日誌を入力後、各個人名簿に反映させる

質問

みなさんのお知恵を拝借させてください！

私は人の生活を支援する職業についています。
複数の人を担当しております。

毎日全体的な日誌をエクセルで入力しています。

例えば１２月１２日、山田太郎さんから連絡あり、鈴木一郎さんより連絡あり…などです。

ここで入力したこと自動的に名前をひろって山田太郎さんの個人管理ファイル、鈴木一郎さんの個人管理ファイルに反映させることはできますか？やはりBOOKを開いていないとダメでしょうか？

他のオフィスソフトを使えば可能でしょうか？よろしくお願い致します。

回答No.2

imogasi

質問の文章の早いうち（例えば標題で）に「エクセルで」を記述すること。
ーー
エクセルにおける条件（この場合名前）による抜き出し問題のようだ。
エクセルでは
（１）関数を使うレベルでは抜き出し問題は難しい（考えか方や式が複雑になる）
（２）他ブックに分離するのは式が複雑
とりあえずは同一ブックの別シートに出す、で満足できないか。
（３）元データを追加変更の都度、個人ブックに別ブックに反映が（関数以外の
方法ではでは）難しい。
などの問題点がある。
エクセルは（セルのデータの計算以外は）シートの操作をして利用するものなので、
フィルタなどで１個人分を抜き出して、貼り付けるという利用になる。
これでよければ問題は少ないが、満足しないだろう。
ーー
こういう質問（条件をつけて抜き出し）の課題は、エクセルＶＢＡという
プログラムで処理すれば、やや使い物になるレベルになると思う。
ただし取り敢えずは、１日１回とか（やろうとした都度）の作業になる。
しかし学習は一朝一夕には出来ない。
ーー
関数による抜き出し問題は、Ｇｏｏｇｌｅで「imogasi方式」で照会し（多数の
過去質問例が出るが）その回答を見ると、方法のバラエティさが判り、
作業列を使わない関数式は随分長く理解も難しいものだということが判ると思う。
私は１名分指定して抜き出すなら、作業列を１列使う方法を上記で提案している。
ーー
モデル的なシート画面的なデータ例を質問には挙げて、質問するようにすべきだ。
エクセルバージョンも書いておくべきこと。
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＞やはりBOOKを開いていないとダメでしょうか？
コンピュターはメモリにあるデータしか見られない。当然ソフトで読まないと、見れない。
それとデータが画面にシートの状態で見れているとは別だが。
こういうことを質問しているレベルでは、金を払ってでもソフトを作ってもらうしかないでしょう。
エクセルもそれ以外のソフトも、使いこなしの学習には時間と努力が必要。

回答No.1

keithin

日誌ファイルのSheet1のＡ１に「検索番号」と記入する
Ｂ１に「日付」と記入する
Ｃ１に「名前」と記入する
Ｄ１に「記事」と記入する
Ｂ２以下に日付を記入する
Ｃ２以下に「山田太郎」や「佐藤一郎」を列記していく
Ｄ２以下に「連絡有り」や「電話するも不在」などを記録していく
Ａ２に
=IF(C2="","",C2&TEXT(COUNTIF($C$2:C2,C2),"-0000"))
と記入し，下向けにつるつるっとコピーして入れておく
日誌ファイルをＣドライブのtestフォルダに「日誌.xls」という名前で保存しておく

山田太郎ブックを開く
Ａ１セルに「山田太郎」と記入する
Ａ２セルに
=IF(ISERROR(MATCH($A$1&TEXT(ROW(A1),"-0000"),'c:\test\[日誌.xls]Sheet1'!A:A,0)),"",ROW(A1))
Ｂ２セルに
=IF(A2="","",VLOOKUP($A$1&TEXT(A2,"-0000"),'c:\test\[日誌.xls]Sheet1'!A:D,2,FALSE))
Ｃ２セルに
=IF(A2="","",VLOOKUP($A$1&TEXT(A2,"-0000"),'c:\test\[日誌.xls]Sheet1'!A:D,4,FALSE))
と記入し，下向けにコピーしておく。