会社での電話応対について

質問

事務のバイトをしているのですが、どうも電話応対が
苦手で電話をとるのが怖いです。というのは、電話にでても
相手の名前を聞き違える事が多いんです。確認の為に
名前を聞き返すのですが、結局「そんな人いないよ」って言われ
その度に自信をなくしました。
電話はでれば慣れると言われたけど、慣れません。
何かいい方法があれば教えて欲しいです。お願いします。

回答No.6

lehua

こんにちは。

私も新入社員の時は同じでした。
先輩からのアドバイスで吹っ切れました。

相手の会社名や名前が聞き取れなくて
質問を繰り返すのは失礼にあたらない。
それよりも間違えたまま伝えてしまう方が失礼だ。
と。

回答No.5

noname#24736

相手の名前を聞き違える心配があるときは、メモを取りながら「○○様ですね、恐れ入りますが、どんな字でしょうか」ときけば、相手は、漢字で云いますから、聞き違いは少なくなります。
次いで会社名も忘れずに聞きましょう。

それと、取引先の会社名・担当者名どは、名簿から覚えておくことです。

#１さんの方法もよろしいでしょう。

お礼

ありがとうございます。最初からうまく言えないかもしれないけど
頑張ってみます！

回答No.4

ai0312

事務ではありませんが、私は企業のお客様ご相談窓口で電話応対のバイトをしています。しかも、もう２年も。。。(-_-;)お役に立てれば良いのですが。。。(^_^;)

取引先や店舗やお客様とランダムに電話がかかってくるので、最初は戸惑いましたが、ビジネス電話で使う言葉は限られた言い回しなので、慣れれば半寝でも勝手に口がしゃべってくれます！問題は「聞き取り」ですよねぇ(^_^;)

他の方と同様メモは必須ですね！あと、私は名前を聞き返して、更に自分であっているか怪しいなぁ^^;と言う時は「お名前は漢字ではどの様にお書きすれば宜しいでしょうか？」と聞いています。
時間がかかって面倒くさいと仰るお客様も（カナリ）いらっしゃいますが、「やはり確認の為に。。。」と言うと教えてくれます。
漢字で聞いておけば安心ですよ。私はこれでかなり名前間違いがなくなりましたから！

自信をなくさないで、明るく楽しく笑顔で電話に出てあげて下さい§^。^§

お礼

アドバイスありがとうございました。「漢字で聞く」ということはとても
参考になりました。きっとこれで聞き間違えが無くなると思います。

補足

電話をとる時はメモをする癖をつけているのですが、メモを取ってる間に
他の事を聞きのがしてしまう事があり結局名前しか聞き取れない事もあります。多分メモをするスピードが遅いからだと思うのですが・・・
そんな時はどうすればいいですか？

回答No.3

kaze044

こんにちは。

相手の名前を確認するときに、使う技(?)なのですが…

例えば「秋野」さんという方からの電話だったとします。
でも、貴方はすっかり「牧野」さんだと思い込んでいるとします。
でも、良く間違うので自信がない・・・(^_^;)
そんな時、相手の名前を確認しますよね。
「牧野さんですね？」と確認すると、「秋野」と言われたと思って『はい、そうです』と言われてしまうことがあります。

『まみむめも、の牧野さんで　宜しかったですか？』
と言えば、『いえ、あいうえお　の秋野です』と言ってくれるはずです。

参考になればいいのですが(滝汗)

お礼

相手の名前を確認したにもかかわらず間違えてた事はよくあります。
とても参考になりました。アドバイスありがとうございました。
がんばってみます！

補足

電話をとる時はメモをする癖をつけているのですが、メモを取ってる間に
他の事を聞きのがしてしまう事があり結局名前しか聞き取れない事もあります。多分メモをするスピードが遅いからだと思うのですが・・・
そんな時はどうすればいいですか？

回答No.2

BONTAROU

新入社員の頃を思い出し、カキコ致します。
私もあなたと同じように、電話応対は苦手でした。
でも、接客対応は好きだったので（人と話すことが好きなので）
先輩などに教わりながら、何とかできる様になりました。

仕事で基本のことですが「メモを取ること」これに尽きます。
※電話対応に限ったことではありません。

電話を取る前から、メモ、ペンを用意すること。
ペンを持ってから受話器を取りましょう。
電話に出たら「有難うございます、○○（会社名）、○○（自分の名前）です」
必ず名乗る癖をつけてください。
・名乗ることによって、自分のペースが生まれます。
・相手に対しても、好印象をもたれることが多いようです。

最初は無理かもしれませんが、断片的にでもメモを取りましょう。
相手の名前だけ、会社名だけ、自分の会社の誰に対しての用件なのか…
慣れてくると、用件も書き込めるようになります。
また、不思議なもので、断片的に書き込んだだけでも覚えがぜんぜん違います。
ちょっと取ったメモでも、慣れてくると頭の中に入ると整理されます。

きっとこれで大丈夫です。
最後に…電話応対に限らず、接客は本当に「慣れ」です。
場数を踏まないと、本当にできません。
一度成功させれば、自信につながり、余裕が生まれます。
そうすればこちらのもんです！

頑張ってください！

お礼

名前を名乗るくせはあるのですが、緊張から早口になってしまいよけいに
聞き取れない事もありました。もちろん電話をとる時はメモをする癖を
つけているのですが、メモを取ってる間に聞きのがしてしまう事があり
結局名前しか聞き取れない事もあります。
多分メモをするスピードが遅いからだと思うのですが・・・

回答No.1

ebis

私は聞き取りづらい時、すぐ録音ボタンを押しています。
そういう機種であればいいのですが。