総務系の仕事

質問

経理、総務、人事等の管理部門で働かれている方にご質問です。
これからの管理部門は待ちの姿勢ではなく、能動型・戦略型が求められているといいます。
確かに、私もそれは必要なことであるとは感じております。
　そこでお伺いしたいのは、実際に実務ベースに落とし込んだときに、具代的にどのようなことを行っているのでしょうか。
皆さんが、どうしているのかが、大変興味があります。
宜しくお願いします。

回答No.5

BigBen3 · ベストアンサー

弊社の例ですが、われわれも業務改善を独自の方法で進めております。
まだ発展途上ですので、トヨタ生産方式、シックスシグマなど取り入れらるものは
どんどん取り入れております。具体的には。

１、ビジネスニーズを明確にする。
なぜ改善が必要なのかを理解せずに改善を行うと、個々の改善の方向性が異なりあとあと問題となります。ここがQCサークルなどと違う点だと私は教えられました。

２、プロセスマップを作成する。
付箋紙を使い、業務手順を書き出します。はっきりと紙に書き出すことによって全員が自分の仕事だけではなく、全体の流れとして業務を理解できるようになります。そこで大切なのが自分の後工程はお客様である問い考え方を全員で共有することです。

３、ムダ、問題を洗い出す。
先ほど作ったマップ上に問題点、ムダを書き出していきます。

４、重要な問題に絞り込む。
ビジネスニーズに関連しているか？　現実的に達成可能か？　コスト面で見て達成可能か？　などスコアーカードを作り問題を絞り込みます。

５、現場に行き絞り込んだ問題の具体例を観察する。
やはり、現場抜きで問題解決はありえません。

６、「なぜ」を繰り返し根本原因を見つける。
具体例を用いてなぜそれが起こったのかを検討します。トヨタさんが用いている手法です。そしてそれを取り除く改善案を考えます。

７、改善を行う。
改善案を実行します。

１－６までが計画で、７は実行という、PDCAの（Plan、Do、Check、Act）というdeming cycleにしたがっています。　７のあとはCheckつまり、実際に改善活動がうまく行っているかを確認し、成果が出ていれば横展開し、業務を標準化するActへ移ります。

少し荒いですが、これがわれわれの行っている活動の流れです。書くのは簡単ですが、間接業務で工場的な改善を行おうと試行錯誤の毎日です。いつか、しっかりとした成果が出ると信じ日々精進しております。

弊社の例ですが、ご参考になれば幸いです。

回答No.4

noname#160975

私の経験で回答させていただきますと、
・社内書類の形式見直し
・提出書類の決済ルート見直し
・人事評価制度確立
・組織改革
・福利厚生の見直しによる従業員の士気の向上
・給料制度見直しによる従業員の士気の向上および経費削減

ほんの一部ですがまだまだありますよ。いつもの同じ作業をしているだけではなく、この書類ってどうして必要なんだろうとか、本当にこれが必要なんだろうかと疑問を持つことに始まり、それを調べたり推測して仮定を立てて、検証したりするんです。その一つ一つが改善につながります。その手法としてはシックスシグマ等いろいろな手法があり、たくさんの参考本なんかも出ていますので、ぜひ一度勉強されることをお勧めします。

回答No.3

ollicomes

例えば、机やコピー機の配置を少し変えただけで仕事の能率が格段にUPする、ということもあります。
それをデータとして分析し、全社に公示して職場環境を見直す指標にさせる、とか。
分析は、まともにアウトソースするとコストが高いので、ビジネス環境の研究をしている大学院のゼミに話を持っていってみたりして。

今ある環境の、どこをどんなふうに改良すれば、どれくらいの効果が見込めるか。
そんなことを頭に入れて職場環境を見直してみてはいかがでしょうか。

回答No.2

E-1077

どっちかというと「待ち」に近い気がします。
と言うのもどうしても相手都合の仕事が多いからです。経理もそうですね、人事もそうですね、労務もそうです。改革や事業戦略の部分はもっと上「取締役」の仕事ですよ。勿論職場の効率を良くするとかはあるでしょうけどね。常に会社の全体を考えていなければならないというのは当然でしょうけど。

　総務は雑用だしなあ。その他全部引き受けるし。
社外的な顔にもなるのでそこの部分でプレッシャーがあるでしょうね。

　管理部門という位置づけが今ひとつなのですが、一度「会社」なる組織図を見て、自分が何処にいるのかを把握した方がいいでしょうね。
　管理職にもいろいろあるし・・・・。名前だけでイメージしていませんか？

回答No.1

jyamamoto

それぞれ職位によって取り組む課題は違うでしょうが・・・、貴方がまだ中堅より若い実務担当者レベルという前提で答えます。

キーワードは「業務改革」です。
総務系は営業や生産部門のように、いわゆるライン業務ではなく、スタッフとしてラインの業務を支える仕事ですが、経営の立場からいうと、できるだけコストをかけたくない業務です。
ライン業務を支える効果を下げずに（むしろ上げながら）業務コストを下げるために、「今のやり方」を是認せずに「もっと別のやり方」がないかを模索しつづけることです。
「業務改革」「業務改善」をつねに指向し、提案することが、能動的な管理部門の本来の姿だと思います。その思考方法を訓練することで、どの部署にあっても能動型・戦略型の姿勢が可能になると思います。