該当者不明の電話の取り次ぎかた

質問

はじめまして。電話の取り次ぎにつての質問です。
よろしく、お願いします！
先日、外部のかたから
　「○○社の○○です。所長さんいますか？」との電話を受けたのですが、
所長？該当者がわかりません。所長と名のつく上長はいません。
　私　→「申し訳ございません、名前は分かりませんでしょうか？」とお聞きしたところ、
　相手→「所長さんですよ。」とのこと、
　私　→「（所長に該当する上司は）何人かおるので、申し訳ございませんが、少し内容を伺えるとありがたいのですが。」とおつたえしたら、
　相手→「挨拶です。」
　私　→「少し、分かりかねるので、もう少し（情報を）お教え願えますか？」
　相手→「いいです！」と電話を切られてしまいました。
それを見ていた、近くの上司が、
私の対応が悪い！！「『所長は今おりません。』と電話をきればいい。知り合いだった場合、失礼な対応だ！」と憤慨し、
裏で私の直属上司を呼び出し、告げ口をしていました。
私なりに、電話をおつなぎしようと、していたのですが、
やはり、まずかったんですかね。（；へ；）

回答No.1

EFA15EL

そうですね。細かなところですが残念ながら今回はあなたの対応が悪い。

「所長は今おりません」は無いですけどね（苦笑）。
要件を伺うのは相手が特定出来た場合や、伝言の場合だけで良いですよ。
内容を聞こうとする前に、
「申し訳ございません。弊社には所長という役職のものがおりません。名前を伺えますか？」
とでも返すべきでした。
先方が何かしら情報を出して来たら、
「かしこまりました。お探しして折り返させますのでご連絡先を頂戴出来ますか？」とか。

電話で相手を役職で呼び出すのは、「営業電話」かもしくは「本当に立場が上の人」です。
前者の場合には多少冷たく対応しても大丈夫（本当は良くないけど）ですが、
後者の場合には最悪です。

以前、私が居た会社（社員５０名ほど）で「○○だけど社長お願い！」というかなりぶっきらぼうな電話がかかって来た事があり、
怪しんだ女性スタッフが冷たくあしらったら、実は大口の個人株主であったことが後に判明し大騒ぎになりました。
どんな相手でも油断してはいけません。

お礼

返答ありがとうございます！
私の説明が、分かりにくく、すみません（＞＜；）少し、補足を…

内容を聞こうとする前に、
所長の名前を伺ったのですが、分からないとの事で、
その後、のやりとりでした。

「お探しして折り返し…」jの所、参考になりました！
そのように折り返せばよかったですね。

部署もいろいろある会社でしたので、
内容を伺えば、そちらの上司にまわそうと考えての判断でしたが、
相手によっては、お聞きするのは失礼にあたりますしね。

失敗してしまった！
それにしても、直接しかられたあげく、
他の人にも、告げ口されて気分悪かったな～トホホ