【電話対応】困ったお客様の対応
電話受注の業務で質問します。
ある常連のお客様から『商品を注文したのに届かない』と電話を頂きました。チェックをしても、受注履歴が無く注文漏れかな?と思いその時はすぐに謝罪をして早急に手配する事でお許し頂けました。
ですがそれからというもの、問題のお客様はいつもまず『2.3日前(または一週間前)に注文したけど届かない』と言って電話をかけてくるようになりました。勿論、注文の履歴はありません。かなりの頻度なので、他の誰かが受けて報告されていないということも、考えにくい状況です。
最初は、悪戯かと思ったのですが、どうもご本人は本気のようです。
『申し訳ございませんが、ご注文を頂いていないようです』と事実を申し上げると、激昂して手がつけられなくなりどうしようもなくなってしまったので、『注文漏れもようです、ご迷惑お掛けしました』と謝罪をすることに。そうすると気分良くなるようで『では、待っています』とお電話をお切りになるのです。
事実として大事なお客様の一人ですので、ずっとこの調子なら、こちらのミスということにして、謝罪・早急手配でよいかと思ったのですが…。
最近は『こっちが何度も電話をしないと届けないの?』『こんな事は初めてだ!』と、電話で同じことを何回も何回も繰り返して、お客様の元に商品が実際届くまで毎日電話がかかってくるようになりました。
さすがに耐えかねて、ご注文は頂いておりません、といいたくなりましたが、また激昂するのが分かっているので謝り続けるしかありません。
ご家族の方に間に入っていただこうと思ったのですが独身で家族はいないとの事。もう、自分のアイディアではどうしようもなく、本当に困りました。
上司に相談しても、介護をしているつもりで頑張って。と困ったように言うだけで取り合ってもらえません。正直、あの声を聞くだけでまたお叱りを受けるのか…とうんざりしてしまいます。
何か、お客様にうまく事実をお気づき頂ける方法や解決策は無いでしょうか?
お礼
回答ありがとうございます。 参考になりました。