同窓会の企画の手順

質問

このカテでいいかわかりませんが、よろしくお願いします。

今年30歳になるのですが、卒業依頼初めて「高校」の同窓会（3年時のクラスのみ）を企画にしようと思っています。

ただ、今までにそのような経験がないので、どのような手順で進めていったら良いかわかりませんので、何か効率的な良い方法があったらお教えください。

・日時、会場等の設定はどの段階でする？
・上記を決める前に、事前アンケート的なお知らせを通知するべき？
・地元を離れていて、すぐに連絡が付かない相手には、電話などで追跡してまで連絡するべき？

などなど、お教えください。
また、HPでの告知も可能なので、何かオススメのアイディアもあれば併せてお願いします。

回答No.4

toro321 · ベストアンサー

高校の同窓会の委員長です。
同期の全体会を催してます。
３０歳ってことなんで、ここらあたりで名簿をきちんと作っておかないと、のちのち不明者が大量に出ますから、ここはひとつ頑張って下さいね。

時期＝お盆または、正月がいいでしょう。帰省してる人も出られますからね。
場所＝貴方の住んでる街の大きなホテルまたは、個室のある居酒屋。
人数＝クラス定員の３０％が目あすですね。５０％来たら大成功です。店等には、１週間前ぐらいに確定しますと言いましょう。それでＯＫなはずです。僕らは４５０名の定員でしたから、１００～１５０人で予約しました。実際は１８０人来て、会費がえらく余りましたが・・・

とにかく、はがきで、住所にいるかどうか確認しましょう。実家があれば、連絡が行くはずです。
多分不明者が３０％ぐらいになります。
そこで、不明者を載せた、案内往復はがきを出します。
そこでご存知の方は連絡してあげてってお願いしましょう。１０％ぐらいはわかるはずですよ。
それでも不明はどうしようもないです。
そしてこれが重要なのですが、誰か、現住所が動かない人を選んで（実家が寺とか、大きな商店とか）そこに変更がある場合は連絡を～って書いておきます。
すれば、結構いつまでも不明者は増えなくなりますよ。
それと、次回は５年後にやりますとか・・
毎年やってもいいんですけどね（笑）

お礼

ありがとうございます。大変参考になりました。感謝します。

回答No.3

RYO52

私の場合は、高校時代の友人と2人で幹事をした事があります。電話等で連絡を取り合う係りと、案内葉書作成＆新名簿作成の係りに分けると、スムーズですよ。

●卒業後も連絡をし合ってたり、連絡がとれやすい男女の友人4・5人に、場所や日時の希望を聞きつつ相談（何曜日だと出席率が良さそうとか、同窓会が出来そうな規模のお店で働いている同級生や知り合いがいないか・住所が変わった同級生などに心当たりがないか等を確認）
日時と会場はこの時点で決めました。会場となる所には、人数を幅を持って連絡。

●卒業名簿を元に往復はがきで発送。地元を離れているとすでにわかっている人には、早めに実家へ発送しました。
返信到着〆切2日後、すぐに会場に人数を連絡（前日や当日になっての人数変更の場合の対処や料金も、会場の人に確認）

●返信がこなかったり、あて先不明で戻ってきてしまった人は、仲の良かったご友人がわかればお聞きになるのもいいのですが、案内の往復葉書の最後に『初めての幹事なので、連絡が行き届かないかもしれません。全員、御実家にはお送りしておりますが、連絡が届かないのでは？とお心当たりの方の現連絡先をご存知の方は、こちらの連絡先をお伝え頂けると幸いです』と、あなたの電話番号等を明記しておいてはいかがでしょう。

●主婦の方も結構おられる年代なので、会費は極力お安めに。

●HPをお持ちならば「とにかく同級生集まれ！」って呼び掛けて、当日やって欲しいゲームや近況報告方法などを募集しちゃうのもいいかも。ただ、くれぐれも会場等は内密に。「楽しそうだな～」って、乱入してきちゃう人もいるかもしれないので＾＾；
　参考になれば幸いです

お礼

おー詳しくありがとうございます。やっぱり、複数人で仕事分担するほうがいいようですね。また、新名簿作りなど、細かい作業も必要なようで、、、。
大変参考になりました。ありがとうございました。

回答No.2

noname#44012

誘われたとき⇒中学校（クラス）の同窓会のお知らせの突然ハガキがきて、場所・日時・会費と幹事さんの携帯のアドレスが書いてあり、メールで参加不参加の返事を送りました。

幹事のとき⇒（高校の同窓会です。卒業して２年たっていないので、AWKさんと状況が違い、クラスの人の携帯のアドレスがわかっているんですが…）
まず、大体の人数を考えてお店を予約しました。
ほとんどのお店は３日くらい前までなら人数の変更が可能です。
そして、場所・日時・費用等をメールで知らせて、メールで返事をもらいました。
返事がこない場合は電話をしました。（色んな手段を試みても連絡が取れない場合は私だったら諦めます。）
同窓会をする最低でも１ヶ月前までにみんなに知らせないと都合がつかなくなります。

親にくる同窓会の案内は往復ハガキです。

あんまりお役に立たないかもしれませんね…。
幹事、頑張ってくださいネ☆

お礼

ありがとうございます。やはり、場所・日時はあらかじめ決めてあるんですね。日にちだけでも決めてあった方が良さそうですね。ありがとうございます。

回答No.1

noname#7137

企画したことはないですが、招待される側として、回答します。

幹事さんは、会場のセッティングを先にしているようです。アンケート的なお知らせはなく、いきなり葉書でお知らせがきました。地元を離れて所在不明の同窓生には、実家宛に往復葉書を郵送していました。

在学時の結びつきの深さや、日時にもよると思いますが、私の場合は、半分くらいの出席率でした。独身で仕事を持っている人とか、子育てに忙しい人とか、そういう会合の嫌いな人は参加していませんでした。

せっかくの記念にと、皆で写真をとりました。女性は、いきいきと綺麗な人が多かったですが、男性は頭髪が薄くなっていたりして、フケた人が多く、夢破れるという感じでした。

お礼

早速ありがとうございます！
>会場のセッティングを先にしているようです。
やはりその方がいいのでしょうか？参加人数がまったく読めないので、セッティングしようにもなかなか決められなくて、、、。

>女性は、いきいきと綺麗な人が多かったですが、男性は頭髪が薄くなっていたりして、フケた人が多く、夢破れるという感じでした。
ウケましたｗ。それも醍醐味の一つですね。
ありがとうございました。