社内文書の表現を教えてください。

質問

社内文書で、上司を超えて、役員クラスの人物（つまり面識がない）に、あるプロジェクトが大赤字で、その原因を調査し、報告することになりました。そして、改善策も同時に提出することになりました。※ちなみに、大企業ではありません・・・。

赤字の原因は、役員（立ち上げから、全ての計画はココ）の、事業計画の甘さです。今回、現場の私たちが、調査・改善文書を提出すると、役員達の計画を全否定するような内容になってしまいます。だからと言って、自分たちの保身？を考えて、柔らかく廻りくどい表現で書くのも、内容を的確に伝えられず、それはそれで会社の赤字のひっ迫した状況を思うと出来ません。

長文ですみませんが、そこで質問です。こういう、状況で文書を書くときに、前もって、「この文書では、敬称、敬語、よけいな挨拶、全て省きます、場合によっては失礼な表現になるかもしれませんが、予め了承ください」みたいな、ことを伝える時に、どのような表現で書けばよいのでしょうか？　文書のマナーやマニュアルがわからず、困っています。すみませんが、どうか教えてください。どうぞよろしくお願いいたします。

回答No.1

salmiyanousagi · ベストアンサー

失礼な表現になるかも、ですか・・・
まず、プロジェクトの失敗を責める気持ちで書いているとしたら、それは、仕事の処理の仕方としては、×です。
事実を、冷静にありのままに書けばよいのです。

言いだしっぺを責めたり、こんなことするから、こうなった、といったことを書き並べるのは、ご質問者様の株を下げるだけなので、気をつけて下さい。（お気持ちは分かりますが）

○○プロジェクトについて（報告）という題名で、はじめに、概略を書き、経過を書き、結果（2007年4月末現在、マイナス○○万円の収支など）を記します。そして、それを踏まえての、分析と改善案を記す。それだけのことです。

敬称を省くとは？
○○専務、△△部長など、普通に書きましょう。

敬語も省く？？
社内のビジネス文書では、内容がどうあれ、丁寧語を使います。所謂、です・ます調で書きます。
箇条書きのスタイルをとると、役員さんに対する尊敬語、謙譲語を多用しなくても、ラクに書けると思います。

よけいな挨拶（というか挨拶自体）、社内のビジネス文書では、一切、書かないのがルールです。

因みに、通常、上司を飛び越えてレポートを上げる、というのは、企業としては、珍しいことだと思います。
「○○役員に報告することになったから、レポートを書いてくれ。」と言われた場合、ご質問者様が書いたレポートは、上司の方（この場合、部長）の名前で提出さるのでは？と思うのですが・・・今回は、そういうことではないのですね？ちょっと疑問に感じたので。念のため。

お礼

＞上司の方（この場合、部長）の名前で提出さるのでは？と思うのですが・・・今回は、そういうことではないのですね？
はい。上司と連名です。但し、この場合の上司は名義上ということは、役員も承知している状況です。

＞事実を、冷静にありのままに
＞言いだしっぺを責めたり
大変、参考になりました。質問をする前は、だいぶ感情的になって、相手を否定する内容で頭がいっぱいでしたが、頭を冷やして、ご指摘頂いたように、丁寧語で箇条書きで、書きあげました。

仕事の処理の仕方、改めてご回答のお陰で、自分を見つめなおすことができました。お陰で、今回とても、スッキリした文書が出来上がり、問題が解決できました。この度は、とても、わかりやすいご回答を頂き、本当にどうも有難うございました。