社内の共有データを自動的にマイドライブへ送信

質問

失礼します。
パソコン初心者です。
カテゴリー違いしてるとおもいます、、(汗)
建築会社に勤め現場監督をしています。

言葉をどう選んでいいかわからないのですが、、

社員aが作成している工程表（Excelデータ）があるのですが、それは更新される度に社内の共有フォルダに保存され、各々自分のパソコンで閲覧、添削できるようになっています。

ぼくはそれをPDFに変換してGoogleのマイドライブに保存しなおし、自分のスマホやパソコンでみられるようにしています。
ですが、いつ元の工程表データが編集されているのか報告されるわけでないので、数分のラグで間違った工程を作業員に伝えることがたびたびありました。
現場事務所は現場から数百メートル離れており、パソコンを操作するためだけに戻るのは手間と時間が惜しいです。
そのためにさまざまなデータ（図面など）をドライブに保存して現場で確認できるようにしているのに、工程表が手元にあるものが正しいのか毎度不安になってしまいます。

これらを解決するために工程表データ編集されたら逐一マイドライブに保存されるよう設定できればと思っています。
また、このほかにも問題解決につながるアイデアはありますか？
ご意見お待ちしております！

回答No.2

agehage · ベストアンサー

工程表のエクセル管理を辞める
その代わりにgoogleスプレッドシートで作成してもらう
そのスプレッドシートを関係者に共有してもらう

これで常に最新の工程表がスマホでも見れます

お礼

たしかに！
スマホで編集したスプレッドシートはアカウントにログインするだけで別の端末でもみることができていました！自分の立場上、進言するのがまだ難しい状況ですが、なにか機会があれば提案してみます！

回答No.4

firstimpression

そもそも会社のデータを勝手に自分のローカル環境にコピーしていいのかどうか、会社のセキュリティポリシーに違反していないかどうかを確認した方がいい。　それから、最新のデータを共有する方法についても、君一人で解決するのではなく部署とか会社全体でルールを決めて、またはシステム的な対応をして解決する問題だと思うよ。　(^^;)

お礼

許可はとってあるので大丈夫です！（笑）
そうですね、もう少し仕事を覚えて信頼を得られましたら提案してみます！
ぼくのほかに現在の現場ではマイドライブのようなクラウドストレージは使用している方がいないのですが、ぼくが使用しているのを見て少し興味をもたれているようです。これを気に進言してみたいと思います！

回答No.3

chachaboxx

Excelデータの更新時にひと手間お願いして、PDFで保存してもらいネット（スマホで確認できる社内向けWEBサイト等）に上げてもらう（上書き）のが手っ取り早いと思います。メール添付ではパンクの可能性がありますし。
当方が業者などにデータ（数Mb～数百Mb）を渡す場合はそうしてます。
もちろん、極秘扱いする必要のないデータというのが前提で。

もし、システム構築に興味がおありなら、該当するExcelファイルに『上書き保存⇒PDFで保存⇒共有サイトに送信』とかいうマクロボタンを組み込んでしまえば、Excelを更新しているユーザーさんに作業を拒否られることはないかと思います。

お礼

なるほど‥‥！それなら特に大きく作業を変える必要がないので進言しやすいですね！ありがとうございます！

回答No.1

aokii

自分のスマホやパソコンで、社内の共有フォルダにアクセスできるようにするしか方法はありません。ちなみに、現場で自分のスマホやパソコンで社内の共有フォルダにアクセスできるようにするには、会社としてセキュリティ上の問題を解決しておく必要がありますので、一般的には、個人のスマホやパソコンにアクセス権を与えることはしません。

お礼

なるほど、やはりそれしか方法はないのですね‥‥。今のところなんとかなっているので、もう少し自分の仕事内容の整理をして効率的にできるよう努力してみます！