職場のフリースペース化

質問

現在、いくつかの部署の職場を対象にフリースペース化をテスト的に検討しています。
固有の机、備品を廃して、極端に言えばなにも置いていない机だけにしたいと考えています。

出社した社員はキャビネットからノートブックと最小限の備品箱を出して、その日の気が向いた机（スペース）に座って仕事をしてもらう予定です。

ほとんど社内にいない営業部のような職場では無駄なコスト削減などの効果がわかりやすいため前例は多いと聞いてはいますが、デスク業務系の事例はほとんど耳にしません。
電源、ネット回線、電話配線などインフラ面ひとつとってもいろんな課題があるかと思うのですが、どなたか実践している方はいらっしゃいますか？

参考になる事例を探しているのですが皆目その情報に行き当たることがなく困っています。

アドバイス頂ければ助かります。

回答No.3

totoro99 · ベストアンサー

こんにちは。

業務効率の改善から言っても大変結構なことだと思います。
何年も前になりますが勤めていた時の会社で実践していましたし、今コンサルしている会社でも行なっているところがあります。

管理部門、技術部門、勿論営業部門全てが対象です。
大きな机を島状に配置し、その周囲に椅子を配置します。なお毎日同じところに座ることを原則禁止します。また机の真ん中に電源を取れるようにしておけばノートパソコン（全員に配布）が接続できます。勿論私物は常時置く事は出来ません。

では私物や個人資料は何処に置くのでしょうか？
壁際に天井まで届く収納ＢＯＸ（勿論扉付きで見た目にもすっきりしています）を配置し、そこにパブリック用の資料を置き、下段に大きな引き出しを付けそこに私物や個人用ファイルを纏めて入れて置く様にします。
毎日ここから資料などを持ち出し帰る時には確実に収納するように徹底させます。
こうすることで何時も机の上は綺麗な状態が保て、急いで処理しなければならないものや不要になったものなども一目瞭然になります。

なお基本的にはペーパーレス化も徹底させたほうが良いでしょう。でないと資料の山は一向に改善できませんし非効率です。
社内ＬＡＮなどを構築し、全ての情報を一元管理し報告書や設計資料も共有化を図ります。勿論適切なアクセス制限なども必要です。電子回覧や電子承認などのシステムも組み入れるといっそう業務効率が改善されますので出来ましたらそこまで徹底してみて下さい。
はっきりとした効果の違いが認識できるようになります。なお中途半端な改善ではかえって使いにくいものとなる可能性がありますのでご注意下さい。

ついでに組織のフラット化も推進してみては如何でしょう。役職で分けるのではなくプロジェクトごとで組織を作っていくのです。既成概念を取り払うことで組織は劇的に活性化します。（長くなりますしご質問の趣旨から外れますので割愛します）

以上ご参考まで

参考URL：

http://www.kokuyo.co.jp/agauge/

お礼

お礼が遅れまして申しわけありませんでした。

対応が柔軟な営業部門以外の部署での実施例は大変参考になります。
毎日同じ席に座ることは原則禁止、という運用方法はリアルなアドバイスで納得しきりです。
人はどうしても居心地の定住化を本能で持っていますので
こういう事態は避けられないかな、と危惧していましたので。
机周りのレイアウトに関しては、机の真ん中に電源を配置する案は会議室ではよくありますが、絶対に必要ですよね。

収納BOXの徹底した利用ルールは必須だと実感しました。
いかにがらくた箱にしないか、を自分たちで検討しなければいけませんね。
利用の不備さを「一目瞭然」にする仕組みにしなければと思います。

ペーパレス化の向こうにある課題はたくさんありそうですね！
基幹系へ組み込む準備にもしたいと考えていますので最も重要な柱になると思います。
情報の一元化管理などを通して組織体勢の考え方は変わってくるのでしょうね。

貴重なアドバイスを頂きありがとうございました。

回答No.4

shige117

＃１です。
ホチキス、はさみなどは共通備品となっております。
ホールペンなどの筆記用具は、ペンスタンドを各自キャビネットから取り出します。
途中の書類は、各自のキャビネット、完成書類は共通のキャビネット収納。
あと、プリンタの位置は皆さんの動線を考えて複数設置したほうが良いかも・・・。

お礼

shige117さん、お礼が遅れました。申しわけありません。

昨日、業者の方を入れてミーティングしたのですが、各自のキャビネット関連で以外にてこずっております。

せめてA４のPCが横置きで余裕で入るようなロッカーを相談しているのですが、意外と横幅に見合うものが少ないそうです。

ご指摘の紙書類のふるい分けはとても重要ですし、それらを考慮しての選定になりそうです。

追加アドバイス、誠にありがとうございました。

補足

追記です。
実は、部長も課長も一般社員と同じ扱いでフリースペースをやってみることになったんです。（ご本人の意向です）
センシティブなレベルの資料もあるでしょうし、さすがに部長クラスの人を全て他者と同じように、というわけにはいかないような不安もあります。

座ったデスクに旗を立ててもらおうか？部長だけ仕切りボードを付けられるようにしようか？などの案を出している最中ですが、もしも同じようなシチュエーションを経験された方がいらっしゃいましたら教えて頂けますでしょうか？

回答No.2

tsukine

営業部署8名ほどで実施したことがあります。
OAフロアではなかったっため、電源は延長コードを
床にガムテープで止めていました。（お薦めできません。）
テーブルは楕円形のもの一つで、壁一面に扉付の棚、深い引き出し、レターケース状の浅め、深めの引き出しを組み合わせたロッカーを置いていました。扉は一部引き戸式で前面がホワイトボードになっていました。
各自の書類は、割り当てたられたところに置きます。
たてられるものは棚、薄いものは、紙製の書類箱に入れて深い引き出しや棚に入れていました。また、備品（はさみや糊など）は、各自レターケースの中です。
必要な書類と備品を持って、席に着くという感じです。PHSを利用しており、充電器はまとめておいておき、席に着くときに持って行き、帰りまたは外出時に戻しておりました。
預かり書類や伝言メモの置き場に最初は困りましたが、レターケースに入れたり、行き先ボードにマグネット止めしておりました。
席は、最終的には決まってきますね。外出者が多い場合は、広いスペースを使えますし、人がいないときは、机の上に何もありませんから、スッキリしております。打ち合わせなどもし易いと思います。

お礼

お礼が遅れまして大変失礼しました。

紙モノの対応が現実的にどうしたものか悩んでいましたのですごく参考になりました。
充電器の整理もちょっとしたことですが実際の運用時には
必ずひっかってきますよね。
ハッとしたのは伝言メモのことでした。
さっそく、部内で相談した結果、グループウェアの伝言メモ機能というものを全員で標準として使おう、ということにしました。
今まではあまり利用者がいず、安易にその場の誰かがメモ書きにしていましたが、時間のロスは年間で考えると相当なものだと気付きました。

テーブルのアドバイスも的確に頂き、大変感謝しています。弊社で以前普通の長机で実施したら長続きしなかったそうで、やはり机周りのレイアウトは重要であることを再認識しました。

参考になるものばかりでありがとうございました。

回答No.1

shige117

技術部門でフリースペースにしてますが・・・。
まずは管理職制の机を固定するかどうかがポイントになりそうです。部長、課長の座る位置が固定していると、部下の座る場所も固定化する傾向にありますね。
パソコンネットワークに関しては、無線化を行いました。かなり広いワンフロアーをフリースペースにしたので、無線化設計する為に、ネットワーク業者に相談しました。電話は場内用ＰＨＳに全員変更しましたよ。

お礼

さっそくのご回答ありがとうございます。

上司に紐付けして部下も集まってしまう、というケースはなるほど！と感じました。
上司にも考えてもらわないといけないかもしれませんね。

電話は現在、コストがかかり過ぎて。。。２０人程度規模の部署には複数子機を導入して様子を見ようと考えています。

無線化は必須ですね。会議室にもすぐ移動できそうです。

ところで、備品の管理はどうされているのでしょうか？
既存で各個人で持っていたものは紙の書類も含めてたくさんありそうです。
引出しもなくしたいと考えていまして、この手の対策に頭を抱えております。

もしまたアドバイス頂ければ助かります。