知恵をお貸し下さい。

質問

仕事上のことについてなので、カテが、ビジネスの方だったかもしれませんが、こちらの方がたくさんのご意見がいただけるかもしれないと思ったので、どうか少し知恵をお貸し下さい。

毎日、私の職場では、自分の支店から、他の支店に書類などを送る時、適当な封筒(Ｂ４サイズほど)に入れ、発信元と宛先を明記の上、社内専用の宅配便(毎日、定期便)に乗せて送ったり、受け取ったりしています。一度に100枚単位で送る時もあります。

その場合、時々どこかに紛失してしまうことがあるのです。手元に書類の控えはあるので、確かに自分の支店で処理をしている証拠はあるのですが、送り先にきちんと届いていないことがあり、度々問題になります。
勿論、送る際のバッグには鍵がかかっていて、配達員の人は中身を開けることはできないようになっています。

そこで、知恵をお借りしたいのは、どのようにしたらより100％に近く、紛失を防ぐことができるか、ということです。何か、帳面につけるとか！？でも、どのようにして行うのが効率が良いのか？

当然、出す際に細心の注意を払って、入れるバッグを間違えないということは当たり前なのですが、それでも気付かず間違えてしまったりするのを、防ぐ方法が何かないか考えています。例えば、送り先と確認し合えるような形で。何か良いアイデアはないでしょうか？？！

ちなみに、私自身が実作業を行う立場ではありません。指示をする方です。

回答No.1

cse_ri2 · ベストアンサー

私の会社の事例です。

重要度の高い書類を社内配送する場合、メール配送部門まで
出向いて、ノートに書いてナンバリングするシステムがありました。

その書類が相手の事務所についた時、その人は配送部門まで
出向いて、受け取ったことをサインする仕組みになっています。

郵便の書留と似た発想ですが、メール配送部門でナンバリング
した番号で追跡調査ができますので、この方法で社内文書
を送付すると、ほとんど配達ミスがなくなりました。

今は電子メールを活用しており、紙で文書を送ることがほとんど
なくなったため、このシステムがどう運用されているかは
分かりません。ご参考まで。

お礼

知恵を貸していただいて有難うございます。cse_ri2さんの会社で行っていたようなしっかりした仕組みまでは今すぐは難しいですが、似たような感じで、書類を入れる封筒に各番号を付け、送り先から各番号の空袋が戻ってくるかどうかで、きちんと送れているかどうかを確認することにしました。一度、この方法で行ってみて、様子を伺うつもりです。参考になりました。

回答No.4

yu-taro

miagetegoranさんこんばんは。私の勤めている会社も他の工場や支店、営業所など各地に配送できる社内便がありますが、紛失したという話は聞きません。

　いつくかのアイデアが出ていますが、その前に、まずは原因を追究することが前提です。どこでなくなるのか、どうしてなくなるのかを掴むことが大事です。

　こういう方法は、原因、処置、対策という大原則があります。つまり再発防止を系統立てて考えます。

　新しい方法を取り入れても、やり方がうまくなければ再発します。
　指示する方であれば、極端かもしれませんが、監視カメラを取り付けてでも、どうして紛失するのかの原因を追究して、紛失する理由を正しく見つけてください。これが分かれば、あとは、どういう処置をして、再発防止の対策を立てられるかは、みなさんからの知恵でも良いと思います。

　仕事柄、障害対応主にをしていますが、必ず何かの理由があるから問題が発生して書類紛失が繰り返すのです。原因を経つことをまずして下さい。そうすれば解決します。

お礼

＞各地に配送できる社内便がありますが、紛失したという話は聞きません。
お恥ずかしい話です(-。-；社内でもウチくらいかもしれません・・！？確かに、原因は何だったのかが一番大切だと思います。それなので、まずは自分達の方でのミスが発覚しやすいような明確な方法で行うことにしました。
色々対策を考えながら、それではあの書類達(紛失した)は、今、一体どこに紛れこんでいるんだろう！？と想像したりしています(^^;まったくトホホです。。

回答No.3

a-cappella

大変なご苦労ををされておられるのですね、
発送されたものが他の支店に行くことはないのですか？
紛失しているのであれば、極秘扱いの大切な書類は大丈夫なのでしょうかね。
ご担当なさっておられる全員で、事務の流れについての検討をなさっては如何でしょうか、一番ご存知の皆さんが、色々な意見や仕事の能率化などを話し合われると、無駄や失敗を防げるかも分かりません。
いくつかのブロックに分けて、そのブロックをさらに各支店当てに仕分ければ、ある程度の誤配は防げますが、紛失するのを防止する方法は考えつきません。ゴメンナサイ

お礼

＞発送されたものが他の支店に行くことはないのですか？
そうなんですよね。まず初めに考えました。でもそれだったら、戻ってくるか、遠回りしても送り先にたどり着くはずなので(社内のみの便なので) 、おかしい！？と思って。でも、乗せた担当者は、「書類を捨てたりはしていない！」って言うし[まぁ、そこまではさすがに疑いませんが]。今後は、きちんと出した封筒の行方が分かるようには対策しようと考えています。ご回答、有難うございました。

回答No.2

n_kaname

これは困りますね～
まず、回収・配達を行うのは社内の関連の人たちなのでしょうか？それとも外注ですか？
うちの会社は専門の部署が回収発送→配布しています（運送は外注です）
それでも時々荷物が迷子になりますが、理由の一番は宛先がわかりにくい、と言うことだと思います。似たような部署名があればどうしても迷子になる確率も高くなるので、宛名は地域と部署、担当者を目立つように書くことが第一だと思います。
ついでに問い合わせできる電話番号を書くと良いかもしれません。

回収・配達をすべて外注に任せているのであれば、荷物を発送する時に預かった証拠として、表をつくって置いてそこにチェックをして貰うなどしたらどうでしょう。
それと、あまりに紛失の度合いが高いのであれば、苦情を言う方が良いとも思います。
また、１００枚程度の書類であれば、一般の宅配便などを使ってもそう高くはないので、配達記録の残る物を利用した方が良いかもしれません。

お礼

回答、有難うございます。大量の書類を扱っていると、中にはどこでどうなってしまったのか分からなくなって時々こういうことが起きてしまうんですよね！しかも、しばらく時間が経って、先方から言われないと気付けない！管理が杜撰なんですね(>_<)
色々と対策を練っていこうと思います。

補足

＞まず、回収・配達を行うのは社内の関連の人たちなのでしょうか？それとも外注ですか？
外注の方です。しかし、配達員の方は一切、専用袋を開けることはできないように鍵がかかっています。しかも、書類が紛失しているのが私の部のみですので、私の部内の取り扱いに問題があるのだと考えられます(-。-；
実作業は私本人ではなく、パートさんが所定の場所に行って各支店の袋に分けて入れてくるので、その辺りで何か間違いが起きているのでは！？と推測しています。
当然、本人もきちんと行ったつもりですが。

確かに一般の宅配便は問合せなどが確かなのですが、社内専用便は当日配達なので、やはりそちらを活用せずにはいられないんですよね(＾＾;