エクセルでの出欠・成績管理がしたい。

質問

エクセルでの出欠・成績管理がしたい。

ＰＣのリテラシが低いので、回答を戴いても操作方法が解からない可能性がありますが、よろしくお願いします。

１．Ａ列に氏名があります。昇順化しました。Ｂ列には出席者の学籍番号があります。これも昇順化しました。現在は、Ｂ列の出席者の番号を目で見ながら、Ａ列の番号に照会し、出欠マークを付けています。500名の処理なので苦労しています。もっと簡単に済ます方法は無いでしょうか？

２．また、これから成績表を作成する予定です。学籍番号は10桁なので、これを前方5桁あるいは後方5桁だけを入力し、これを例えばＣ列に置きます。そしてこの5桁の学籍番号の後ろ（例えばＤ列）に成績を記入します。このＣ＆Ｄをセットとし、先ほどのＢ列の学籍番号との一致度を自動的に処理し、Ｂ列の後ろにＣ＆Ｄが並ぶといった処理は出来るものでしょうか？

回答No.3

hansenkoh · ベストアンサー

1.B列で「右クリック」→「列の挿入」で出席者の学籍番号をC列に下げます。
　A列氏名から照会される学籍番号をB列に出してABの2列をB列優先で昇順化します。
　B500とC400～を比較すれば、欠席者が何人くらいか解ります。一応B501にでも記録しておきます。
　D1に =IF(B1=C1,"",1) と打ち、D100くらいまで引っ張ります。
　すると、最初の欠席者から下は全て「1」になりますので、C列の次の出席者のセルで「右クリック」→「挿入」→「下方向へシフト」をクリックします。
　この挿入で数式もブレますので、欠席者の一つ前のD列から正しい数式を引っ張ります。
　するとまた次の欠席者から下は全て「1」になりますので、繰り返します。
　最後にD501に =SUM(D1:D500) と打ち、D列の合計数がB501と同じなら検算も終了。
　少し手間ですかね？Access使えば良いんですけどアレ覚えるまでがめんどいから……

2.それは完全にAccessの分野ですね。
　まあ500くらいなら E列＝学籍番号 F列＝成績　と入力して E列優先のEFの2列昇順化→
　G列に =IF(B1=E1,"",1) と入力して、「1」の付いたところ（学籍番号がない）を
　1.と同じように下にズラしてけばいいんじゃないですかね。
　で最後に G列を削除する、と。

お礼

ありがとうございました。鋭意、教えて戴いた事を実現しようと取り組んでいますが、やはり私のリテラシが低すぎるようで、まだ目的は達成出来ていません。ただ、私よりエクセルに詳しい人が身近に居るので、「こんな方法で出来るらしいんだけど、どんな手順になるの？」と尋ねてみたいと思っています。

返信が遅れましたが、繰り返し、御礼を申し上げます。（「出来ました」と報告できるようにと思い、自分なりに試行をあれやこれや繰り返していたもので、スミマセン）。

回答No.2

Cupper

なんかよく分からないことをやっていますね。

１は名前で並び替える必要は無く、学籍番号で並び替えを行えば良いだけです。
学籍番号を使ってリストを照会しているのですよね？

２は、また訳の分からないことをしようとしていますけど、学籍番号を全部入力しない理由は何ですか？
横着をしたいのでしたら、データは忠実に作るようにしましょ。
データを横着に作りたいのでしたら他の人に入力を頼むことを強くおすすめします。
成績を入力するのでしたら、絶対に誤りがあってはいけません。10桁を5桁にすることで誤りが起きることを考慮する必要ないのですか？
処理そのものは LOOKUP関数、VLOOKUP関数で実現可能です。

パソコンを使わずに紙の上でやっていることを、その手順でパソコンにやらせることを考えるようにしましょう。
そうしないと思わぬ間違いをしたとき、修正に多大な時間を割かれることになります。

回答No.1

nitho_t

単純なアドバイスだけですが

１，２双方とも可能です。
出席者500名なら大学またはそれに準ずる所でしょうから、事務屋さんが居るのではないですか。今時の事務屋さんならエクセルぐらい使えるでしょうからお聞きになるのが早いと思います。（ついでにそこの情報管理規約も承知していると思います。）

くれぐれも個人情報の流出には気をつけて。