議事録の良い取り方

質問

マイクを使用しない程度の打ち合わせや会議で、議事メモを取る役割となりました。
(これまでは、上司が録っていていました)

分野は、科学技術である場合が多いです。
2回ほど経験しました。
その場でメモを取り、2回ともレコーダーを使用しましたが、難しいです。

(1)自分でかいた字が鮮明でなく読み取れない
(2)レコーダーで録っても、声の小さいところは聞き取れない
(3)会議の内容を私が理解できていないため、レコーダーが会話を鮮明に撮れていても、メモに起こせない

致命的に問題なのは(3)です。
自分が担当している業務(分野は科学技術でない)は内容も理解できるので、なんとかメモに起こせたのですが、技術者の会議などは、レコーダーで録音したところで、話がさっぱり分からず、資料のグラフを指し示している部分の会話も理解できず、メモに起こせないでいます。

先の2回は練習なのでまだ良いのですが、今後は本番です。
(私は大学の学部も文系で、理系の分野の素養が全くありません。)
アドバイスをお願いします。

回答No.1

skydaddy · ベストアンサー

メモを書くことに集中すると、話している内容に意識が向かないので話の内容が理解できません。レコーダーがあるなら、メモはキーワード、矢印、囲みなどの記号化した取り方を行い、最小限にして、できるだけ話の内容をその場で理解することです。話の内容が一生懸命メモを取らずに聞いてもできない内容であるなら、知らない言語の会議の議事録を作成するのと同様に議事録を作成することは不可能です。

とりあえず話の流れが判り、会議であったことの概要がわかれば、細かい部分で理解できないところは、出席者に内容を確認すればいいでしょう。上司や同僚はそのためにいます。技術の打ち合わせと言っても、あなたが理解できる言語で話されているなら、専門用語は判らなくとも話の概要はつかめるはずです。それができないなら、レコーダーを３分、５分などと区切って、その間の要約をしてみてはどうでしょうか？

これも難しいようでしたら、上司に前もって出来ない旨を伝えて代わりを探して貰うか、少なくとも議事録が作成されないリスクを理解して貰えば、上司はリスクに対処するはずです。できないことを言えない部下は、上司からするととても迷惑です。出来ると思っていることが出来ないのは残念ですが、事前にわかれば対処できますから。何事も事後に判るのが最悪です。

お礼

こんばんは。
ご回答をありがとうございました。

＞知らない言語の会議の議事録を作成するのと同様に議事録を作成することは不可能です。

やはりそのようで、単なるテープ起こしではなく、要約する形の議事録が求められていました。

＞出席者に内容を確認すればいいでしょう。上司や同僚はそのためにいます。

それが許されるとは思っていませんでした。
参考になりました。

＞技術の打ち合わせと言っても、あなたが理解できる言語で話されているなら、専門用語は判らなくとも話の概要はつかめるはずです。

わかる人に、資料を見ながらレクをしてもらいました。完全な理解にはたどり着けませんでしたが、お陰でとりあえず、仕上がりました。
それを、上司が見て確認してくれ、何とか完成しました。

議事録がどんなものかよくわかっていなかったので、ご回答はとても参考になりました。
ありがとうございました。

回答No.3

hue2011

これは致命的ですよ。
(3)に関しては。

これはたとえばウズクべスタン人が話し合っているところで議事録をとれというのと同じでしょう。そもそも語られている言語がわからないので要点もニュアンスもわからない。

この話は努力ではどうしようもありません。事情を簡潔に上司に申し入れ、ウズクべスタン語がわかる人間と交代してもらうなり、そういう人の支援を依頼するしかありません。

往々に、自分たちがわかっていると、いったい何が謎なのかがわからないのです。

電子回路なんかをやっているひとたちは、ラプラス変換での結論の展開法なんて基礎でやって慣れていますから、まさか微分方程式の意味がわからないなんて思えないのです。足し算引き算と掛け算割り算ができれば大概の式は大丈夫だろう、と子供でもできるように思うんですが、そもそもそれが分数で行われているということもあまり大したことだと意識しないんです。もともと積分方程式であったこともあまり気にしていないのです。

こういうのを、要点を書きだすだとか箇条書きに、と言ったって不可能事です。そんなことをして問題が起きたらどうしますか。免許を持っていないのに大型車で運搬なんかして家に衝突するなんていうことが起きうるのです。

(1)(2)に関しては、あなたが努力し、研鑽するしかありませんが、(3)は不可能事ですから、早めに申し出て、大事故が起きる前に対策をとるべきです。

お礼

ご回答をありがとうございました。
おっしゃるとおり不可能と感じました。
今回は、内容のわかる人にレクをしてもらい、何とか仕上げ、出席者に確認してもらえました。
しかし今後もこれが続くと思うと、気が遠くなります。
何とか辞退したいところです。

回答No.2

aokii

議事録は結論だけを記載してはいかがでしょうか。

お礼

ご回答をありがとうございました。内容がどんなのかを知らなければ、要約は難しい感じです。