学校関係の連絡網について

質問

最近、児童を巻き込む事件が多発しており、新聞沙汰にならないコマゴマとした事件など合わせると身近に多々起こっています。その度に地区連絡・クラス連絡など色々回ってきますが、緊急連絡だと言うのに、最後まで回らなかったり、時間がかかりすぎて効力が失せたりしています。最近の媒体としてメール・ファックス・電話などありますが、様々な人達に適応できる素晴らしい連絡網作成方法はありませんでしょうか？「うちはこれでうまく行っているよ」というのがあれば、是非教えて下さい。お願いします。

回答No.4

SpiralGalaxy · ベストアンサー

学校ではなく子供のスポーツ少年団（３５人ほど）ですが、保護者の方といろいろと連絡を取り合わないとならないことが頻繁にあります。通常の電話連絡網はまず決めて印刷して配布してありますが、それ以外にＥ－Ｍａｉｌによる連絡網を使っています。（どちらかというとこちらの方がメインになりつつあります）

保護者と言ってもどちらかというとお母さん方（３０～４０才代）がほとんどなのですが、それでもほとんどの方が携帯電話をお持ちで日常的にＥ－Ｍａｉｌされているようです。

さてここからですが、
実は私が本職のコンピュータ技術者なので専用「メールサーバ」を立ち上げています。こう書くと「エーッ？、そんなの私にはできません」って言われそうですがまあ付き合ってください。

１）まず、Ｅ－Ｍａｉｌによる一斉連絡を行います。
　　読んだら必ず返信するよう書いておきます。
２）返事のないところ、携帯等お持ちでない方にのみ電話連絡します。

こうすると殆ど３０分～１時間のうちに連絡がつきます。

一斉連絡も３５人の方に個別に送っているわけではなく、あるひとつのアドレスに送れば全員に届くように設定してあります。また会の全員宛、役員全員宛とか、全員に個別メールアドレスを割り振ったり、携帯転送などいろいろ設定してあります。

私のところのように専用メールサーバ＆独自ドメインでっていうわけにはなかなかいかないとは思いますが、こういった使い方もあるよ、そして実際にこれでうまく運用できているということで…。うちの会の場合だと誰でもが、あるアドレスにメールすれば全員に送信できるのでみんな、重宝しています。個別の携帯メールアドレスが変更になってもサーバだけで変更すればよいので、他の人はそれを知る必要はないし。

○素人の方でも可能な方法
１）ＰＣのアドレス帖でグループ設定しておけば、ほぼ同じようなことは可能でしょう。（これだと送信可能な人が限られてしまいますが）
２）各プロバイダが提供している「メーリングリスト」を利用する。

２）が最も現実的ではないかと思います。費用もそれほどかかりませんし。

例として＠Ｎｉｆｔｙのメーリングリストの説明のＵＲＬを参考ＵＲＬに挙げておきます。

参考URL：

http://www.nifty.com/mail/ml/outline/index.htm

お礼

この連絡方法は私の理想とするところです。早速各関係者にこのページを印刷し、これを基本とする私の案も立てて提案してみましたが、メールを使わない人・メルアドを親しい人以外に公表するのを嫌がる人が想像以上に多く、時期尚早と言う意見が多かったので、今の時点では前後の人とあらかじめ複数の連絡手段確認しあっておくとか、責任を持って回すという自覚を持ってもらう。という方法になりそうです。私個人は会社の会議・様々な集まりの連絡手段はほぼメールです。今より少しは良い方法が見つかるよう考えます。とても参考になりました。ありがとうございました。

回答No.6

SpiralGalaxy

もう少し補足すると…

携帯アドレスが以下のようだった場合、
田中さん：t***123456789@docomo.co.jp（架空）
山田さん：y***9876543210@ezweb.ne.jp (架空）
会が保持している独自ドメイン名： xxxx.com (架空)

(1) 田中さんが携帯で山田さんにメールする。
送信先は y***@xxxx.com とする。

(2) 会保持の専用サーバでは y***@xxxx.com を y***9876543210@ezweb.ne.jp に置き換える。
　　また送信元は田中さんの携帯なので本当は t***123456789@docomo.co.jp だが
　　これも t***@xxxx.com に置き換える。

(3) 専用サーバで山田さんにメールを転送する。

(4) 山田さんの携帯では t***@xxxx.com からのメールとして受信される。

つまり田中さんも、山田さんも相手の本当の携帯アドレスは一切知ることなく
送受信が可能なわけです。

(2) の部分は私がコンピュータプログラムを作成してそういった処理を行っています。

実際の運用ではこのプログラムを作成した後、
保護者の皆さんに説明して、本当のアドレスは公開しないということで
了解をもらい全員のアドレスを教えてもらいました。

この方法だと、本当のプライベートアドレスを公開せずに仮のメールアドレスで
連絡ができるので、皆さん気兼ねなくメールされているようで良かったと思っています。
メールアドレスの @xxxx.com より前部分は保護者の方の苗字にしてあるので、覚えるのも簡単です。

ただ、どう考えても一般的ではないので（メールサーバ、独自ドメイン、プログラム等必要）
ninbas2000 さんのお役に立てないのが非常に残念です。

お礼

私もこの方法がうまく利用できなくて残念です。当ＰＴＡ組織は現在約３５０以上の家庭数で、各家庭の事情もまちまち。SpiralGalaxyさんの案を取り入れるには時間がかかりそうです。でも、個人的にはすごくいい情報でした。子供のサッカーの連絡網もかなりメールに頼る部分も増えてまいりました。素敵な方法を教えてくださって、ありがとうございました。

回答No.5

SpiralGalaxy

＞メルアドを親しい人以外に公表するのを嫌がる人が想像以上に多く

この件は私も最初に考えました。

なのでうちのシステムでは携帯メールアドレスはサーバ上だけで保持されており、管理者（私）だけが把握しており他の人にはわからないようになっています。メールアドレスも独自ドメインとし例えば田中さん、山田さんがいたとすると t***@xxxx.com y***@xxxx.com のようになっており会の中だけで通用するものとなっています。 xxxx.com は会で保持している独自ドメイン名です。

田中さんの携帯アドレスが本当は t***123456789@docomo.co.jp（架空） 、
山田さんが y***9876543210@ezweb.ne.jp (架空）だっとしても 田中さんが山田さんにメールするとき 送信先は y***@xxxx.com で 送信元は t***@xxxx.com となり携帯アドレスは表には出ないようになっています。

回答No.3

White_Egret

私の所も基本的には #2 さんと同じです。違うのは，分岐を多くして１本のラインを短くしている点です。こんな感じです。

　　Ｄ→Ｈ→Ｉ→Ｊ
　　↑
　　Ｂ→Ｅ→Ｋ→Ｌ→Ｍ
　　↑
　　Ａ
　　↓
　　Ｃ→Ｆ→Ｎ→Ｏ→Ｐ
　　↓
　　Ｇ→Ｏ→Ｑ→Ｒ→Ｓ

　これで，最後の人はＡさんへ連絡を入れます。また，携帯や勤務先等の家以外の電話番号等も必要に応じて知らせ合って連絡が付き易いようにしています。

参考になりますでしょうか？

お礼

そのとおりですね。連絡の方法をあらかじめ前後の人と話しあっておけばもう少しスムーズに行くでしょうね。
皆に働きかけてみます。「緊急」に対する重要性に個人差があり、途中で途切れる・・・という所にでてくるのでしょうね。どうもありがとうございました。

回答No.2

mach-mach

図が書けないので言葉だけでは分かりにくいと思うのですが・・・

電話連絡の一方法です。
ABCDEFGHさんがいたとします。

A→B→C→D→E→F→G→H→A

のリングを作り連絡を回します。ここで例えば、Dさんが不在だった場合、CさんはEさんに緊急連絡用件と「Dさん不在」の申し送りをして連絡します。EさんはFさんに緊急連絡用件＋「Dさん不在」の申し送りをします。同様にGさんも不在だった場合は「DさんGさん不在」の用件付きでAさんに最終連絡されることによりそのリングは貫徹します。

どうでしょうか？

お礼

お返事ありがとうございます。現在も複数の枝にて連絡網があるのと最終の人がトップに戻す方法も同じですが、不在連絡はちょっと違います。その「不在」が結構ネックですね。参考になりました。事件が発生し緊急連絡が回るのが日中の事が多く、連絡トップの人が電話を回し、「不在、不在、・・」と何軒も不在家庭が続く場合がほとんどで、頭を痛めています。もう少し考えてみます。ありがとうございました。

回答No.1

izumokun

各家庭には、電話はあってもメールやファックスがないところはたくさんあります。中には電話を止められている家庭もあります。そのような状況を鑑みると、現時点でのベストの連絡方法は、時代遅れのように感じますが印刷物です。

お礼

おっしゃるとおりです。各家庭によって最良のコミュニケーション方法が異なりますね。ただ今回の場合は緊急連絡なので、印刷する暇も配る時間・人も確保できない状況なので、他のケースを考えたいと思っています。
早急にお返事下さってありがとうございました。