PCをアカウント管理させる大義名分

質問

このたび会社でシステム管理の仕事を任されることになりました。

自社サーバーを持ち、社員１人１台ずつＰＣが与えられています。
これまで、全員同じアカウントとパスワードでログインし、ファイルサーバーの中のフォルダに誰でも入れる仕様となっています。

さすがにこれではいけないと思い、一人一人のＰＣにそれぞれアカウントとパスワードを設定しログインさせようと考えています。

しかし、それをどうやって社員全員に説明したらいいものか悩んでいます。
頭の中では分かっているのですが、文章力というものがないのです。
・会社の機密
・セキュリティー対策
など単語を使えばいいのでしょうけど、なぜアカウントを設定しなければいけないのか、またなぜそれが必要なのかを訴える文面が作れません。

その辺をうまく伝える文面など教えてもらえないでしょうか？
また、そういう文面の例など載っているサイトがあれば教えてください。

よろしくお願いいたします。

回答No.7

shinkami

No.１のshinkamiです。
的外れすみませんでした。_(._.)_

またまたのフライングを覚悟でもう一度投稿します。その折はお許しを

人事、営業、技術、管理、財務 等 個別撃破が可能なら この方が的が絞れてより具体的に提言できるのではないでしょうか
この場合もアンケートにして対象者に考えてもらうことがよろしいかと

おそらく この面（IT）で、あなたが社内の第一人者しょう
あなたを応援してくれる人が出来ても 引っ張ってくれる人はいないでしょう
色々な面であなたが発信源にならなければなりません。
「文書力がない」と言ってここから避けることはできません。
作文コンクールではなく趣旨が伝わればよいのです。
図を含めて あなたの言葉で発信して下さい。
色々ゴメン_(._.)_、ゴメン<(_ _)>、ゴメン(__)

回答No.6

shinkami

文章力がないと仰いますがあなたの気持ちは我々に伝わっています。
文章力に自信のある人は、あまりいないのではないでしょうか
それにどんなに名文であっても作成者の正体が分からなければ読んでくれません。
名文をあれこれするより、みんなに考えてもらうためにアンケートがよいのではないでしょうか
上司に相談するにもたたき台があった方がよいと思います。

自分も文章力はないですが次のようなものを作成しました。
自分の言葉にして上司に相談の上公開してください。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
コンピュータのアンケートにお答え下さい
自分は昨年入社したばかりの新参ものです。
パソコンは他社と同様全員に行き渡っていると思いますがうまく活用されているとお思いでしょうか
皆様の業務活動をより快適なものにしようと思っておりますが社内の事はまだよく理解しておりません。
事情ご理解下さり、下記アンケートにお答え下さい。

１．パソコンはどの程度活用されていると思いますか
（イ）十分活用されている （ロ）ある程度活用されている
（ハ）手作業の方が楽である （ニ）全く活用されていない

２．現状の改良点、不具合等をお聞かせ下さい

３．あなたまたはご家族での方で仕事以外に電子メールを活用していますか
（イ）パソコンで活用 （ロ）携帯電話で活用 （ハ）全く活用していない

３－１ 個人的に電子メールを活用されている人のみお答え下さい。
電子メール利用を一切禁止されたら不便でしょうか
（イ）特に不便を感じない （ロ）少し不便だが日常生活に支障は無いので諦める （ハ）不都合が多すぎるので断固使い続ける

４．我が社の電子メールは一つのメールアドレスで活用していますが各個人で別個のアドレスを持っていただくことを検討したいと考えています。
この件について質問します。

４－１．個別のメールアドレスを持つのはどうお考えですか
（イ）賛成（必要である） （ロ）反対（懸念事項が多すぎる）
（ハ）どちらともいえない

４－２．個別アドレスを持った時業務への活用はどのようになるとお考えですか
（イ）活用していないし今後も活用しないので影響ない
（ロ）現状のまま（ハ）活用範囲が広がる （ニ）迷惑である

４－３．個別にアドレスを持った時の利点、欠点を具体的にお書き下さい
利点：

欠点：

ご協力有難うございました。一生懸命頑張りますので今後ともご協力よろしくお願いします。

補足

おお！素晴らしいです！

ただ・・・
アカウントとパスワードというのはユーザーアカウントのことでして^^;

回答No.5

noname#262582

お気持ちお察しします。

私もにたような状況下に置かれており
上記のような設定を施行した際には相当反発にあい、ストレスに感じました。

社員全員の理解は不可能です。
特にその環境下で長年過ごしてしまった社員に、
「まず、理解したうえで…」という考えは捨ててよいと思います。
（セキュリティ対策施行ができなくなります）

トップダウン方式を狙って、
まず上層部から、被害事例などを用いて理解していただき
会社全体のルールとして取り入れ、一気に設定する必要があります。

文面については
あまり難しく考えると、文面も浮かばないと思いますし
まず、必要なポイントを箇条書きし、それに対するメリットを書いた文書をもとに
他部署（経理・人事）と考えてみてはいかがでしょうか？

・会社の機密保持
→社員への理解
→情報の取り扱いの理解→情報共有の促進

・セキュリティ
→漏えい時リスクの回避
→ワークフローの正常化

など、文書は他部署とセッションして作成することを推奨します。

後は、文面にしても社員全体の浸透度は低いと思いますので
定期的にプレゼンするなどして、わかりやすく地道に浸透度を上げていくほかないかと。

補足

ご回答ありがとうございます。

うちはそれほど社員数も多くないですし、セキュリティー対策をとることは決定済です。
いきなりやるのもなんですから、形式的にまず社員全員に文書通達を出してから行動しようと思っています。
何かしら文書を作って社長に直接目を通してもらってからと考えています。

その段階を踏むための文書を作りたいわけですが、如何せん文章を書くことが苦手でして・・・

回答No.4

shinkami

No.1です。
プログラミングの達人になりましょう
期限付きで人事移動してもらい現場の業務にも精通しましょう
システムの不便、改良点に気がつけば直ぐに手の付けられる環境が必要でしょう
システム設計は得意ですよね
少しでもできるのであれば現システムの一つを改良してあなたのファンを作りましょう
システムの開発、改良を委託する場合少なくとも数十万円の費用がかかり、見積もり依頼から稟議書が必要でしょう。
稟議書には目的、効果等を記入しますが決裁者にはピンと来ない
そのため現場ではコンピュータはこんなものと思っているのではありませんか

社員の多くの人は携帯電話お持ちと思います、本人が使っていなければお子様が使っているでしょう
これらの人に携帯メールがない場合を考えてもらって下さい、
20年前は普及していませんでした不便とは思っていなかったと思います。
ことわざを一つ
「井の中の蛙大海を知らず」

失礼ついでに
企業の情報処理技術も日々進歩していますが、あなたの会社の経営は20～30年前の状態ではないでしょうか

回答No.3

Microstar

いきなり文書でパソコン使用者に伝えると混乱しそうな気がしますので、まず、課長、部長に相談してから進めた方がよいです。
また、他社の事例（新聞記事など）を持ち出して説明した方がわかりやすいです。

共有フォルダへのアクセス権の設定はまだ小さいですが、インターネットの私用制限、メールチェックまでやられると、反発が出る場合がありますので、その辺をよく考えて進めた方がよいです。

どこの会社でもそうですが、上から指示だとみんなは従わざるを得ないですから。

回答No.2

jeee

参考URLの企業組織の各対策が参考になると思います。

参考URL：

http://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/security/index.htm

回答No.1

shinkami

失礼とは思いますが御社はコンピュータの機能をご理解なさっていないようですね
サーバーにアクセスできれば情報を簡単に社外へ持ち出すことができますね

企業内の情報は 製品情報、得意先情報、人事情報 等色々ありますが
社員数にもよりますが社員全員が見てもよい良い情報とは何があるのでしょうか
またメール活用にしましても部門内、上司から部下、部下から上司等 特定の個人又はグループだけに宛てたいものもあるでしょう。
また受信したメールファイルは誰が管理(削除)するのですか
一人であれこれ考えずに、メール活用をはじめ社内情報のあり方の検討プロジェクトを立ち上げてみてはいかがでしょうか

参考URL は「イントラネット」をキーワードにして検索しました。

参考URL：

http://www.hiroshitasaka.jp/kotoba/library_file/03_TM0217.html

お礼

そうなんですよね。
会社はセキュリティーという概念が全く無いに等しいので困っているのです。
また、コンピューターに精通している人も全くいないのです。
だから、こういう状況であり続けても何もしなかったわけですが・・・

さすがにこれはマズイのでなんとかしなければと思いました。

ご回答ありがとうございました。