ドキュメント類の運用・保存について

質問

ドキュメント類の運用・保存方法について
会社などでネットワークドライブを使用している場合
ローカルとネットワークドライブ、どちらで更新を行い、どちらにバックアップを取っておくべきなのでしょうか？
理由も併せてお願いします。

私の場合はネットワークドライブは他の人も参照する場所なので
そこに保存しているファイルを更新し、常に最新版であるようにしています。
また特定のタイミングで、ローカルにバックアップを取っています。

回答No.2

mitoneko · ベストアンサー

原理原則的には、
・原本は、ネットワークドライブに置き、更新もネットワークドライブに対して行う。
・更新する権限のあるものにのみ、更新権限を与え、それ以外のものにはリードオンリーとする。（サーバーにおける設定）
・履歴管理が必要であれば、これも、サーバー上にアーカイブを保管する。（読み出し・更新の権限を適切に設定しておくこと）
・異常時に備えてのバックアップはサーバー上で統一的なバックアップ管理を行う。
・ローカルドライブは、基本原則的には使用しない。（作りかけのものでさえ、ネットワークドライブの適切な領域に作成させローカルドライブの使用を禁止するところもあります。事によっては、ローカルドライブが無いパソコンを使用させるところまであるくらいです。）使うとしても、せいぜい、今作業してるファイルの臨時保管くらいですかね。作業が終わったらきれいさっぱり抹消するのが良いでしょう。

　となりますでしょうか。
　まず、総ての人に対して最新の情報を提供する必要がありますから、更新後のファイルは、必ずネットワークドライブとなります。更新作業もサーバー上でやれば、更新が終わった後、コピーをわすれたぁなんてミスも起こりえなくなります。大規模な更新なら、中間結果があるでしょうが、これもサーバーにあれば、もしあなたが作業中に病気で倒れても、別の人が引き継ぐことが出来ます。（たとえあなたしか見ることも書くことも出来ない領域であったとしても、その時には、サーバー管理者が権限を変えれば済みますからね。）
　次に、バックアップですが、これは、会社のデータはあなたが総てを作成して管理するわけではないと言うところを押さえておくことです。複数の担当者が各々自分の管轄するファイルを更新するわけです。そのバックアップが各担当者のところにあったとすると、何かあって、リストアする時にどうしますか？各担当者が個別にリストアするのを待つ？これでは、相当ばたつきますね。だから、サーバーで一括してバックアップを作成するべきです。これだと、ばたつくのはサーバー管理者だけで済みますし、一括してリストアできますから、対処も早くなります。（あなたにとっては、バックアップ作業の責任なんて余計な仕事から解放されます。）
　履歴管理も、同様です。アーカイブの保存に関しては、サーバー側で統一的な規則を作り、サーバー側で管理すべきです。各担当者個人によってばらばらの管理をすると、いざ昔のバージョンが必要となった時に、必要な人が参照することができません。（こんなのが必要になる時には、大概、担当者は、もういなくなってます。「＊＊年前の担当者はだれだったぁ～～？」という叫びが聞こえてきそうです）
　最後の一つ。ローカルドライブの使用禁止に関しては、セキュリティーが最大の理由です。ローカルドライブの全権限はあなたが持っていますよね。さて、そのＰＣは本当に外部の第三者が無断で操作できないと確信を持って断言できますか？まぁ、サーバーも断言は出来ないでしょうが、少なくともローカルドライブよりは厳重な体制が確保されているはずです。そのために、サーバー管理者・ネットワーク管理者が存在します。あなたがローカルに保管して更新しているデータが個人情報だったら。それが、あなたのローカルＰＣの管理ミスで外部に漏れたら。袋だたきに遭うのはあなたです。サーバー上にあるデータが漏れたのら、少なくとも、責任を問われるのはサーバー管理者であり、あなたではありません。自己保身のためにも、余計な責任はサーバー管理者に押しつけましょう。彼（彼女）はそれが仕事ですし、そのために管理権限を持っているのです。

回答No.1

FEX2053

元ネットワーク管理者です。で、会社では「ローカルディスクに保存
するのは厳禁」が当然です。理由は３つ

１．そもそも会社で作ったファイルは業務用であり、会社の資産である
　以上、上司や管理者の目の届くところに保管する必要がある。

２．会社の資産である以上、何らかのバックアップを統一的に行う必要
　があり、その時サーバーにデータが無いと作業が出来ない（ローカル
　は深夜などに電源が切られているため）。

３．同じく会社の資産である以上、ローカルに保存して失った場合、
　ローカルマシンの管理者である「あなた」が、職務上の責任を取る
　必要がある。サーバー上ならば責任はネットワーク管理者などの
　会社側にあるので、「あなた」が　責任を取る必要が無くなる。

ローカルディスクは、あくまで「テンポラリドライブ」と考えて、帰宅
時にはカラにするのが正しい「会社PC」の使い方なんですよ。

補足

レスありがとうございます。
元ネットワーク管理者様だけあって非常に参考になります。

バックアップはどうされているのでしょうか？
責任の所在はさて置き、データが消えてしまったり
誤って上書きされてしまっては目も当てられません。