電話対応後の立ち直り方

質問

自分は工事を発注して施工業者さんにやってもらう仕事をしています。

昨日、電話がかかってきたので、電話をとったら、「お宅に開示請求のFAX送ったんだけど届いてます？」と業者さんが言うのでFAX機を確認したらもう無く、誰かが担当者の机に置いたのかなと思ったので、「担当者は誰かわかりますか？」ときいたら、「わからないよ、お宅がFAXで送れっていうから送ったんだよ。」と既にイライラされている様子でした。
どんな開示請求なのかなと思い、仕事の内容が分かれば担当者もわかると思ったので「どんなFAXですか？」と聞いたら「だから開示請求だって言ってんだろ」とキレていました。
「お前大丈夫かよ？」みたいなことを言われ、もう一度探して結局届いてなかったら電話かけてくれみたいなことを言われ、電話をがしゃんと切られました。
１０年近くここで仕事してますが、電話対応でここまで馬鹿扱いされたのは初めてで、ショックが大きいです。自分の聞き方も非があったのですが。
こういう業者さんは結構いるみたいなんですが、うちの職場でも業者さんにグチャグチャ言われても全く気にしていない人もいて、自分もそういう、反省するところは反省して成長して、引きずらないようになりたいです。
引きずらない人の心持とか、引きずらないようにどうしたらいいかいい案があったら教えて下さるとありがたいです。

回答No.3

horizon116 · ベストアンサー

ご質問者様の問いは、
【引きずらないようにどうしたらいいか】ですよね。。。

職歴１０年との事ですから、基本的には「無理」なのかも知れません。
要すれば、「性格」だから難しいと感じるのです。

業種からすると、コンサルの様な云わばブローカー的業種だと感じ
ました。（違っていたらゴメンなさい）
相手となる業者さんは、現場で実際に実務に携わる方々。
普段の関係からも、業者さん方々からすればあまり面白く無い存在に
あるのかと推測いたしました。
※本来ならば、持ちつ持たれつな関係なのですが。。。

特に「電話」が起因して、声色（声のトーン）、物言い（言い方）
語り口調等が加味して、余計に普段の「面白く無い関係」が爆発して
しまうのかも知れません。

解決策は、「まぁ、いつもの事だ」と気にしないコト。
鈍感力を身に付ける必要があるのだと感じます。

しかし、それには「性格」が大きく関わるので非常に難しいのです。
訓練するしか無いかも知れませんが、既に１０年のキャリアです。

むしろ、「引きずらない」を克服するよりは、その様な相手の方々と
実際にお会いして交流を図ったほうが良いのでは？と、感じます。

１度でも会い、面と向かって会話が出来ていることで、電話での印象
も全然違うものと成るコトが多いものですから。
その様な精神的事情があるという事を社へ伝え、場や機会を設けて
貰う等は難しいのでしょうかね。。。

精神衛生的に悪い環境が続き、お体を壊す事の無い様にご自愛下さい。

お礼

事務の人が忙しそうなのでエンジニアの自分がたまたま電話にでたらこんな感じになってしまいましたね。
うちは一応お金を払う客側なんで、あまり存外な態度に出る人もいないんですが。
どうせ自分なんてバカでゴミだと思えということでしょうか。自尊心を失いそうです。

補足

たくさんのご提案ありがとうございます。

回答No.4

Don-Ryu

一読して、真面目に対応しすぎですし、工夫も足りない感があります。
10年やっている割には、試行錯誤が見られないまま、心だけが重くなっているように見受けられます。知りたいことをそのまま聞いただけでは、ガキの使い扱いになってしまいます。

「ふっとその場がなごむような一言」を模索してみてはいかがでしょうか？
すごい剣幕で電話がかかってきたら、
「すみません。実は私今聞いて晴天の霹靂なんです！」
とか、
「すみません。お恥ずかしいですが、寝耳に水なんです。」
とか、
「何とかしたいんですが、皆目見当もつかなくて。一目で分かるような開示請求なのでしょうか？」
「怒られついでに教えて頂きたいのですが、〇〇の件でしょうか？」
等。
実感として、ちょっとした言い回しでふっと場がなごむ」一言があります。語彙力の問題です。それだけでずいぶん変わると思いますよ。」

お礼

質問の回答をして欲しかったです

回答No.2

kzr260v2

私の気持ちが落ち込んだときの対応をご案内いたします。

まず、やけどしない熱めのお湯で手を洗います。これは、脳の状態がいずれかに偏ったとき、中央値あたりに戻す作用があります。例えば、眠くてたまらない時は平常になり、やる気に満ち溢れた時にも平常になります。

次にステンレスの流し台の内側など限定して、ササッと磨いて綺麗にします。これは、「自分にも何かしらはできる」という確認になり、自信が取り戻しやすくなります。身近な数分で結果がでる雑用をお探しください。

夜寝るときは、「自分は良くやっている。十分頑張っている。」とご自身をいたわってください。寝る前は「寝るのが仕事」と割り切ると良いです。
朝起きてから反省をすると良いです。今回でしたら、お電話の相手と一緒に、「不明な担当者」へ怒りを表したりすることは、試せたと思います。一緒にその場にいない担当者に怒ることができ、お相手に味方と感じてもらえると、やり取りがスムーズになることが多いです。
あと間違い電話でないかの確認です。私も自宅の部屋にいきなり「お宅の信号機がふっとんだんだけど！早く対応してもらわないと困るんだけど！」とかかってきたことがあります。もちろん私は自宅で信号機屋さんはしてません。お怒りの最中は、ミスもおかしやすいので仕方ないです。

今回の質問主さんでしたら、「私は工事を発注して業者さんに手配する仕事をしていて、開示にかかわった経験がなく、開示にかかわる部署も思いつきませんでした。なにかヒントがあれば、お客様をお助けしやすいと思います。」みたいな感じで、自分の会社名や部署名を言いつつ、基本的な間違いがない確認すると良さそうです。

※
今回は必要ないかもしれませんが、だれかの助けを借りて、今回のやり取りをシミュレーションしたり、シミュレーションの内容を録音してご自身で確認できると、より改善はしやすいです。

人間とのやり取りは大変です。お察しいたします。どんなに頑張っても限界はあります。頑張りすぎないようご注意ください。

以上、参考にならなかったらごめんなさい。

お礼

ありがとうございます。ご記載の内容をよく読んで取り入れていきたいと思います。

回答No.1

abci

FAXの通信履歴は、見られませんか？登録していれば名前が表示されるはず。
電話してきた人の番号が、その中に表示されているのかどうか？
無ければ、相手の100%一人相撲だから忘れてしまえば良い。

お礼

そうですね。そういう人だと諦めます。