企業への電話のタイミング

質問

来週からインターンシップに参加する学生です。
研修は週末からで、開始の２日前に事前訪問に伺うことになっています。
インターンシップ開始前にはご挨拶のお電話を入れるものと思いますが、（企業からの指定を頂いて）事前訪問が決まっている場合も電話をするべきでしょうか？
また、する場合はどのようなことを話せばいいのでしょうか？
「この度はインターンシップ生として受け入れて頂きありがとうございました。また、〇〇日に事前訪問に伺わせて頂きますので、その際はよろしくお願いいたしします。」
という風に自分では考えたのですが、こういった電話に不慣れなので失礼がないか心配です。
どのようなことでも構いませんので、アドバイスお願いいたします。

回答No.1

matumotok · ベストアンサー

こんにちは。

いわゆる「ほうれんそう」、報告、連絡、相談はとても重要です。そして「連絡」の中でも「確認」は非常に重要なことです。

＞「この度はインターンシップ生として受け入れて頂きありがとうございました。また、〇〇日に事前訪問に伺わせて頂きますので、その際はよろしくお願いいたしします。」

良いと思います。これに加えて、いろいろと確認しましょう。訪問初日の日時、場所、持参するべきもの（印鑑を忘れずに）など、当たり前のように思えても必ず確認してください。担当者の所属と名前は必ず聞いておきます。というのも、守衛所や受付は一日に何人もの客を出迎えます。いちいち貴方の来訪予定を覚えてくれているとは限りません、インターンシップについても聞いてないかもしれません、訪問時には貴方から「私は○○大学何年生の☆☆という者であり、どの部署の誰に何の用件で何時にアポを取っているのか」を伝えるのです。

電話をかける時間にも気を遣ってください。相手の業務時間内というのは大原則です。しかし、始業直後や昼休み明け直後には、朝礼や連絡会などがあるので避けましょう。それ以外は、忙しい時間帯を読むのはなかなか難しいです。ただし、毎時０分および３０分から会議などスケジュールを入れることが多いので、その直前の時間帯は避けたほうがよいでしょう。特に１０時、１３時、１３時３０分、１４時、１５時あたりがそのタイミングとなるケースが多いでしょう。

また、電話をかけたときに担当者が不在だった場合、どうするのかもあらかじめ考えておきましょう。一般的には、貴方の名前と簡単な用件（インターンシップ初日持参物の確認、など簡潔に！）を伝え、担当者が戻る予定時間が分かればそれを聞き、その時間にあらためて電話する旨を伝え、電話を受けてくださった方のお名前を聞いておきます。必要に応じて貴方の連絡先電話番号も伝えておきます。

お礼

詳細なご指摘を頂きありがとうございます。
電話の内容はもちろんのこと、それ以外に関しましても、自分では気が回らなかったことが沢山あり大変参考になりました。
適切な受け答えができるよう励みます。ありがとうございました。

回答No.2

mat983

「この度はインターンシップ生として受け入れて頂きありがとうございました。〇〇日に事前訪問に伺わせて頂きますので、その際はよろしくお願いいたしします。」

これなら大丈夫な内容です。
さらに、「当日は鈴木様を尋ね、９時半に受付に伺えば宜しいでしょうか？」と付け加えると良いです。
質問者さんも事前に電話を入れておいた方が相手の様子も分かり、また、当日の時間、場所なども確認できます。
なお、電話の時間は１０時～１０時半がベストです。