大学の謝恩会について

質問

大学の謝恩会の幹事をします。

第一期生なので先輩もいなく、形式等全くわかりません。
ちなみに理系の大学で、学生が６０人、先生方２０人です。

会費や会場、何をするのか、時間帯は？など、謝恩会について何でも良いので、詳しく教えていただけたら幸いです！！

回答No.2

kgu-2

謝恩会をされる立場の者ですが、
　一番気になるのは、今から会場を確保できるかどうか。私は、去年の末に案内状を貰っています。

　謝恩会というのは、字の如く『教員を招待します』の意思が含まれています。恩返しはしたいが、会費を払え、では筋が通りません。そうすると、学生の負担が多いので、本学では、「卒業パーティー」にしています。これは、学生の負担は少ないが、パーティーですので、自由参加。教員の参加者は減ります。『なんで金払わんと・・・』という人も少なくありません。私が学生なら、会費を払うのを嫌がる教員には来て欲しくない、と考えるのですが。
　教員全員に来て欲しいのなら、負担は多くなるが「謝恩会」。『恩着せがましいのはイラン』のなら、「卒業はパーティー」でしょう。最近は、「卒業パーティー」でありながら、中途半端に5000円の会費にしてくれていますが。

　会場は、ホテルが多いのです。これは、むしろ学生が希望しています。華やかな雰囲気がすきなのでしょうが、今から予約できるかどうか。
　学生の負担は、10000円～12000円。花束なんぞを渡すと、出費がかさみます。退官される先生のみにするとか、他の方は小さいのにするとかすれば、抑えられます(予算次第)。
　卒業式の日の夕方からが多いかと。服装がキチンとしているからです。また、ホテルだと、宿泊や着替えのために、個人で部屋を予約する人もいます。
　会は、学部長の挨拶、年長の先生による乾杯、研究室ごとの記念撮影、花束贈呈、最後に卒業生の感謝の言葉と記念品の贈呈(新設だと設備が不備なので、記念樹の目録でもOK)の流れでしょう。2時間程度でしょう。
　司会は、メインの人とサブの人の2名いると楽です(1名だと司会者は食べられない)。
　ホテルだと、飲み代込みのプランも。女性が喜ぶのは、ケーキとアイスクリーム。食い物不足は致命傷なので、その場合はスパゲティー、ヤキソバ、ヤキメシを追加する。ガツガツ食べる年と『モッタイナイ』と余る年があり、予測不能です。

　他の方の書き込みが要点で、幹事は分担して、協力すると楽しい。会場との交渉(トラブルに備えて2名以上で、書類はキチンと残す)、名簿と案内状作り、会計、会場での受付(本学だと下級生、会場の食い物を差し入れてやると喜ぶ)、司会など。

　絶対的な注意としては、「運転する人は、アルコールを飲むな」。さもないと、共犯になります。

回答No.1

hanamogeru

私は幹事をしたことがないのでちゃんとしたことはわかりませんが、友人が幹事をしているのでアドバイスさせていただきます。
大学の謝恩会はホテルが多いのではないでしょうか。
ホテルなどの大きな会場を借りる場合は３月に謝恩会をするならば１・２月の時点で予約をとらなければならないみたいです。（この時期はパーティや送別会などがあるので予約ですぐに埋まるみたいですよ）
ですので、もし今月謝恩会を控えているのならかなり遅いタイミングですね。というか遅すぎです^^;
ホテルの場合だと立食形式なら１人あたり７０００円～１００００円くらいになります。
最悪、飲食店でもいいかもしれませんが、早く会場を決めるべきです。
また、学生や先生方に参加の意思を全員に取らなければなりません。（会場側に伝えないといけないからです）
会費の回収も事前にした方がいいでしょう。その方がドタキャンが無いと思います。もちろん、領収書の発行も忘れずに。後ほど会計報告もした方がいいでしょう。
また、先生方に会費を全額負担してもらうのは失礼ですから、一部or全部を学生側に上乗せしなければなりません。その計算も必要です。
お世話になった先生に渡す花束も用意し、渡す人も探さないといけません。
ただ食べるだけでは面白くありませんから何か企画するのもいいかと思います。

私は今月謝恩会がありますが、卒業式の日の夕方からになってます。
男性はそのままの格好でもいいのですが、女性は着替えないといけませんからね。
また、２次会も設定したほうがいいかもしれません（こちらは小さな居酒屋でも対応できるでしょう。）

会場が謝恩会がよく開催される場所であれば、そこの人にアドバイスを求めるのもいいと思います。
あと、私のところの場合は、謝恩会の特設ホームページを作ってそこに詳細を書いたりアンケートを設置したりしています。
いずれにせよ１人でやるのは大変ですから、何人かでチームを組んでがんばってください。

補足

ご回答ありがとうございます。

企画の件なのですが、具体的に何をしていますか？