議事録作成のためのメモのとり方について

質問

私は入社２年目の社員なのですが、
初めて、来客時に同席し書記をすることになりました。
その後応対記録を作成することになるのですが、
メモをとるのに苦手意識がある上、議題についての知識も不足しており
不安を感じています。
講演会などに参加したときには、話のスピードにメモが追いつかず、
メモを優先していたら話の内容がわからなくなってしまうということがありました。

メモをとる際の、コツや裏技などがあれば教えてください。

回答No.3

morimaru47

No.1の方が仰るように、議事録のスタイルは、その会社なりに定型化されているので、そこにポイントとなる事項を振り分けていくことになります。
ただ、議事に関する知識が不足していれば、そのポイントがつかめないわけですが、これは、経験によって徐々に蓄えていくしかありません。さしあたっては、今までの同種の議事録が紙やハードディスクなどにファイル化されていれば、それを参照して感覚的にでも把握しておくことです。

そして、『話のスピードにメモが追いつかない』というのは、無意識に字を丁寧に書こうとしていませんか？
つまり、その原因は、ご自分では意識していないものの、単純に字を書くスピードが遅いのではないかということです。
これについての一番の解決策は、速記の技能を身につけることでしょうが、No.2の方が仰るように、今はデジタル化の時代でICレコーダーなども普及しているので、スキル上は将来性に欠けるでしょう。
私の経験から言うと、かなりの走り書きでも判読できるものです。他人の走り書きは読めませんが、自分の書いた字は読めるのです。自分で字を書くことによって、その場の話の内容が潜在意識に残り、清書の段階で再現されるからです。
単に議事録を清書するためのメモ書きならば、自分さえ読めればいいのです。平仮名が多くてもかまわないわけです。
この点を意識した上で、試しに字を書くスペードを今の２倍くらいに速めてみてはいかがでしょうか。

お礼

大変参考になりました。
ご回答ありがとうございました。

回答No.2

HD28V

私も会議の記録のようなものを作ることがあるので
参考にしていただければと思います。

　まずコツでも裏技でもありませんが、私も記録を作
成したことがなかったので電気店でICレコーダーを購
入しました。２万円くらいしましたが、背広の胸ポケ
ットに入れておけばメモ書きの補助としてはかなり有
効です。もっとも、ICレコーダーを持っていることが
バレると上司から「じゃあ一言一句テープ起こしして」
と言われたりしますので注意が必要です。まあ言われ
たんですけど。

　実際メモを取る時の話ですが、誰かが発言した場合、
その人の発言を聞きつつ、全体の話の流れや雰囲気か
ら要するに何が言いたいのか判断し、それを１文か２
文にまとめてメモを取ります。一度の発言で異なる内
容の話をした場合は、後で分かるように内容毎に中黒
を記したりします。知らない単語が出てきたら、メモ
にはカタカナで書き、後で同僚等に意味を教えてもら
います。だいたいそんな感じでやっていますね。

　記録が出来上がったら、来客に対応した社員に目を
通してもらい、特に齟齬がないか確認します。これで
終了ってことにしています。

　コツについては「人はわけのわからない発言や意味
のない発言をすることがある」という事も念頭に置く
と良いのかもしれません。

お礼

大変参考になりました。
ありがとうございました。

回答No.1

pierre_1999

議事録に必要なものは次のものです。
いつ（4/21（月）9:00～10:30）
どこで（○○株式会社1F第3応接室）
誰が（出席者）（○○株式会社　○○様　計　○名
　　　　　　　　当社　○○　計　○名）
何を（○○の議事について）
どうした（内容）（１．○○について
　　　　　　　　　２．スケジュール
　　　　　　　　　３．　　　　　　　）

議事の内容に関しては、事前にある程度の知識を得ておくこと
ですね。
全く知らないことをメモ取れといわれても、何書いているのか
わからなくなります。
事前にある程度の知識を得ておいて、理解しながらメモをすることが
大事です。
それでも分からないことは打合せ中に質問すること
分からないのに知ったかぶりしてメモをすると後で上司に叱られますよ。
分からないことを質問するのは悪いことじゃないです。
但し、最低限知っていて当然のことは質問すべきじゃありません。
事前に得ておく知識です。

お礼

過去の議事録等である程度知識をつけて臨みたいと思います。
ご回答ありがとうございました。