取引先の担当者の対応で苦慮してます

質問

仕事を発注をいただく会社の担当者　30代後半

この担当者は、自分が細かい指示をするのが、面倒なので、
電話で指示を出すが、指示通り遂行したが、結果うまくいかなかった。
その原因は、仕事を受けている側にあると発言。
また、私は、そんな指示をしていないと、言う始末
そんなことはどうでも良く、対策を練らないといけないのに、
自分は変ろうとせず、悪いのは、全て受け側の私の部下への責任転嫁。

大人なのに、自分の意見以外は聞き入れず、意見を言うと、
余計に、嫌がらせ的に、こちらが、困るような要求をする。
自分に逆らうと、こうなるぞと示したい模様。

この相手をしているのが、部下であります。
私も、取引相手の対応は経験がなく、この部下ができるだけ　嫌がらせを受けずに、
自分の力で対応できる方法を模索しています。

こういう相手の場合は、どのような対応をするのが、円満に行くのでしょうか？
将来的には、品格がない担当者と会社なので、取引は打ち切る予定です。
今は上からの命令で、取引を増やす命令を受ける。

ただ、他の会社でも同様な担当者が多いと思うので、部下と私含めて、普段の仕事や、対応、
報告、契約についての注意事項、経験談や、アドバイスを受けたいです。
私の部下が仕事を受けてからは、その会社の売上も増えていますが、その子の限界ぎりぎり
まで働かし、自分達の手間を減らし、他の顧客の対応や商談に時間を割いている模様です。
また技術的に、能力以上の要求と仕事量。

またかなりの策士で、私共が訪問しても、部下から報告を受けている内容と食い違いが
あり、とぼけ、ごまかします。部下は真面目な性格で、細かい報告はしてくれているので、
信用しています。

回答No.4

sunsowl

>この担当者は、自分が細かい指示をするのが、面倒なので、電話で指示を出すが、～

言った・言わないの水掛け合戦になってしまったのでしょう。
口頭での発言は残りませんので、今後は指示を受けたら、メールでリマインドしてください。

また、質問者も部下に投げっ放しではなく、部下をちゃんとフォローしてください。
もめ事が起きているようであれば、質問者が替わって対応することも必要だと思います。
得意先担当者は、部下が仕事に不慣れなのをいいことに無理難題を言っているかもしれません。

>将来的には、品格がない担当者と会社なので、取引は打ち切る予定です。
その前に、担当替えを検討されてはいかがでしょう。
得意先担当者が一方的に部下のことを嫌っている可能性もあるので、別の社員が担当になれば得意先担当者の態度も変わるかもしれませんけど。

お礼

相手はメールをいやがりますが、
一方的でも、指示受けたことを、メールなり、
残すしかないですね。

当然フォローはしてますよ。

ありがとうございました。

回答No.3

noname#179120

取引関係上、何でも下請けにさせればいいって考える担当者いますね。

みなさんお書きのように、商談内容とか発注内容その他連絡事項は
すべて文書化して、押印なり署名なりさせる。
もちろん双方です。

それでもたぶん策士のその担当は出来るだけ書面の取り交わしを
しようとせず、電話中心にやろうとするでしょう。
受け手側が社内にいるときは、録音機を使うなどある程度の対策は
可能だと思いますよ。

問題は出先で携帯電話で受けた時ですね。
その場合でも部下には出先では先方からの要求には
その場でYesあるいはNoは言わずに、帰社してからあなたと協議して返事するなり、
電話の内容をFAｘないしはメールなりに入れておいてもらうように
先方に言うといいったルールを作った方がよいでしょう。
（もうされているのかもしれませんが・・）

最終的には取引停止になるとお書きですが、
具体的にいつか決まっていますか？
決まっているなら嵐が過ぎるまでだましだましやるのも手ですけど、
具体的に決まっていないのであれば、やはり手は打つべきでしょう。

電話なりFAXなりメールすべてにおいて、相手側に確認（押印や署名）を
させておいた方がいいと思います。会社の録音機もボイスレコーダー程度で
良いと思います。その人だけの対応で良いのですから。

相手が嫌がろうが、表向きは自社管理のためということで良いと思います。

お礼

ボイスレコーダーまで使うのですね。
携帯電話での件、大変参考になりました。

できることはしますが、何でもこういう形にすると、
相手もとっても、面倒だと思われ、好意的にみない可能性も
感じますが、その辺りは、どうすればいいのでしょうかね。

電話以外は時間がかかるので、メールや文書化を嫌がります。

それで理解しろ！　そういう感じです。

課題として、それをきっちり、管理しながら、相手にも好感や、
取引継続をしてもらえるような対応術を身につけたいですね。
ありがとうございました。

回答No.2

pusai

> 私は、そんな指示をしていないと、言う始末
ちゃんと電話議事録は作成していますか？
その議事録を取引先の担当者および資材部門（担当者一人じゃ信用できないのでしょう？）に文書で提出していますか？
そのような担当者相手に議事録を作成・提出していなければ、言った言わない論になることは子供だって分かります
文書にて明確化し取り交わしていないのであれば、質問者様側にも落ち度はあります

> どのような対応をするのが、円満に行くのでしょうか？　取引は打ち切る予定です。
正規の契約・指示記録と活用し、下請法違反で訴えましょう
そうすれば法的に円満に縁を切れます
単に取引を打ち切っただけでは、業界に質問者様の悪口が流れる恐れがあります
（業界内での発言力は取引先の方が強いのでしょう？）
法的にどちらが悪いかを明確にし公開することで、質問者様の企業が業界内で地位を守ることが出来ます

お礼

電話議事録というものが、あるのですか？
言った言わないは、本当にいやになります。
ありがとうございました。

回答No.1

tentolan

ひとつひとつ丁寧に確認しましょう(^^)

こんばんは、

電話でご指示をいただくことって、多いですよね。

電話で頂いたご指示は、必ず FAX やメールで確認させて頂いています。

ご連絡頂きまして、ありがとうございます。

下記のご指示通りに進めさせて頂きます。

(1)・・・
(2)・・・

ご指示内容につきまして、
認識謝りや変更等がございましたら、
大変お手数ですが、
作業開始の○月○日までに、
ご指摘・ご連絡頂きますよう、お願い申しあげます。

などと、
確認されてはいかがでしょうか。
増収増益、頑張ってください！

お礼

ありがとうございます。
とても参考になりました。

そうすることで、相手も間違いがあれば気がつくし、
相手の間違いも、相手自身がわかり、そんなことは言ってないと
いえなくありますね。

文章表現も感じがよく、
しっかり仕事を受けている印象を受けますね。

また参考になることあれば教えてくださいませ。