幹事をやるに当たっての心得

質問

分かりにくいタイトルで、すみません。

私は人見知りをしないこともあり、また、企画を練るのが好きと言うことで飲み会や小学校などの同窓会の幹事役相手から依頼されても快く引き受ける方です。

もちろん、初心者、初参加の人にとって「また参加したい」と思えるように、席替えタイムを設けるなど誰でも話せるような機会を作ってあげたり、都合で早抜けしないといけない参加者を途中まで送ってあげるなどの気配りは欠かさずやっていますし、それが常識かなと思っています。

今現在もｍｉｘｉを利用して、新しいコミュニティなどを作成しては友人の輪を増やす意味で幹事をしていますが、本当にこれでいいのかと不安になるようになってきています。

一番大きな理由としては、2月に友人を旅行に誘っていたことがあったのですが、そこで、友人は親との口論で事件を起こしてしまったことにより逮捕され、結局参加できずになってしまい、それまでのしばらくの間、時期が時期だけに、私が旅行に誘っていたことが原因ではないかと自分で責めてしまったことや、周りからそのように疑われてしまったことが一番の大きな理由です。
（結局私が誘った旅行のことは全くの無関係であったことが7月に全て分かりましたが・・・）

それや、私が企画することそのものが「しつこい」と思われる→参加者が減ってしまうと言う不安面もあります。

幹事としては「ドタキャン」が一番困ることになりますので、多少は念を押してしまうところも出てしまうのかなと思うのですが、私は堅苦しく考えすぎなんでしょうかね？

今後も、忘年会等企画を練ることになると思います。
もう一度初心に帰る意味で「みんなが気持ちよくできるにはどうしたらいいか」という心得のようなものを知っていけたらと思っています。

アドバイスがあればお願いします。

回答No.1

noname#138015 · ベストアンサー

こんにちは。
私は結婚式の２次会の幹事を何度も経験しているものです。
質問者様と違うところは
・新郎新婦に頼まれてやっている
・利益を上げる必要がないが赤字は出してはいけない
というところでしょうか。

＞みんなが気持ちよくできるにはどうしたらいいか

最初のほうで書いてある通り、
「また来たい」と思ってもらえるように気配りすることですよ～。
あとは、幹事さん自身も楽しむことですね。

＞「ドタキャン」が一番困ることになりますので、
＞多少は念を押してしまうところも出てしまうのかなと思うのですが、
＞私は堅苦しく考えすぎなんでしょうかね？

確かにドタキャンは困りますが、急な仕事、病気、事故等々
人が大勢集まる場面ではあり得ることだし、
ある程度ドタキャンも見越して臨機応変に対応できるように準備したほうがいいかもしれませんね。
あまり念を押すと、出席は義務のように感じられて、
気軽に参加できなくなってしまいます。

何回か会を催すと、
キャンセルのありそうな人は見えてくるような気がします。
１か月ほど前に催しの通知と出欠をとり、
店の予約は、総人数の１～2割は減らして注文します。
そして出欠の最終確認は５日前くらい(人数変更できるギリギリの日)
まで取りません。

＞私が企画することそのものが「しつこい」と思われる
＞→参加者が減ってしまうと言う不安面もあります。

会の頻度にもよりますが、そんなことないと思いますよ！
また来たいと思う人は出席しますし「しつこい」と思う人は、
不参加の連絡をよこすでしょう。

ちょっと、お疲れなのではありませんか？？
手伝ってくれる方を探して、
幹事さんも楽しくできるようにしてはいかがでしょう？？
私、手伝ってくれそうな人は積極的に巻き込んで、
楽しくやってますけれど、
ネットのオフ会(？)の幹事となると気遣いも尋常ではないのでしょうね。

無理しないで、楽しんでやることが一番だと思います。

お礼

回答ありがとうございます。
私のほうは、企画をするんがすきと言うことで、こちらのほうから快く引き受けるというか、半ば立候補的なところがあります。
企画練と言うと「気を使う」「責任重大」で嫌がる人もいる中、そういう人がいるとありがたいと思う人もいる中、残念ながら「単に威張れるからなんでは」と思っていた人もいました。
（実は、某同窓会で関係ない人（よその学校の人や、同窓生の恋人や子どもなど）を連れてきた人がいて、厳しく注意してしまったことがあったのです。本人は悪気はなかったとは思うのですが、回りのことを考えての意味で言ったのですが・・・）

何度か参加したことのある人もいる中、初参加さんも大歓迎と言うことで誘っているのですが、参加したことのある人はその人同士グループを作ってしまう傾向があるので、初参加の人も楽しめるように席順などを配慮しています。

ドタキャンですが、もう少し寛大になるほうがいいのかもしれないみたいですね。

何回か・・・というか、幹事をしなかった頃にやっていた企画で「ドタキャン」や無連絡途中帰宅の目立っていた人はそういえばいました。

重ねるごとにそちらのほうは何となく分かってくるものかもしれないですね。
「総人数よりも１～２割少なめの予約」ですか。
そちらのほうも頭に入れてみます。

2月のことがあって、かなり疲れていますし、7月に全て分かったとはいえ、勝手に友人が引き起こしたトラブルだったのに、私には何にも責任はないのに、私がひどく疑われたことがあったのでね。

一人でしようと考えないほうがいいのかもしれないですね。