ワードで筆まめのような宛名印刷をしたい。

質問

過去に同じような質問があるとは思いますが、似たようなと思うだけで、ワードにうといもので、応用が利きません。誰か分かりやすく教えてください。

職場の年賀状、そして来年の新社屋のご案内の葉書宛名印刷ですが、
昨年は、担当の方が自分で購入した筆まめを使用して宛名印刷をされました。
が、途中でプリンターが動かなくなり、結局家で印刷をしたという経緯がありまして、今年は、私が担当でワードで印刷をといわれました。
なぜワードかというと、ワードなら所有している15台ほどのパソコン全てに入っているから。そして、変なソフトはいれるなという話です。又、後任の人が初心者レベルでもできるようにというお達しです。
職種上、エクセルは毎日使用するのですが、ワードは、ワープロ機能としてと文章の宛先に差込印刷を一度使用した程度です。
私も他の仕事にずっと掛りっきりの状態でしたので、昨年同様に筆まめで、と言ったのですが、一旦決めた事だからと言われました。
住所2行、会社名、部署名、肩書き、敬称等の項目を、例えデータが長くなっても自然に調節して印刷する簡単な方法はありませんか？
名簿は、昨年の筆まめから取り出して、エクセルで作成してあります。
但し、自分自身差込印刷でできるのかなと思うくらいで、皆目検討がつきません。
私自体後半年で退職する身でありまして、筆まめから取り出すのもすごいといわれる職場で、去った後、使えないもの、修正がきかないものと言われるのも避けたいので、フォームを作成し、差込印刷でスムーズにというのが理想です。
宜しくお願いします。

回答No.3

imogasi · ベストアンサー

普通の市販書には載ってない部分を含めて詳細に解説します。住所録はエクセルに後から作る方法やワードに作る方法もありますが、質問からして、下記にします。
＜エクセルの作業＞
ワード作業に先行して住所録を作る作業を行う方が判りやすい。既にエクセルワークシートに住所録は出来ているとして下記をチェックしよう。
ワークシート第１行目に、住所録で決まった項目名（例えば氏名、郵便番号、住所などの語句）を必ずいれておくこと。そうしないと下記（９）でややこしくなる。
どんな項目をワードがエクセル住所録ファイルに予想しているかは、後述の「差出人情報」のところで出てくる項目の「氏名」「連名」「会社」「部署」「役職」「郵便番号」「住所１」「住所２」「電話番号」「ＦＡＸ番号」「電子メールアドレス」などです。列の順番は違っていても良い様です。フィールド名の語句文字が、ピッタリ一致している方が後で簡単で良い。一致してなくても方法はありますが。ここでいう氏名は会社の場合会社名で、後の
「会社」は勤務先会社名のことです。
＜ワードでの作業＞
（１）ツール－はがき宛名印刷をクリック（差込み印刷ヘルパーをクリックしないこと。）－はがき宛名ウイザードの画面になる。「次へ」をクリック。
（２）どのはがきをを使用しますか（はがき選択）－普通はがき－「次へ」をクリック。
（３）縦書き－「次へ」をクリック。
（４）宛名書式指定の画面になる－「敬称」を指定する。
　　　かつフォント（字体」）を指定する。－「次へ」をクリック。
（５）差出人情報を入力－「次へ」をクリック。
　　差出人情報をはがき表面に印刷しないときは、そのチェックボックスのＶを外す。
（６）差しこみ印刷を使用－「既存の住所データファイルを差込む」をクリック。「次へ」をクリック。
（７）「完了」をクリック
（＃２のご回答は「差込み印刷を使う」にチェックしたときの説明か）
（８）「データファイルを開く」の画面になる。
　　　ファイルの種類がdocとなっていて、文書の一覧が出るが、今回はエクセルに住所録が作ってあるので、ファイルの種類の▼をクリックする。
　　　するとエクセルのブックの一覧がでるので、今差し込んで住所録の使うブックのアイコンをクリックする。－開くをクリック。
（８）ワークシート全体－ＯＫ
（９）以下は、自分で作ったエクセルの項目と、ワードが考えている項目と結びつける作業です。
今回自分はその項目を使わないときは、「フィールドの削除」をクリックする。例えば役職、連名が現われたとき、使わなければ、「フィールドの削除」をクリックする。少し表現が違ってしまったケースでは（例住所１（全角）と住所１（半角））対応付けする。
（１０）＜＜ＡＢＣ＞＞をクリックすると、順次エクセルの各行の実際データが差込まれる。実例を見ることが出来る。
（１１）ここではがきをプリンタにセットして、ファイル－印刷で印刷すると、エクセルの１行づつデータを差込んで、終わりまで自動的に印刷してくれる。
＜出す先出さない先の選択・連名の問題・定型句の挿入＞
年賀状の喪中、会社移転通知の疎遠先などの、エクセルの住所録にあって、出したくない先は、印刷しないようにする仕掛けを知る必要があるでしょう。
どうしてもわからなくて、切羽詰まった時などには、特殊な少数出状先には、上記登録を一部分別にもう一度行い、ワードの別文書となりますが・エクセルは抽出したりして別ブックにして対応することを頭の隅に覚えておいて下さい。
長くなるので、本回答はメイン部分で打ちきります。

回答No.2

gompa

良く分からないのですが、エクセルに宛名データを書いて、ワードで差込印刷。と言う事でいいんでしょうか。一応そういうこと。を前提に、一つの例をワード２０００を使って説明します。

エクセル「新規作成」→Ａ１の欄に「氏名」　Ｂ１「連名」　Ｃ１「会社」　Ｄ１「部署」　Ｅ１「郵便番号」　Ｆ１「住所１」　Ｇ１「住所２」。と書いてください。「」は要らないので書かなくていいです。
２段目から順に、データにある氏名や住所等をそれぞれ書いてください。
無い項目は書かなくても大丈夫です。保存してください。

ワード2000「新規作成」→「ツール」→「葉書宛名印刷」（葉書宛名印刷ウィザード起動される）。「次」を押し質問に答えながら進めていくと、「差込印刷機能を使用して宛名を処理しますか？」と質問されるので、「既存の住所データファイルを差し込む」にチェックを付け「次」「完了」を押す。
データファイルから、先ほど保存したエクセルデータを出します。（ファイルの種類はエクセルデータファイルを選ぶ）。すると、葉書に宛名が書かれて出てきます。

ワードｘｐも、質問の書き方が違うだけで、ほとんど同じです。とりあえず、1人分のデータを入れて試してみたら如何でしょうか。
知りたい情報と違うことを説明していたとしたら御免なさい。

回答No.1

BIGMAC

WORDのバージョンがわかりませんが、ハガキ宛名印刷ウィザードと言うのが新規作成をクリックしたテンプレートの中に無いでしょうか？