうのが一番良いでしょう。

お礼

そうですか、習慣になっておられるようでしたら安心ですね。長年、保管が重なっている状態だけに、慣例をかえるかどうかは躊躇します。参考になりました。ありがとうございました。

回答No.1

zorro

自治会の規約に中に保存期間の定めはありませんか。なければ、自治会での慣習を前任者にお聞きになるのが最良の方法です。

補足

ありがとうございます。そうですね、では会長さんの方に聞いて見ます。毎年どんどんたまっていて、過去の役員さんはあまり減らそうとは思われないようなので。。。