机の上の積まれた資料

質問

カテゴリーが分からないのでここで質問します。仕事上の資料が机の上にたまってしまいます。すぐには使わないがどこかにしまってしまうと二度と見ない可能性があります。ひとつは私の性格もあるのですがいつかわ調べようとか、いつかわ参考になるだろうというもので整理がつきません。デジタル時代ですがアナログでもかまいません、皆さんはどのように整理していますか。お聞かせ下さい。

回答No.1

enunokokoro · ベストアンサー

資料には賞味期限(？)があるものが多いですから。生きが良い段階では
保存しておいても問題ないですが、古くなって誰も手を出さない資料は
ゴミ箱へとすぐに処分しましょう。
冷蔵庫(机の上)に入る用量が決まっていますし、いつか食べるだろうと
思うものほど誰も口に入れない(必要がない)ものです。
資料を保存するときに、1週間とか1ヶ月、1年などの賞味期限を定めて
それ専用の容器(フォルダなど)に振り分けます。

仕事関係でカテゴリを分けることも大事ですが、日付で管理するほうが
必要なときに出しやすく整理しやすいのはPC内のファイルと同じです。
日付で管理するときに、手帳や専用ノートなどに仕事関係の資料などを
どの日付で保存したのかを別管理しておけば、その日付で探しだすこと
によって見つけやすくなります。日付は同じ日が重なることはないので
管理するには一番よい方法のようです。

まずは賞味期限切れを処分し、日付ごとに振り分け、仕事関係の資料を
専用ノートなどに日付と内容で管理します。
必要がある場合は、そのノートを開き、日付先のフォルダなどを開いて
数枚の資料の中から必要な資料を取り出します。
最初は面倒かもしれませんが、管理方法に慣れると他の資料を探すため
の余計な時間がなくなりますので、結果的には効率がよくなり、仕事が
はかどることになります。机周りがスッキリすることで現時点の仕事に
集中できますし、資料探しの時間も短くすることが可能なので、残業も
減らしながら、仕事ができる人間になれるそうです。

私も、上記のことを心がけながら現在も実践中ですが、前よりも仕事の
能率の上がったと思います。
今すぐすべてのことを実践するのは大変でしょうから、目先の資料から
少しずつ実践してはいかが。

参考までに
【目指せ会社の星より：「目からウロコの整理術　パート２」】
http://www.nhk.or.jp/kaisha/archives/090503/index.html

お礼

enunokokoroさん。回答ありがとうございました。
参考URLも拝見しました。
キーワードは「日付で管理」と「賞味期限」になるでしょうか。
試してみたいと思います。

回答No.2

4500rpm

＞いつかわ調べようとか、いつかわ参考になるだろうというもので整理がつきません。
→単に整理するだけなら、ダンボールを３つ用意し、「低頻度」「中頻度」「高頻度」と書いておきます。とりあえず、全ての資料を、「低頻度」の箱に入れて、外側に日付を書いておきます。また新たに入手した資料も、「低頻度」に入れます。
その中の資料を一度でも使えば、使う時に「中頻度」へ移します。
「中頻度」の中からよく使う物については、「高頻度」へ移します。
この作業を３年やって、３年後に、「低頻度」の中身を捨てます。
こうすれば、必要な資料のみ残ります。

紙の資料を残すには、ＡＤＦ（オートドキュメントフィーダ）付きのスキャナで、デジタル化する方法もありますが、質問者さんの性格ではデジタル化することも邪魔くさくなると思うのと結局ＨＤＤの肥やしになるだけなのでお奨めしません。

お礼

4500rpmさん。回答ありがとうございます。
参考になります。
いろいろ試してみたいとおもいます。
ありがとうございました。