どうしたら上手に状況説明をできるようになるでしょう？

質問

会社で事務職について５年経ちますが
人にものを説明するのがとても下手で困ってます。
もともと口べたなほうではありますが
例えば、
何かしらのトラブルがあり
営業の方や取引先の方に
そのトラブルの状況を説明をしなければならないというとき
要点をついて説明することがとても下手で
まどろっこしい言い方しかできていないのが現状です。
一生懸命説明してるつもりなのですが
それも相手の方に余裕があれば聴いてもらえてるというかんじで。
どうしたら上手に状況説明をできるようになるでしょう。
アドバイス頂ければ幸いです。

て。いうか。
この質問の説明さえもマトモにできていないのかしら。。。（Ｔ∧Ｔ）

回答No.3

fake-tang · ベストアンサー

・要点を箇条書きにしておく。
・頭の中で整理しつつ説明ではなく、あらかじめ整理しておく。
・口頭や文章だけではなく、絵や図で説明できるのなら、絵や図を交えて。
・なんらかの操作なら、操作しながら、かつ、させながら。
自分がやっていることですが、こんな感じで。

お礼

ありがとうございます。
中でも「要点箇条書き」というのは大事ですよね。
絵や図を交えての説明は、確かに逆の立場でも分かり易いなぁと思いますので是非実践致します。

回答No.2

38jazz

私は欧米式でやっています。つまり、結論を先に述べて、後からその理由を言うというパターンです。日本の先に理由を述べて伸ばし伸ばしにしてから最後に結論というのは時間も取りますし、個人的にイヤなのでそうしてます。
上手にプレゼンできないのであれば、メモに絶対に言うことやそれに関連した語句を記入しておく、プレゼンの流れをメモしておく、意見や質問がこう入ってきたら、こうしたトークで切り返す、など用意周到にしてやってみてください。
１度成功すると、自信がついてきてそういうメモすることも減ってくると思いますよ＾＾
ちなみにトラブルと記載してありますが、私は通信業界で働いていますが私の会社は苦情は３分以内に要点を聞きだし、終話し、ワークタイム（今来た電話の内容を書く）を１５分以内に終わらせるというルールがあります。なれなければ１００円で売っている砂時計をデスクに置くといいかもしれませんね。クレームをガンガン言ってくる人は要はただ中身がはっきりせず言いたいだけの人が多いようですので、途中で話を切り、「一度ここで確認させていただきたいのですが、つまりあなたの言いたいことは、○○と○○はどういうことなのか？ということですね？」と相手に確認させます。でないと何十分と言われ放題ですから。
ご参考までに。

対面するときは必ず相手の目を見て話しをすることですね。
でないと、この人ややる気がない！と会社全体で取られて見られてしまいますので。大きな声で。がんばってください。慣れです。少しずつ改善していきましょう。こういうことにも気づいてない人もいるのですから。気づいただけでもあなたは素晴らしいと思いますよ。

お礼

まずはたくさん書いて下さってありがとうございます。

当面、他の皆様からも頂いたアドバイス：まずは要点を書き出す、という作業からはじめてみてます。
電話だとどうしても声の抑揚によって印象が変わりやすいので
その辺の所は気をつけます。
トラブルが起きてしまい、相手に迷惑をかけてしまったことに対する「申し訳ない！」という気持ち、それでもなんとか了承して貰い「有難い！」という気持ちは、必ずしつこいぐらいに伝えるようにしてみてます。
実際に自分がされても気持ちのいいものですからね。
あとは私、滑舌も悪いので(T_T)俳優をやってる友達に練習方法を伝授してもらうつもりです。
お礼が遅くなりましたが
こと細かにアドバイスくださりすごく嬉しいです。
どうもありがとうございました！

回答No.1

mat983

言いたいことを文章にする訓練をすることです。
よく会社の朝礼が苦手という方がいますが、私は
まず文字に表し克服しています。

こうすると言いたいことにムダがなくなり、
順序だてた考え方・筋道ができます。
繰り返し練習されれば、上手い説明ができるようになります。

お礼

そうですね。
文字にするのは結構好きなので、苦手克服の糸口になりそうです。
頑張ります。
ありがとうございました。