決裁書に記載する日付をバックデートする必要性

質問

決裁書・稟議書等を記載するにあたっての
「日付」についての疑問です。

とある会社で、決裁書に起案者が記載する日付を、
実際に記載する日から溯った期日を記載する事があると
聞きました。

例えば、当社がA社と契約を交す為の決裁を仰ぐ際に
その契約の期間が[今年４月１日～来年３月３１日]だとします。
しかし何らかの理由により
決裁書を起案するのが４月５日になってしまい、
決裁が下りて契約を交すことが出来たのが４月１０日になりました。
しかし契約期間は予定通り[今年４月１日～来年３月３１日]としたいので
（当社とA社の双方がこの期間の契約を望んでいる）
契約書に記載する日付は　今年４月１日　としました。

決裁書を起案するのは当然、
契約が交される日ないしそれ以前の必要があるので、便宜上
決裁書に起案者が記載する日付は「今年３月３０日」にしました。
そして各位が押印した日付については
起案者は「今年３月３０日」。
それ以外（最終決裁者を含む）は「今年３月３１日」。
だから、後日この決裁書を見た第３者は
「今年３月３１日」に決裁が下りたように思う。
（実際に決裁が下りたのが今年４月１０日だったとしても）
・・・といった事例です。

こうした“日付を溯っての記載”が果たして意味を為すのかどうか
ということです。
自分の見解としては、
社内での出来事は正確に記載しておくべきだと思うので
もしそれが本来あるべき姿でなくとも、ありのままを記載することが
必要だと思います。
後日閲覧した際に当時の状況を正確に掴める事が大事だと思います。
だから上記の場合は、決裁書には「４月５日」と記載するべき
ではないでしょうか。
そうした方が社内で事実を共有出来、
誤った判断に陥る危険を　より少なく出来て、
結局は会社の為になると思うのですが。
――ご回答よろしく御願いします。

回答No.1

zorro

何らかの理由で早急に実施しなければならないときには、口頭で許可を得たうえで実施が先行するのは民間ではよくあることです。決裁文書がなければ、規定違反になりますので体裁を整えるためにさかのぼって決裁文書を作成しておきます。

お礼

ご回答有難うございました。