ややイレギュラーなメール運用の方法について

質問

小規模事業者に入社してまだ何年も経ってないのですが、実質的に
「パソコン係」（サーバーもないのでシスアドとも呼べません）を本職と兼任でやっています。
この企業ではかなり変わったメール運用をしています。
会社ドメインネームのついたメールアドレスを使ってはいるのですが、
どうやら平均的な在籍年数が極端に短いらしく、前任の「パソコン係」が対応しきれなかった
せいか「１＠会社ドメイン」「２＠会社ドメイン」と番号をつけたアドレスを30個ほど持ち
運用しています。
基本的には普通に各ユーザーPCのメーラーで受信しますが、代表メールアドレス、退職者の
メールアドレスなどを「メールパソコン」と呼んでいるPCで全て受信しております。
このため、メールパソコンの席には、従業員が確認と返信のために入れ代わり立ち代わり座り、やや渋滞気味になっております。
これを改善したく、リモートデスクトップのような仮想で自分のデスク上で代表メールその他の
確認をしたいと思うのですが、うまい方法がみつかりません。
　メールパソコンの役割
　　１．代表アドレスまたは退職者アドレスの内容を確認し、そのまま返信するか、
　　　　適切な担当者や自分のアドレスに転送する
　　２．管理職は時折、その受信内容と返信状況をチェックする。
　　３．原則、年中無休で１つの職務に複数の人材がシフト的に携わっているので
　　　　その処理状況をシフトチームのメンバーが確認する
　実験したこと
　　１．サーバーではなくwindows7のリモートデスクトップですので、１ユーザーログイン
　　　しか認められていなく、誰かがセッションを確立すると作業中でも
　　　スパッと切られてしまいます
　　２．これはサーバーでも同じかと思いますが、メーラーもユーザー毎のストレージわけを
　　　　しますので、皆が同じ画面を見ることができないように思われます。
　　　（普通はこれがあたまりまえですが、「返信したか」「どのように返事を書いたか」を
　　　　共有したいようなので、全ユーザーに同じ受信アカウント設定をするだけでは
　　　　当社的には「不足」ということになってしまいます）

以上につきまして、「いやwindows serverならメールソフトの１ユーザーストレージを共有して見られる」「メールソフトの設定をこうすれば1ユーザーストレージを共有できる」
「システム運用的には無理があるのでこういうルールにしたら？」など
ご教示いただければ幸いです。
ちなみに、今使っているメーラーは某国内会社の忍者の武器の名前のものですが、
Outlookなどメジャーなもののほうが、そういったことができる、ということであれば切り替えは可能です。
長くなりましたが、よろしくお願いいたします。

回答No.3

notnot · ベストアンサー

普通のやり方としては、他のメールアドレスへの転送です。

・退職者のメールアドレス ⇒ 後任のメールアドレスに転送
・代表のメールアドレス ⇒ 代表宛メールの処理担当者（普通は複数人）に転送

転送という概念をご存じないのでしょうか？メールソフトの機能じゃなくて、メールサーバーの機能です。

お礼

ご回答ありがとうございます。転送ですね。
はい、一応そのドメインサービス会社のウェブ上でいじれるコントロールパネルを操作していますので、存じております。
　普通の会社は、退職＞前後して後任者の社内選定または求人
と、ほぼ一対一の関係が成立し、誰に転送すればいいのかが明確です。
　しかし、驚くなかれ中小企業。だいたい１人で大企業で言うところの３部門くらいの仕事、多い人で６部門くらいの仕事を持っていますので、
一度退職者が出ると、個々の仕事を誰にどう振るのかを悩むのが
恒例行事になっています。
　ちなみによくホームページで見つけられる代表アドレスなど、皆さんはどのように処理していらっしゃるのでしょうか。多種多様な問い合わせ、
適切な部署／課員への転送など結構難しいと思います。かといって、電話交換手のように、それだけをする人材はおそらく大企業でも雇っていないと思いますが。

回答No.4

Blackwingls

こんにちは、Blackwinglsです。

> ちなみによくホームページで見つけられる代表アドレスなど、皆さんはどのように処理していらっしゃるのでしょうか。

代表アドレスに送られてきたメールは、関係者へ転送設定しています。
関係者が各自のアドレスより問い合わせ者に返信いたしますが、当然社内の他の関係者にもCcすることになっています。

ちなみにメールサーバがpostfixで運用されていて、環境ファイルを設定する権限があるのであれば、参考URLの手でいけると思います。
今度、うちの会社もそうしようかなぁ・・・・。

ではでは～☆ミ

参考URL：

http://hro-blog.blogspot.jp/2016/04/postfix.html

お礼

再びご回答ありがとうございます。
やはり、どちらも代表メールの振分についてはけっこう泥臭い手作業になることが多いんですね。いわば現代の電話交換台のようなものというか。
postfixのような機能は、おそらくブラウザ上の管理者用GUIコントロールで設定可能だったように思います。この送り元ならこの人、このタイトルならこの人、とルールづけが大変そうではありますが。
いろいろ教えてくださてありがとうございました１

回答No.2

Blackwingls

こんにちは、Blackwinglsです。

> 代表メールアドレス、退職者のメールアドレス

このアドレスを見る必要がある人のPCで上記アドレスを受信すれば良いだけではないですか？
POPの設定で「サーバーにコピーを残す」設定にしていれば、複数の方で同じメールを受信できると思います。

ではでは～☆ミ

回答No.1

trytobe

Google の gmail のアドレスに転送して、

それを全員が閲覧可能に設定した上で、

ブラウザからアクセスして、未読のメールを開いたら、すぐに返信の下書きをはじめ、見てもらいたい人の名前を冒頭に書いた状態で、「下書きのまま残す」

という方法があります。誰に振っていいのかわからないときは、未読に戻すか、グループ名だけ記した「下書き」を残す。