メールチェックをしない相手の対処法

質問

仕事のメール確認についてご意見を伺います。

管理部門・経理部門で、自分専用の社用アドレスを持っているならば、
メールのチェックを怠らないことは社会人の常識と思うのですが、いかがでしょうか？
いまどき、電話で「メール送りました」と連絡しなければ気づかない、というのは
取引先に失礼ですし、その人の管理能力とか処理能力の問題だと私は思うのです。

具体的には、取引先の経理担当にメールを送り、しばらく返事がこないので、
電話してみると、メールみてませんでした、と言われることがよくあります。
タイミングとしては、たとえば、前日午後～夕方にメールを送り、
翌日、昼近くにこちらから一応電話してみると、
「は？メール？あーそうですか。」と言われ、結局内容をすべて話す羽目に。

経理・管理部門で朝9時頃には出勤しているにも拘わらず、
午前中のその時間にメールチェックしていないのが、私には不可解です。
しかも、こちらは一応得意先であり、内容はその人からの依頼により納品書・請求書を確認し、
「間違いがあるから」連絡しているのです。
（向こうからの依頼時は、FAXで数枚送られてきます。）
客先に手間をかけて申し訳ない、という気持ちも見えません。
（こちらは、上司に同報して記録として残したいことと、FAXで紙をプリントして送るより、
メールのほうが便利だというのもあります。）
「FAXで送ったんだから、FAXで返信しろ」とでも言いたいのか、
シラっとして押しが強い態度にも腹が立ちます。
メールの件はわからせてやりたい気分で、今考え中です。

なお、この人は、「メールができない」人ではありません。
別件で、私宛に月１度、定例的にメールで添付表の確認依頼をしてきます。
もちろん、私は電話が来なくても、きちんと確認して返信しています。
また、月１回、当社の経理担当に訪問することになっており、大きな声で、
自分のプライベートな話から始まり、本来、話す立場でもないことを大きな声でベラベラと、
ときに素っ頓狂な高笑いを響かせています。（電話相手の声が聞こえないくらい）
そんなタイプの人です。

なにかよい方法があればよろしくお願い致します。

回答No.2

tiroo · ベストアンサー

仕事で個人メールを持っていて、たまにだとしてもメールを受け取ることがあるのならば、最低でも１日に１回はチェックするのは常識だと思います。それにその方のことが気に入らない気持ち、腹が立つ気持ちはすっごくよく分かりますが、現実的な意見を書かせていただきます。

現状、その方がメールをチェックしないことが分かっているのに質問者さんがメールで連絡したいのであれば、「メールを送ったので確認してほしい」と電話なりＦＡＸなりで連絡するしかないと思います。

もし質問者さんの方が得意先で本当に強い立場なら、「メールを確認してもらわないと困る」と直接伝える、担当者の変更を依頼する、極論を言えば取引を減らすもしくはやめる、などの対応ができるはずです。できないのであれば、「得意先」であるというのは質問者さんの感情が入った判断で、代わりの取引先がない、急に取引を減らしたりやめたりすれば悪い評判がたって最終的に質問者さん側が困るなど、実際には対等と言わざるをえない関係になっているのかもしれません。

実際、質問文を拝読する限りでは私もその方に良い印象は持てません。でも別の会社の人ですし、親切にもその人の仕事の仕方を上手にそれとなく改善してあげるようなことは質問者さんの仕事ではないと思います。取引しにくい人なら成績が下がっていき、それなりの待遇を受けることになると思います。そうなっていかないのであれば、会社自体がそれなりの体質なんでしょう。そういう会社が生き残っていけるとは思えませんし、生き残っていけるのであればそれなりの力のある会社なんだと思います。

現状、質問者さんが直接できるのは、「メール連絡を基本にさせていただいているので、頻繁にチェックしていただけませんか」と伝えてみて様子をみるくらいではないでしょうか。ただ、質問者さんがその方にメールをする頻度が少なければ、「どうしていつあるかもないかも分からない連絡のためにわざわざ毎日チェックしなければならないのか」と思われる可能性もありますよね…。

「常識」って会社によっても人によっても違って難しいですよね。がんばってください！

お礼

早速のご回答をありがとうございます。
実はこの会社、他にも不可思議な人が結構いまして、
上司とともに困ることが結構ありました。
営業の担当者に伝えて、少しずつ改善は見えたりもしますが。
実際、取引をやめる・減らすことはできないので、確かに仕方ないです。
うまく伝えられるように頑張ってみます。
ありがとうございました。

回答No.4

mimazoku_2

まあ、おおむね正しい主張ですね。
が、ＦＡＸで来た場合、ＦＡＸで返すのが「礼儀」です。
で、メールをどうしても見せたい場合、「メールにて返信しました。」とＦＡＸで返事をするのが良いでしょう。

＞その人の管理能力とか処理能力の問題だと私は思うのです。

その通りです！
また、見させるのも「テクニック」です。
相手を誘導するコツ（知恵）を身につけましょう。

お礼

ご回答ありがとうございます。
FAXで確認を依頼されチェックするのも、経緯としては相手の都合から来るものでもあり…
その点は合わせているので、返事くらい・・・と思っています。
他社間とも、注文書ですとか、その他、FAXでなければならない場合はFAXで返信しています。
そういえば、この会社、当社からの注文書で「FAXで納期回答のご返信お願いします」と書いたものに対し
なかなか返事がなく、電話で問い合わせたら口頭で回答、「念のためFAXでもご返信を・・・」とお願いしたら
（これは言った言わないを防ぐ、ごく普通のやり方と認識しています。）「あー・・・FAXですかー？」と面倒くさそうに言われたこともありました。これは一例ですが、ふつうの常識がなかなか通らないことが多く、いろいろ対策を取ってきました。（他社間なら手伝わないことまで手伝ってます。）
余談、失礼いたしました。
ご意見ありがとうございました。

回答No.3

E-1077

そもそも
　お互いの部署間で、意思疎通はメールでやり取りすることなどと取り決めがあるのでしょうか？
　相手がファックス多用の場合はこちらもファックスにしてあげるのが筋。
　ご自身でも書かれている通りに「その方が便利だから」というのは理由にはなりません。
　相手に合わせるのが仕事です。

　確かに近年はメールでのやり取りが多くなりましたが、それでもまだなお固定電話とファックスがある限りは、そちらを優先させるのが一般的な解釈でしょう。

　親会社がいまだにフロッピーディスクでデータベースを送ってくれるので・・・・・。メール添付でもいいのに・・・・と思いつつ。
仕様が違うと認識しないのかも、と考え直してみたり。内容を見てもせっかくエクセルでの作表なのに、入力すると全部崩れるなどということはまれではないのです。
　以前の上司はいまだにミミズののたくったような手書きで文章をよこします。
　解読できるのはこの世に私しかいないらしい・・・・。
　それでも仕事だからと諦めて相手に合わせています。

　自分基準で考えないことです。

　次回に来社したときに、今後は全部メールでお願いします。
　とでも言ってみますか？

　それでもファックスの方が間違いがないとかたくなな人は少なくないでしょうけど。

　もう少し柔軟にね。仕事をしましょう。

お礼

早速のご回答をありがとうございます。
私は充分、柔軟性や機転、改善意識を認められています。
新しいことから学び、相手に合わせることもしてきました。
仕事をする上で、会社も人間も、良いほうへ変化・進化することは必要だと考えています。
ご意見ありがとうございました。

回答No.1

violet430

相手の上司へ訴えて改善を申し入れるべきです。必要であれば貴方の上司にも協力を依頼します。

お礼

早速のご回答をありがとうございます。
ご賛同の方向のご意見を頂き、安堵いたしました。
伝えてもいいということですよね。
相手は、なんと「部長」でして…その上は社長になるかと思います。
私の上司は「直接言ってやれ」的な考えではあるのですが…
なるべくお互いイヤやな気分にならないよう、冷静に常識的に伝えられるよう、考えてみます！
ありがとうございました。