間違って届いたファックスの取り扱い

質問

たいした話でもないのですが、皆さんのご意見を伺いたいなと思いまして・・・・

以前働いていた職場で、こんなことがありました。

その会社のオフィスには、従業員が30人ほどいます。
そしてファックスは１台。

そのファックスには、ときおりポツポツと、某大手資格試験予備校宛のファックスが間違って送信されてきていました。（理由は後述します）
そのたびに、私や同僚は「ああ又だ」と、そのままゴミ箱に捨てていました。
ほとんどの人は、わざわざ親切に送信者に教えたりはしません。
間違えるほうが悪い、という前提に立っていましたし、送信者だってそのうちちゃんと送られていないことに気づくだろうから、という前提でしたから。
また、何度か予備校に電話して、「間違いファックスがなくなるように、受講者に周知してください」というお願いもしていました。

あるとき、一日に数十通の予備校宛のファックスが当社に届くという事態が、2～3日続きました。
どうやら大規模な講座の申込みがはじまったようで、その講座の申込みファックスが大量に間違って送られてきたのです。
しかも、その講座の申込み締切日はすぐ間近・・・。

社員の一人が予備校に電話して、状況を説明した上で、「しっかり受講者に周知してください」とお願い（というかクレームを）しました。
電話口の予備校の担当者は、まずはおわびしたうえで、
「そちら宛に間違って届いたファックスを、まとめて、当校あてに送信してくださいませんか」
とお願いしてきました。

すると電話口の社員は、すごい剣幕で怒り出しました。
「お宅のせいで間違いファックスで迷惑しているのに、さらにうちに転送しろというのか！　ふざけるな！」
そして、電話をたたききると、大量の間違いファックスをシュレッダーに放り込みました。

それを見ていて、私は、
「たしかに腹が立つかもしれないが、ファックスを送るぐらいしてやってもいいのになあ・・・」と思いました。

皆さんなら、どう思いますか。

（なお、間違いの原因は次の通りです。）
・予備校のファックス番号　…　 03-3ABC-DEFG
・当社のファックス番号　…　　03-33AB-CDEF　
この場合、送信者が職場のファックス機（外線が「ゼロ発信」）から予備校に送信しようとした場合に、
ゼロ発信のゼロを抜かして予備校の番号を入力すると、当社のファックスに送信されてしまうことになります。

回答No.15

neko1963

ファックス転送では手間と費用が掛かりすぎるので、私だったら宅配便・メール便などで送るかも知れません。
もちろん着払いにしてもらいます。

質問者の方が ”以前働いていた職場” だそうなので、いまさら考えてもどうにもできないでしょうけれど、ずっと気になっていたんですね。

お礼

みなさま、ありがとうございました。
いろいろなご意見をうかがうことができました。（アンケートカテゴリーのほうがよかったのかもしれません・・・）

回答No.14

kirixtukum

事務手数料をいただきたいと返答したらいかがですか。郵送費・受信にかかった電気代・コピー用紙代・返送に伴う人件費等見積もりでいくらになりますと。
予備校はかなり本気で対策を練ってくださると思いますが。

回答No.13

liberty16

難しいですよね・・・

うちの職場の部署にも０発信をしないと一般糧に届いてしまう部署があり、かなり文句言われているそうです。朝礼で文句言われた翌日は間違えないよう言われます。

番号が近いなら、近所なら「取りに来い！！」でも良かった気がしますよね。

通信費や、用紙代もかかっているわけで、なおかつ手間までって気もします。

通常菓子折り持って謝りに来るのが普通かと思いますけどね。
（シュレッダーに放り込むのはやりすぎかと・・・汗）

お礼

ありがとうございました。

ファックスには、個人名、勤務先名、電話番号、メールアドレスなどの個人情報が記載されています。予備校に現物を送付しない限りは、当社で保管するわけにもいかないので、シュレッダーにかけるしかないのです・・・。

回答No.12

manon_site

紙代もトナー代もただじゃないんだから、怒って当然だと思います。
ただ、送ってる人たちは悪気があってやってるわけじゃないので
始末に終えないですね。
それだけたくさんのミスがあるならFAX送信後に予備校に
確認の電話をするとか、郵送に変更するとか
対応を考えるべきだと思います。
まとめてFAXしてくれなんて甘えすぎだと思います。

回答No.11

meiten38

どう考えてもその予備校の担当者に問題があります。
数十件×複数日分の枚数をＦＡＸ送信させるというのは、手間や経費を考慮すると非常識な申し入れです。

さらに問題なのが、それが「申込書」だということです。
申込書である以上、そこには何らかの個人情報が記入されている訳ですよね。
原本を回収することなくＦＡＸ転送だけで終わりというのは・・・。

この場合、直接引き取りに出向くか着払い伝票付の封筒を用意して郵送してもらうという対応が妥当。
その予備校の担当者は、自分にとってお手軽な解決方法を頼んできただけです。
貴方の会社の方は、そのあたりの「いい加減さ」に立腹されたのかもしれません。

貴方にとってはキツイ対応に思えたかもしれませんが、先方の「いい加減な常識」が改善されるならば、むしろ親切な対応なのかもしれませんよ。

回答No.10

doorakanai

怒鳴った社員が悪いとは思えません。筋は通っている。
数枚なら送信元に返しもするが(後の事は知らん)、数がハンパじゃない。
＞ファックスを送るぐらいしてやってもいいのに
駄目でしょう。
送信元に返すのはいいが、予備校に送ってやったら最後、ずっとそうする羽目になる。

クレームについて思う事
私も業者にクレームをつけた事はあるが、怒鳴る必要はないと思う。

私はこうしましたよね？こう言いましたよね？あの時あなたはこう返事しましたね？
なのに一向に改善する模様がないのはなぜですか？どうお考えですか？
こちらに落ち度はない。で、迷惑を被っているからこうして下さいと再三お願いしたのですが
聞いてもらえないのはなぜですか？忘れていたのですか？どうしたら覚えてくれますか？

などと、あくまでも丁寧に(こちらに落ち度はない　を貫く為)、今後どうするかを主題に
延々と懇々と話し続けます。相手が降参するまで。
一瞬怒鳴られるより、数十分お前が悪いと言い続けられる方が、人間は堪えるんじゃないか。
こんな陰険な電話、誰だって二度と受けたくないだろう。私だって嫌だ。

今のところ、この方法で改善されなかった事はありません。

回答No.9

noname#252332

拾い物を親切に届けるような人は閑で物好きだからそうするのではなく得てして人間と社会に理想像を持っているものです。であればこそ、財布を拾ってくれた人に「うちまで持ってきてくれませんか」と連絡するようなヌケサクに出会うことは自分の宗教を侮辱されたに等しい怒りを覚えます。私の評価ではこんなのを養っている企業は損害を蒙るのが当然です。拾い物を届けてくれる人の価値を相互に認められる社会に向けて淘汰を進める必要があるのです。我々は全員がキリストやガンジーというわけではないので、これが現実ですね。

回答No.8

gontakun1010

何度も指摘しているにも関わらず
間違いFAXが止まらない状況であれば、イライラするのは当然ですが
FAXを送っているのは、予備校の生徒さん達ですからね。
注意をしても、改善するのはなかなか難しいでしょう。

ただ、今回の件で何かしら対策は打つと思われますけどね。
例えば、予備校側がFAX番号を変えるとか
FAXではなく往復葉書で対応するとかですね。

今後も同じような状況が続くなら
その予備校は何も対策を打たなかったということで
今後も届いた間違いFAXはシュレッダー行きで良いでしょう。

間違いFAXを送った生徒さん達にとっても
よい教訓になると思います。
かわいそうですが・・

間違いFAXによって会社の業務に支障が出ているようなら
当然の対応だと思いますよ。

ちなみに、僕なら「取りに来てください」と言いますけど。

回答No.7

sagayell

間違いFAXはあるうることです。
通話中に送信するんでない限り相手を確認しないまま送信されるわけですから。
「間違えるのが悪い」ということは「自分（達）は絶対に間違えない」と言っているということですよね。
そして、（そう言うということは無いとは思いますが）万が一間違えてどこかに送信してしまった場合に、
その間違えた先が勝手に処分してしまって良いと相談者さんの会社では認識しているということですよね。

以前店舗に勤めていたとき、稀に間違いFAXがきました。
送信者がわかる時は電話で連絡しました。
間違いであることを確認して、シュレッダーにかけると告げてから裁断しました。
あと、何故か裏表に送信される方がいて白紙が届くこともありました。
その場合は送信番号がわかる時は「白紙で届きました」と書いてその番号に送信しました。
自分だって間違える可能性があるから、他人の間違いに対して無碍にはしない。
（FAXの話に関しては）私のいた店舗ではそういう考えでした。
度重なって嫌気がさしていたのでしょうけど、受話器をたたききるのは大人気無い。

ただ・・・今回の件に関して言うなら、予備校側もかんがえものだな、とは思います。
受講者に徹底していない、もしくは番号を変えるなどの対応も取らない点も然りですが、
【転送する】ということはその分電話代と時間がかかるのです。
もしフリーダイヤルだったとしても、FAXが1台なのだからその間本来の仕事に使えない、
送信するための要員も必要です。
急いで必要なら、自分のところから相談者さんの会社宛へ着払い伝票をつけた袋なりを送り、
それに入れて送ってもらうとか（それだって多少なり人件費がかかりますが）
予備校の人が相談者さんの会社に謝罪を兼ねて、直接取りに来るべきでは？と思います。
FAXだからと気軽に転送を要求するのは筋違いだなと。

お礼

回答、ありがとうございました。

なお、補足したいのですが、

＞「間違えるのが悪い」ということは「自分（達）は絶対に間違えない」と言っているということですよね。
そうではありません。「間違えるのが悪い」ということは、「自分は人間だからミスもするが、そのミス
の責任は私にある」ということです。

また、
＞その間違えた先が勝手に処分してしまって良いと相談者さんの会社では認識しているということですよね。
私のいた会社が組織としてどう認識していたかはわかりませんが、個人的には、「当方のミスで間違いファックスをしたのだから、処分されてもしかたない。迷惑をかけて申し訳ない」と認識しています。

なお、ファックスの送信ミスを避けるために、私個人的には、相手先のファックス番号を入力した後、操作画面上でその番号を最低２回、確かめてから送信するようにしています。
また、確実に送信することが必要な場合は、送信後、先方に連絡して受信の有無を確認しています。
さらに、万一にも間違いファックスが許されない場合（第三者の個人情報や、組織の機密情報が含まれている場合）は、ファックスは使いません。

回答No.6

fujitapari

良く似た番号ですね。
貴方の会社宛てのＦＡＸが、あっちに行く可能性もありますね。
もうすでに、仇は取られているかもしれないですね。
「情けは、ひとの為ならず」です。