一日の仕事でどこまでやるか。

質問

派遣社員で事務をやっています。
連日業務の終わりが見えなくて、社員より遅く帰っています。
背景には引き継ぎと、同時に大量の臨時応対が溜まっています。
今は夕方の遅い時間に書類が届いても処理を済ませて、通常業務に取り掛かり、
翌日のためにまっさらの状態にしています。
でも身体は正直なので、こんな生活にも限界を感じてきています。
そこでご相談なのですが…。
皆さんは一日の仕事でどこまでやっているのでしょうか。
区切りなど決めているのでしょうか。

臨時応対は緊急を要するもので、取引会社にご迷惑をかけるので、
手を抜くことは絶対できません。
通常業務は日数が決まっているので、その期間内に応対すればセーフなのですが、
担当する会社から返答があれば、その当日に処理をするようにしています。
一日応対しないだけでも冷や冷やしますし、「どうなっていますか？」と聞かれますし。
それに皆さん同じかもしれませんが、鳴り続ける電話やメールの嵐の応対にも、
やはり時間が掛かってしまいます。
合間を縫って新人教育もしていたら…、あっという間に定時です。

仕事の効率を上げる方法や改善策などがあれば、
ぜひご伝授していただきたいです。

回答No.2

ura-hara · ベストアンサー

社会人18年生です。総務を15年ほど担当しています。

うーん、効率が悪いのではなく、優先順位の付け方と
時間の割り振りの問題、という気がします。

今のお話だと、残業前提で業務が組み立てられているワケですよね？
その前提が疑問です。
残業時には、事務所の光熱費（電気代・時間外の空調費用）が発生します。
残業＝コストが発生している、という認識はお持ちでしょうか？
ましてやkamifubuki_555 さんは派遣社員、ということですから残業代も発生しますよね？

本来明日の業務時間内の対応で良いことを、残業代と空調費使って
今日無理やり処理しようとする・・・
それって会社に本当に貢献していますか？と聞かれたら、正直疑問です。
全部が全部、降ってきたものを当日に処理する必要が本当にありますか？
どんなに効率のいい人だって、1日にできることは限度量があります。

お勧めは「定時に帰るにはどうしたらよいか？」と考えて
1日、そして1週間単位で時間割を作ることです。

お手洗いに立ったりする時間も考えて、ギチギチにせずに作ってみましょう。
何にどれだけ時間をかけているかをまず自分で把握しないと、
効率を上げるだけじゃ無理です。

私のざっくり時間割は
■メールは朝9：00・昼13：00・夕17：00の10分×3回しか見ない（やりとりは1日に30通くらい）
　電話連絡は朝9；30～9：45（←相手がオフィスにいる可能性が高く、つかまりやすい）
■午前中は抱えている案件の処理（←集中力がある時間帯だから）
■13：00-14：00はその日に言われた突発的なことへの対応
　　（←ここで処理できない混みいった案件は「２，３日時間下さい」って自分から言います。
　　回答する日を前もって約束しておけば、「どうなってますか？」とは聞かれません。）
■15：00-17：00はルーティンワーク
　　（集中力が切れる時間帯ですが、得意なエクセルなので一応ははかどる）

で、時間割に沿ってやる。できなければ時間割を作り直す。
何度もトライして、だんだん精度の高い時間割を作ってみてください。
そうすると自分で時間をコントロールして、その日処理できることかどうかを
見極められるようになってくると思います。

まじめで責任感のあるかたとお見受けしますが、体調管理も仕事のうちです。
身体を大事になさってくださいね。

お礼

お礼が遅くなり、大変申し訳ありません。

時間割の発想、とても参考になりました！
メールや急遽対応しなければならない案件に振り回されていたので…
メールを３回しか見ないという時間割が衝撃的でした。

現在はお陰様で仕事に慣れてきて、
無理に最後までやり切ろうという気負いもなくなってきました。

ルーティンワーク業務もあるので、ぜひ時間割を活用していきます。

本当にありがとうございました！

回答No.1

tar5500

仕事があるだけいいんじゃないの？仕事なくて困ってる人もいますし
業務内容（時間や範囲）に不満があるなら一度営業にでも相談してみたら？
でも残業くらいはどこでもあるしあなたの仕事範囲で遅くなるなら
それは効率をよくしていくしかないですね
きた仕事を全部やるのではなく優先順位をつけてどれが今片づけないとならないか
これは後回しにできるなど工夫することも必要かと思います

お礼

早々にご回答ありがとうございます。
やはり営業に確認ですね。
業務外の来客応対など、臨機応変に応対していて、
どんどん仕事は増えるばかりで。
ビジネス本などには目を通して、
優先順位などはつけておりますが…。
参考にさせていただきます。