見積書の発行日時変更は一般的なのでしょうか
業者に見積書の作成日を変更させる事に関して質問です。
経理も仕事も素人の質問ですので、お気軽にご回答いただければと思います。
4月から上司が変わり、上司の経理部門への心証を良くするために、その上司から様々な指示がありました。
そのひとつに、業者が発行した見積書の日付調整というものがあります。
これまでは、担当者が必要な物品等々の見積書を業者に発行してもらい、納品後逐次または週ごとにまとめて上司に見積書と納品書・請求書を提出し、担当者の作業は終了でした。
各種書面を受け取った上司は、Excelのひな形から購入品一覧表を作成し、各種書面とともに経理部門に提出し、当部門の購入品関係の申請処理は終了という流れでした。
今回、「経理部門への心証を良くしたい」という理由で、以下の指示がありました。
指示１：異なる物品で、見積書作成日が同じで、納品日が異なる場合、見積書作成日をずらして業者に再発行してもらう。
理由：見積書作成日が同じなのに納品日が違うのは変だし、経理部門への理由の説明が必要になる可能性があり、心証が悪いから
指示２：異なる物品で、見積書作成日が異なり、納品日が同じ場合、見積書作成日時を同じにして再発行してもらう。
理由：納品日が同じなのに見積書作成日が異なるのは変だし、経理部門への理由の説明が必要になる可能性があり、心証が悪いから。
購入品一覧表はできるだけ一枚にまとめたいから。
長くなりましたが質問です
上司の指示は指示なので従いますが、日付調整が目的で見積書を再作成させるということは、皆様の会社様でも行われていることなのでしょうか。
ちなみに見積書の有効期限は切れていません。
また、肝心の経理部門は日付調整の必要はないという見解です。
物品を発注から受け取りと納品後の展開をしている立場の私から言わせますと、メール等々で価格や納期の調整をしている流れの最後でそんな作業が発生しますととても面倒で管理しにくいですし、コンプライアンス的にどうなのかなと考えてしまいます。
