総務部の仕事とは・・・

質問

来月より総務部に配属される者です。総務部といえば、給与計算、労務管理、人事採用などありますが、日常的な実務業務（社員の手続きや面接採用など）ではなく提案型の業務としてどのような事が考えらるのでしょうか。ただの実務屋にはなりたくないのですが、総務部というイメージが湧いてきません。

回答No.5

diamond193 · ベストアンサー

過去に50名規模の会社で総務経験がある者です。
orihcinekさんの会社の半分位の規模ですから、実情が違いお役に立たないかも知れませんが、私が以前上司に教わったことや自分なりに心がけていたことを書きます。
他の方の回答ともダブる部分が多いですが、ご勘弁下さい。

第一に、先輩達のこれまでのやり方を実際にやってみて理解すること。
その時忘れてならないのは『疑ってかかる』ことです。『この作業は本当に必要？』『必要ならこの方法は最上か？』『一番重要なことは？』などを常に考えて、疑問を持ちながらやってみることです。これまで先輩達がやってきたことを自分なりに消化して、かつフレッシュな視点で全体を見つめ直すということが目的ですね。いくら「提案型に」と頑張っても、自分の担当業務が身についていない人の提案は、仮に内容が良くても説得力がありません。ところが、一度やり方が身に付いてしまうと人間なかなか疑問を持たなくなるものです。きちんと理解しながらも疑ってみる。これかなり難しいんですけど、絶対に必要な頑張りどころです。
実際に私は一つの業務の流れをバッサリ切り落としたことあります。
「何度もやりましたが、この作業必要ありませんでした。」と。
誰も文句言いませんでしたよ。・・・表立っては。（笑）

第二に、管理部門の外の感覚も感じるように心がけることです。
気を付けないと、知らず知らず管理部門独自の感覚に陥ります。管理のための管理、ってことになりかねません。

第三に、総務はサービス業だと考えることです。
会社が良くなるために、社員が気持ちよく働けるためにできることを考えましょう。確かに中にはつまらない仕事も含まれますが、骨惜しみしてはダメです。そういうことから始まると私は考えています。不要な業務を一生懸命やる必要もありませんけど。

『戦略的総務』など会社を動かすような総務業務も世の中には確かにありますよね。
しかし、何事も足下の業務をおろそかにしては始まりません。一足飛びにそういう格好いいところを目指そうと思えば、ビジネス書の上っ面だけ真似れば雰囲気は出ますが、それでは意味がないですものね。（お分かりだとは思いますが、話の流れ上すみません。）

全体をイメージしてから「提案型の業務を頑張りたい」というorihcinekさんその気持ちがあればきっと実を結びます。今の気持ちを忘れずに頑張って下さい。

長文失礼致しました。参考にして頂けることがあれば幸いです。

お礼

お返事ありがとうございました。
とても参考になりました。私も何事の業務にも疑問を持って取り組んできましたしこれからも続けていく所存です。総務がサービス業という言葉が勉強になりました。

回答No.4

noname#95628

こんにちは。
現在社員５０名程度の中小企業にて、総務課に勤務している者です。
私は主に、社会保険等の事務手続きをしており、その絡みで助成金の支給申請手続きも担当しています。
会社から「これを受給したい」という話があったわけではなく、自分で「何か勤め先で活用できそうな制度はないか」と探し、できそうなものを会社に対して提案し（こういう制度があり、当社ではこういうものが該当するので、大体○○円程度の受給が見込めるという提案書も作ります。）、経営陣の了解が得られれば、実際の書類作成等、諸手続きに入るという流れでやっていますので、提案型業務に入るかなと。

ただ、ご質問者様は大企業にお勤めのようですから、もしかするとこういったことは外部に委託されているのかもしれないですね・・・。

あまり参考にならなかったらごめんなさい。

お礼

お返事ありがとうございます。
＞ご質問者様は大企業にお勤めのようですから
全然、中小企業です。jets様と同じ中小企業ですのでとても参考になる回答です。
会社にあった助成金の活用の提案も必要ですね。
ありがとうございました。

回答No.3

souta_n

ビックコミックスの総務部総務課山口六平太を熟読すべし。

お礼

お返事ありがとうございます。
早速、読んでみたいと思います。

回答No.2

teahyun9

総務であろうが、他部署であろうが、仕事のやり方１つで単なる実務屋となるのか、実務をしながらも、提案をしながら会社の活性化に繋げられると思います。
会社を人間の身体として例えれば、各臓器は部署となります。必ずしなければいけない仕事（＝実務）は、やらないと、身体の機能低下、ひどければ停止になりますので、身体の一部分としてやらなければなりません。
これは全ての部署と社員がしなければならない事と認識しておいてください。
その上で、栄養剤を入れたり、運動をしたりして、その臓器の機能を高めたり、身体全体をより活性化させたり出来ます。提案と実行ですね。

私の会社の総務は、営業から来た話を事務職に提案したりします。そしてその管理をしています。
あくまでも、数字を稼ぐ人のサポートにはなります。
でも、営業と結託して話をすることにより、より売り上げに貢献できたりします。
また、会社内の備品等も総務の管理になりますので、備品等を徹底的に整理をして、新しい備品や機材が必要だとわかったら、この備品が必要でないかと提案する。
結果、その備品のお陰で会社の売り上げアップに貢献できる、ということです。
あくまでも営業、社員のサポートです。でも、そのサポートを上手く出来れば、会社がよりよい業績をあげる事が出来ます。

私は経理課ですが、実務だけでなく、経理課内で、上に書いたようなことを自ら働きかけています。備品を整理したり、その上で新たな備品を提案して購入したり。そのお陰か、経理課内の業務がかなりスムーズになりました。

お礼

お返事ありがとうございます。
各臓器に例えるとわかりやすいですね。
私も総務部に栄養剤を注入するぐらいの気持ちで取り組む気持ちです。

回答No.1

papipupe-po

会社の規模で全然違います。
総務が２名程度の会社だと経理も人事も雑用もすべてこなしますが、３名以上いれば担当を分けると思います（経理・人事・事務）。

日常的に　特に新人は～文房具の発注や各種伝票の仕分けなどをするのではないでしょうか…　製造業なら各部署の業務の流れを知らないと仕事になりませんから、期間限定で研修？に出されるかもしれません。大きい会社なら部門別に担当者がいて製造の過程を知らずに仕事をすることも可能ですが、小さい会社だと材料の発注などもすることになるので、製造過程をしらないと仕事になりません。

伝票処理の工程を簡素化するとか、間違いなく連絡がいきわたるように頭を使う～というようなことなら永遠の課題だと思うのですが…　ただ、新人にはわからない業務の実態などがあるので、会社の規模と、業務の整備具合などを静かに見守ることですね。自分の仕事も把握できていないのに、口ばかり出しても…ね

お礼

お返事ありがとうございます。
会社の規模を書いてなかったですね。申し訳ありません。社員数は約100名程度の会社です。
総務部は5名在籍です。